檔案的利用服務是檔案管理人員將檔案室收藏的檔案信息資源，通過一定的方式進行開發(fā)并傳遞給利用者，為檔案利用者提供服務，滿足社會需求的工作。檔案利用服務工作是以檔案信息資源為利用服務目的，通過多種途徑、形式、渠道和方法開發(fā)、傳遞檔案信息，實現(xiàn)檔案價值的過程。高職教育雖然現(xiàn)在占據(jù)全國高等教育半壁江山，但大部分高職院校都是近幾年才合并或新建的，其檔案資源不僅包括新校區(qū)建成后形成的檔案，還包括合并之前各所學校的檔案資源。這些資料都是學院教職工在教學科研、教育管理及其他各項工作和學習活動中形成的，具有保存、查考、利用價值的文字、圖表和聲像等多種形式、各類載體的原始記錄，是全體師生員工智慧的結(jié)晶，是歷史的憑證，是學院的財富，在學院今后的發(fā)展中也會起到承前繼后的作用。但是這么豐富的檔案資源利用率在高職院校中普遍很低。

　　I高職院校檔案普遍利用率低的原因分析1．1檔案意識不強某些學校從學校領導到各個部門，檔案意識不強，收集檔案不積極、不準確、不完全，對檔案室的建設從人力和物力、財力投入不夠，造成檔案室檔案資源不豐富。

　　1．2檔案室資料收集不齊全高職院校經(jīng)過合并之后，合并之前的檔案資料遺失較多，或許多檔案根本不完整，造成查檔者查不到或查不齊可利用的檔案資料。

　　l-3檔案管理人員業(yè)務素質(zhì)不高高職院校檔案管理人員中真正檔案專業(yè)畢業(yè)的極少，業(yè)務素質(zhì)不高，檔案的收集、整理、保存都不規(guī)范，再加上服務意識不強，都要影響檔案的利用率。

　　l-4檔案室現(xiàn)代化建設落后由于領導重視不夠，資金投入少，許多高職院校檔案室現(xiàn)代化建設落后，檔案信息檢索工具不健全，相當一部分院校還停留在手動查閱檔案階段，不但耗時長，而且效率又低。

　　1．5檔案工作宣傳力度不夠由于高職院校的工作重心向教學管理方面偏移，及思想認識上的差距，檔案業(yè)務宣傳方法的單調(diào)，以及宣傳力度不夠等原因，檔案宣傳工作做的不到位，沒有把檔案工作和檔案的重要性宣傳出去，致使學院教職員工甚至學院領導對檔案工作和檔案了解甚少，一些人更是不知道工作中去查檔案，去利用檔案。

　　2提高高職院校檔案利用率的建議檔案利用是整個檔案工作的出發(fā)點和終極目的，提高檔案的利用率是檔案部門的首要任務。要提高檔案的利用率，這就為我們檔案管理人員的工作提出了新的要求。

　　2．1檔案資料的收集要全面、完整、翔實，是提供有效利用的前提。高職院校的檔案資料涉及全院各個部門，涉及面廣，各類繁多，所以這就要求我們的檔案管理人員責任心要強，收集要及時主動，還應該有鑒別檔案資料真實性和完整性的專業(yè)知識。對與經(jīng)濟建設密切相關的科研成果檔案、基建資料檔案、專業(yè)檔案，以及記載學院教學發(fā)展歷史的教學檔案等等，更要注重挖掘收集。廣泛的收集，使館藏檔案豐富，門類齊全，才能有效地提供服務利用。定期收集，對于平時收集有困難的各種文件材料，應根據(jù)其形成的實際定期適時收集，以防散失。如每學期的計劃、總結(jié)、大事記，教研活動記錄、各類專題講座、黨代會、團學代會等。

　　2．2檔案的檢索工具要健全檔案檢索的作用是為了方便使用者提高檔案、資料的查準、查全率。檔案檢索工作采取手工檢索與計算機檢索兩種方式，為使用者提供檔案借閱服務�，F(xiàn)在的高職院校一般采用的還是手工檢索，但手工檢索相對來說速度較慢。計算機檢索一般采用軟件管理，可對檔案進行案卷級、文件級條目檢索和全文查閱，相對來說計算機檢索效率更高一些�，F(xiàn)各高職院校應順應時代潮流，建立科學的檢索體系。有了這些規(guī)范化、標準化、科學化的檔案檢索工具，利用者就可以根據(jù)自己熟悉的渠道隨時查找所需的檔案信息。

　　2．3利用現(xiàn)代化手段來管理檔案。隨著科技的發(fā)展，利用計算機系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的收集、分類、檢索在學院范圍共享。這樣一來不但檔案管理和收集、利用的效率都提高了而且檔案管理工作也會更加規(guī)范。實現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化就是利用計算機等現(xiàn)代設備對檔案進行存儲、檢索、統(tǒng)計分析等，由傳統(tǒng)的手工操作過渡到以電子計算機為中心的現(xiàn)代化管理方法，辦公自動化是提高檔案管理工作水平和效率的重要手段。利用多媒體輔助檔案管理，使管理方法科學化、管理機構(gòu)高效化、檔案工作標準化，不斷增強檔案室的綜合服務功能，讓檔案信息資源更好地為教育教學服務。利用現(xiàn)代化手段來管理檔案對于檔案工作者和查檔者來說都很方便，這樣檔案管理者在提高工作效率的同時檔案利用率也得到了提高。

　　2．4檔案工作人員應熟悉館藏，提高認識，精通業(yè)務，努力提高案卷質(zhì)量首先，檔案人員自已要熟悉檔案的存放內(nèi)容、地點等，以便能及時、準確的提供給查檔的教職員工。其次，檔案人員應提高認識，熱情接待來查檔的教職員工，促進利用工作的順利開展。案卷質(zhì)量好壞直接影響檔案利用效果。如果案卷標題擬定過于籠統(tǒng)，分類不科學、保管期限劃分不規(guī)范，卷內(nèi)目錄填寫混亂，裝訂質(zhì)量差等等，都不利于檔案的查閱。

　　2．5檔案部門應采取靈活多樣、行之有效的宣傳手段廣泛向?qū)W院教職員工介紹、報道本院檔案室所藏檔案的內(nèi)容、成分和價值，引導利用者來利用檔案。采用各種方式、方法為利用者傳遞、提供檔案信息。公布檔案目錄，向?qū)W院教職員工報道、介紹檔案室的檔案信息，檔案室有針對的將與利用者的工作任務、工作性質(zhì)有關的檔案信息的目錄印發(fā)給他們，有助于引起有關利用者對檔案信息的注意，筆耕論文新浪博客，引導利用者有目標地搜尋檔案信息。促進檔案信息利用范圍的擴大，能有效地克服有檔不用的弊病。

　　2．6開發(fā)、挖掘檔案信息資源，為檔案利用服務作好必要的準備檔案的價值是潛在的，它被掩蓋于浩瀚的文字、圖像、音頻、數(shù)字等記錄形式的檔案之中，只有對檔案資源進行有效的開發(fā)、加工、匯集工作，才便于各方面利用，產(chǎn)生實際效果，有效地發(fā)揮檔案的參考、憑證作用，有效地服務于學院教職員工。

　　2．7為閱檔者提供安靜、舒適的閱檔環(huán)境閱檔室是查檔者查閱檔案文件的專門場所，開設閱檔室是檔案部門提供檔案利用服務的基本方式。閱檔室要為查檔者提供檢索工具、參考資料、筆紙文具等以便查檔者能在安靜、舒適的環(huán)境中快速的查找自己所需的資料。

　　高職院校的檔案工作是學院各項工作的重要組成部分。因此，提高高職院校檔案利用率是學院教學科研的需要，高職院校應該在抓好教學管理的同時抓好檔案室的建設工作，使檔案信息資源為學校發(fā)展發(fā)揮更大作用。