【摘要】 最近幾年，隨著航天領(lǐng)域產(chǎn)品的生產(chǎn)研制、經(jīng)營管理信息化、數(shù)字化建設(shè)的不斷推進(jìn)，產(chǎn)生了大量的電子文件。這些電子文件在原檔案及科技文件管理系統(tǒng)中并沒有得到有效地管理，甚至，大量有價值的電子文件沒有被歸檔留存。因此，原有的檔案及科技文件管理系統(tǒng)已經(jīng)不能滿足檔案和科技文件管理的新需求。此種形勢下，本文提出了一套靈活、實用的解決方案，在利用先進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的基礎(chǔ)上將紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理。進(jìn)而使各種科技文件、音像材料及各種文本的電子文件和檔案信息均能在本系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行存儲、傳輸、檢索和利用。本文從系統(tǒng)的概念原理出發(fā)，詳細(xì)闡述了數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)的核心功能設(shè)計和非功能性需求設(shè)計的具體原理及方法，說明了如何對紙質(zhì)科技文件及檔案進(jìn)行有效的管理及如何對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的管理。 

第 1 章 引 言

1.1 研究背景

在日常生活中，對檔案的定義多種多樣，有人認(rèn)為檔案就是對組織或者個人的歷史記錄,也有人認(rèn)為就是一種證明�！吨腥A人民共和國檔案法》中對檔案的定義是目前公認(rèn)的、比較權(quán)威的, 即過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。根據(jù)檔案的定義可以將檔案分成兩個部分：一是檔案信息；二是記錄檔案信息的載體。檔案作為一種歷史文件，能夠以多種多樣的形式對信息加以保存記錄，它是歷史的原始記錄，能夠提供歷史資料，為組織、管理、決策、科研等工作服務(wù)。只有具有這樣特征的信息材料才能稱之為檔案。因為的檔案數(shù)量大，種類雜，創(chuàng)建者和創(chuàng)建時間不定，再加上企事業(yè)單位中人員的流動問題，所以管理與保護(hù)重要的文件資料就成為一個很難解決的問題。因此，讓企事業(yè)單位有效的掌握并資源共享，就應(yīng)當(dāng)要設(shè)立一套使用便捷的數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)完善企事業(yè)單位的檔案管理工作。數(shù)字化檔案以及科技文獻(xiàn)管理作為一個大的信息化領(lǐng)域，不能長期受制于人，對原系統(tǒng)進(jìn)行升級和改造，開發(fā)具有自主知識產(chǎn)權(quán)的全新數(shù)字化檔案及科技文件管理產(chǎn)品平臺，不但能開拓公司信息化的新方向，滿足自主創(chuàng)新以及軟件系統(tǒng)產(chǎn)品化、市場化以及商業(yè)化的基本要求，也能創(chuàng)造新的利潤增長點。

1.2 研究目的

設(shè)計新型數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)主要有以下幾個目的：一是保存數(shù)字遺產(chǎn)，對公司及其子公司以及各下屬單位在生產(chǎn)和科研等活動中產(chǎn)生的，對需要保存的數(shù)字檔案及科技文件等電子信息進(jìn)行采集、歸檔并統(tǒng)一管理，使得在科研、生產(chǎn)以及辦公自動化環(huán)境中產(chǎn)生的電子文件得到永久保存。二是建立有效的管理體制與機(jī)制，應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，使得數(shù)字檔案及科技文件具有與紙質(zhì)文件同等的效力的完整性、真實性、有效性。三是實現(xiàn)公司內(nèi)部的資源共享，應(yīng)保證安全保密并充分共享，為黨政辦公、科研和生產(chǎn)提供個性化的信息服務(wù)與業(yè)務(wù)支持，比如通過網(wǎng)站、觸摸屏兩種渠道的信息發(fā)布和全文搜索引擎的緊密配合，為用戶提供更適用于航天制造型企業(yè)的信息檢索服務(wù)。四是通過與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，實現(xiàn)對工藝 PPS 文件、質(zhì)疑單文件、質(zhì)量系統(tǒng)的合格證文件、合同文件等電子存檔文件的統(tǒng)一和集中管理。五是實現(xiàn)對信息檔案中心現(xiàn)有紙質(zhì)館藏資料和科技文獻(xiàn)以及今后的電子文件的3D 展示。六是系統(tǒng)開發(fā)定位于商業(yè)化的產(chǎn)品開發(fā)，不僅要面向我公司，還要能適應(yīng)市場上有同類需求的其他客戶，要開發(fā)出符合檔案及科技文件管理相關(guān)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)化產(chǎn)品。

第 2 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)概述

2.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)概述

2.1.1 系統(tǒng)業(yè)務(wù)范圍與用例

數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)是一個利用先進(jìn)的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)文件數(shù)字化從而實現(xiàn)辦公無紙化的高科技管理系統(tǒng)。本系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)科技文件、音像材料及各種文本在內(nèi)的多媒體檔案資源的存儲、查詢和檢索，為科技文件及檔案資料的管理、利用和保護(hù)提供了有效的技術(shù)保證，可大大節(jié)約數(shù)據(jù)存儲空間，無限地延長科技文件及檔案資料保存時間，同時也為查閱、利用科技文件及檔案文獻(xiàn)帶來了極大的便利。數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)需要兼容對紙質(zhì)科技文件及檔案的管理，同時還要能對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。原有的檔案及科技文件管理系統(tǒng)積累下的大量歷史數(shù)據(jù)不能被忽略。在現(xiàn)在和將來，這些歷史數(shù)據(jù)都還具有非常重要的利用價值。因此，在紙質(zhì)文件兼容處理的前提下，也應(yīng)對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行合理兼容。對科技文件管理業(yè)務(wù)流程的梳理，一方面要考慮將不同載體形式的科技文件都轉(zhuǎn)換為電子文件，進(jìn)行統(tǒng)一的存儲、發(fā)布、輸出和利用，同時也要考慮到對紙質(zhì)文件的管理以及對原有系統(tǒng)歷史數(shù)據(jù)的兼容。首先業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)將三種形式存在的文件進(jìn)行處理，分別為離線文件進(jìn)行導(dǎo)入、在線文件接收以及紙質(zhì)文件掃描。業(yè)務(wù)人員通過上述處理后再進(jìn)行版本管理，這樣形成的電子文件就方便進(jìn)行統(tǒng)一的存儲、發(fā)布、輸出和利用。電子及紙質(zhì)檔案的統(tǒng)一管理流程的建立，主要是將紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化的收集、歸檔和管理；此外應(yīng)要建立完整、可靠、安全、實用的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。要明確數(shù)字化流程并通過數(shù)據(jù)挖掘、檔案編研等手段，建立各類專題數(shù)據(jù)庫。業(yè)務(wù)人員通過對預(yù)立卷的管理，將預(yù)立卷分為紙質(zhì)文件留存、科技電子文件與需要?dú)w檔的電子文件。

2.2 系統(tǒng)設(shè)計概述

通過對現(xiàn)有檔案及科技文件管理業(yè)務(wù)的系統(tǒng)梳理，將過去相對獨(dú)立的、基于客戶端/服務(wù)器（CS）架構(gòu)的十幾個業(yè)務(wù)子系統(tǒng)整合為一個統(tǒng)一的基于瀏覽器/服務(wù)器（BS）架構(gòu)的，能對檔案文件和科技文件進(jìn)行統(tǒng)一管理、對電子文件和紙質(zhì)文件進(jìn)行統(tǒng)一管理并高度兼容歷史數(shù)據(jù)的全新的數(shù)字檔案及科技文件管理系統(tǒng)。

2.2.1 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

系統(tǒng)的核心數(shù)據(jù)庫是元數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)庫，通過與其他數(shù)據(jù)庫相互關(guān)聯(lián)構(gòu)成系統(tǒng)的數(shù)據(jù)層�；�礎(chǔ)平臺為系統(tǒng)提供了底層系統(tǒng)級管理，如人員管理、權(quán)限管理、日志管理、文件操作、目錄操作、數(shù)據(jù)庫操作、模塊管理以及驅(qū)動接口等管理功能。業(yè)務(wù)層提供了用戶對電子檔案及科技文件的管理功能。通過基礎(chǔ)平臺與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行交互，完成用戶對科技文件及檔案的相關(guān)操作。數(shù)據(jù)捕獲子系統(tǒng)通過調(diào)用數(shù)據(jù)操作功能模塊提供了對紙質(zhì)文件、在線文件以及離線文件的數(shù)據(jù)采集和存儲功能，實現(xiàn)了對科技文件和檔案文件、紙質(zhì)文件和電子文件的統(tǒng)一處理。檔案業(yè)務(wù)支持檔案的案卷管理、卷內(nèi)文件管理、檔案銷毀、檔案變更、檔案編研、庫房管理、統(tǒng)計報表、模板管理、檔案封裝成 XML 格式的文件永久保存以及檔案按用戶要求格式分發(fā)等各種不同的業(yè)務(wù)需求�？萍嘉募�業(yè)務(wù)支持科技文件的流轉(zhuǎn)以及三維文件的顯示及分發(fā)（本功能作為未來的擴(kuò)展功能）。應(yīng)用層實現(xiàn)了普通用戶對數(shù)字檔案及科技文件的利用，通過調(diào)用數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)展示等功能模塊，對不同類型的文件及檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行瀏覽，例如文件、圖片、聲音、影像等。同時用戶可以對電子文件進(jìn)行下載、紙質(zhì)或電子文件進(jìn)行借閱，并通過報表功能實現(xiàn)對各種信息的統(tǒng)計報表。

第 3 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)核心功能的設(shè)計.....................12

3.1 功能介紹............................................................................... 12

3.1.1 功能描述............................................................................ 12

3.1.2 功能一覽表及功能模塊圖..................................................... 12

3.2 數(shù)據(jù)采集............................................................................... 13

3.2.1 在線文件............................................................................ 13

3.2.2 離線文件............................................................................ 14

3.2.3 紙質(zhì)文件............................................................................ 15

3.3 科技文件管理......................................................................... 16

3.3.1 文件管理............................................................................. 16

3.3.2 文件分發(fā)............................................................................. 17

3.3.3 分發(fā)任務(wù)管理....................................................................... 20

3.3.4 文件報表.............................................................................. 22

3.3.5 版本管理.............................................................................. 22

3.3.6 樹節(jié)點管理........................................................................... 23

3.3.7 借閱管理.............................................................................. 25

3.4 檔案管理................................................................................. 29

3.4.1 模板管理.............................................................................. 29

3.4.2 預(yù)立卷管理........................................................................... 29

3.4.3 歸檔管理.............................................................................. 31

3.4.4 檔案封裝.............................................................................. 32

3.4.5 鑒定管理.............................................................................. 32

3.4.6 檔案查詢.............................................................................. 34

3.4.7 檔案報表.............................................................................. 35

3.5 用戶數(shù)據(jù)服務(wù).......................................................................... 35

3.5.1 查詢利用.............................................................................. 35

3.5.2 統(tǒng)計報表.............................................................................. 36

3.5.3 文件借閱.............................................................................. 36

3.5.4 目錄瀏覽.............................................................................. 37

3.5.5 文件瀏覽.............................................................................. 37

3.5.6 文件下載.............................................................................. 37

3.6 系統(tǒng)管理................................................................................. 37

3.6.1 基礎(chǔ)信息維護(hù)........................................................................ 37

3.6.2 系統(tǒng)擴(kuò)展................................................................................38

3.6.3 數(shù)據(jù)維護(hù)................................................................................38

3.6.4 用戶管理................................................................................40

3.6.5 用戶組管理............................................................................ 41

3.6.5 權(quán)限管理............................................................................... 42

3.6.6 日志管理............................................................................... 43

3.7 數(shù)據(jù)操作.................................................................................. 44

3.7.1 數(shù)據(jù)獲取................................................................................ 44

3.7.2 數(shù)據(jù)展示................................................................................ 46

3.7.3 數(shù)據(jù)查詢................................................................................ 46

3.8 基礎(chǔ)平臺................................................................................... 46

3.8.1 目錄操作................................................................................ 46

3.8.2 文件操作................................................................................ 46

第 4 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)非功能性設(shè)計.............................49

4.1 用戶界面.................................................................................... 49

4.2 硬件配置.....................................................................................49

4.3 與原系統(tǒng)的兼容性....................................................................... 50

4.4 檔案原始性的保障....................................................................... 50

4.5 系統(tǒng)安全..................................................................................... 51

4.5.1 身份認(rèn)證.................................................................................. 51

4.5.2 防篡改..................................................................................... 51

4.5.3 加密處理...................................................................................51

第 5 章 結(jié) 語.....................................................................................52

5.1 論文創(chuàng)新之處...............................................................................52

5.2 論文不足......................................................................................52

5.3 論文完善思路............................................................................... 52

第 4 章 數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)非功能性設(shè)計

4.1 用戶界面

檔案不同于商業(yè)產(chǎn)品, 界面的設(shè)計不能過于時尚，要有嚴(yán)肅的科技感，給用戶一種簡單、大方、美觀的感覺。所謂用戶界面前臺，即普通用戶對檔案和科技文件的利用界面，可以參考數(shù)字圖書管理系統(tǒng)的利用界面設(shè)計。本系統(tǒng)的界面設(shè)計分為兩大部分——業(yè)務(wù)處理部分和后臺管理部分。每部分都劃分為三個區(qū)域：頂部、左側(cè)和右側(cè)。各區(qū)域的分配如下所示：頂部：功能導(dǎo)航左側(cè)：樹狀結(jié)構(gòu)-型號樹結(jié)構(gòu)列表；檔案門類列表；預(yù)立卷分類數(shù)結(jié)構(gòu)；右側(cè)：文件（檔案）列表；本系統(tǒng)的用戶界面以簡單明了為主要設(shè)計理念，希望能夠帶給用戶清新的視覺體驗。

4.2 硬件配置

本系統(tǒng)的設(shè)計對運(yùn)行環(huán)境的要求如下：建議使用 4 臺及以上的服務(wù)器，其中兩臺用作數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，一臺用于作業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫服務(wù)器，一臺用于存放文件及檔案的元數(shù)據(jù)信息，以上數(shù)據(jù)庫服務(wù)器運(yùn)行 SQL Server2005 或 SQL Server2008 數(shù)據(jù)庫等；另外兩臺分別用作應(yīng)用服務(wù)器和文件服務(wù)器，應(yīng)用服務(wù)器用于運(yùn)行本系統(tǒng)的服務(wù)器端程序，操作系統(tǒng)為 Windows server2003 以上版本，最好是 64 位操作系統(tǒng)，運(yùn)行 IIS6.0 以上的版本。文件服務(wù)器用于存放科技文件或檔案的文件內(nèi)容。關(guān)于服務(wù)器的硬件配置，本人建議 CPU 為雙核或四核，主頻最小 2G 以上，內(nèi)存最小 2G, 雙硬盤配置，每個硬盤容量大于 100GB，硬盤互為備份。為了更加直觀地說明本系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境，本人列出了下表，來說明設(shè)備及軟件/硬件要求等信息。

第 5 章 結(jié) 語

5.1 論文創(chuàng)新之處

數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)，不僅僅解決了電子檔案文件永久保存的問題。同時，系統(tǒng)與其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，實現(xiàn)了電子存檔文件的統(tǒng)一集中管理，實現(xiàn)了資源共享，做到數(shù)據(jù)規(guī)范，安全保密，充分共享。根據(jù)用戶的不同權(quán)限，為黨政辦公、科研和生產(chǎn)提供個性化的信息服務(wù)與業(yè)務(wù)支持。最為亮點的是，系統(tǒng)開發(fā)定位于商業(yè)化的產(chǎn)品開發(fā)，不僅要面向我公司，還適應(yīng)市場上有同類需求的其他客戶，要開發(fā)出符合檔案及科技文件管理相關(guān)國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的商業(yè)化產(chǎn)品。這樣，既滿足了公司自身對信息檔案永久保存和管理的需求，又符合了公司目前重視生產(chǎn)質(zhì)量的同時也要重視效益的方針，最大程度的考慮到了成本的節(jié)約，甚至可以轉(zhuǎn)化成利潤的創(chuàng)新點。

5.2 論文不足

數(shù)字檔案與科技文件管理系統(tǒng)的設(shè)計目前還存在沒有解決的問題，一是沒有解決三維模型存儲的問題，對于三維模型存儲從管理的角度考慮，需要與 PDM 大平臺做相應(yīng)的集成，應(yīng)用 PDM 模型管理的功能實現(xiàn)對下廠三維模型的有效管理。對于這方面的工作，還要做更深入的研究，以增強(qiáng)系統(tǒng)對科技文件管理的全面性。二是舊紙質(zhì)文檔電子化的問題，經(jīng)過長年累月的生產(chǎn)經(jīng)營，檔案部門一般都會堆積大量的舊紙質(zhì)存檔文件。在這些文件中，有很大一部分是對企業(yè)及國家和社會具有保存和利用價值的檔案及科技文件。目前來看，把這些有價值的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成電子文件長久保存歸檔將是一項巨大而繁雜的工作。如何規(guī)范的、有條理的、相對便捷的完成這項工作和以什么樣的形式對文件進(jìn)行歸檔保存最合適也是下一個階段研究的重點。

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