人事檔案是人才信息的重要載體，是人才的主要信息源，是選拔人才的重要工具。管好用好人事檔案，對(duì)人才資源開發(fā)起著重要作用。本文著重探討人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策。
　　1 當(dāng)前人事檔案管理中存在的不足。
　　人事檔案是個(gè)人經(jīng)歷和實(shí)踐的歷史記錄，是個(gè)人思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和成長(zhǎng)過(guò)程的真實(shí)寫照，人事檔案既能反映出人們經(jīng)歷、學(xué)歷和技術(shù)職稱，同時(shí)又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系和獎(jiǎng)懲等情況。在為個(gè)人求職、單位求才提供動(dòng)態(tài)、真實(shí)、有效的原始資料和數(shù)據(jù)方面，人事檔案起著舉足輕重的作用。因此，人事檔案必須保管好，管好、用好人事檔案，對(duì)人力資源開發(fā)起著重要作用。主要從以下方面開展：
　　1.1 部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作不夠重視
　　這種情況由來(lái)已久，這些領(lǐng)導(dǎo)總是將人事檔案管理工作看成是保管的事務(wù)性工作，對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，在他們看來(lái)，人事檔案管理是附屬性工作而不是單位的主要工作，人事檔案管理工作只要做到不丟失，不泄密，同時(shí)又能應(yīng)付外調(diào)、查檔就可以了。在這種錯(cuò)誤意識(shí)影響下，相當(dāng)一部分單位忽視人事檔案管理工作，具體表現(xiàn)在實(shí)際工作中，就會(huì)出現(xiàn)檔案工作沒(méi)計(jì)劃，檔案工作沒(méi)安排，與此同時(shí)還會(huì)出現(xiàn)在場(chǎng)所、經(jīng)費(fèi)、人員上沒(méi)有保障的現(xiàn)象。
　　1.2 部分單位在檔案硬件設(shè)施上投入不足
　　檔案室本來(lái)應(yīng)是管理規(guī)范、環(huán)境良好的地方，然而在實(shí)際工作中，部分用人單位寧肯在其他工作中完善硬件設(shè)施，也不愿在檔案室添置新設(shè)備，導(dǎo)致大部分檔案室設(shè)備簡(jiǎn)陋，更有甚者，在個(gè)別單位還會(huì)出現(xiàn)沒(méi)有專用檔案室的現(xiàn)象，人事檔案管理不規(guī)范、不標(biāo)準(zhǔn)，引起檔案材料霉變、蟲蛀的事情時(shí)有發(fā)生，從而對(duì)檔案利用產(chǎn)生了不利影響。
　　1.3 在管理手段方面，表現(xiàn)為管理手段較陳舊
　　由于不懂得人事檔案管理，本文由論文聯(lián)盟收集整理往往在調(diào)閱檔案時(shí)都是采用原始的手工操作方式反復(fù)調(diào)用原件，這樣做的后果就會(huì)導(dǎo)致紙張發(fā)黃變脆、字跡褪色等現(xiàn)象，直接影響到檔案的完整與安全。
　　1.4 人事檔案收集工作力度不夠
　　要想管理好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而部分單位根本就沒(méi)有這樣的制度。從而導(dǎo)致檔案管理人員執(zhí)行不嚴(yán)格，收集歸檔工作被動(dòng)、不及時(shí)的現(xiàn)象出現(xiàn)。體現(xiàn)在收集歸檔的材料方面。就會(huì)發(fā)現(xiàn)要么材料不全面，要么有些材料在內(nèi)容和形式上是雷同的，如大部分單位搞的鑒定、考核和評(píng)價(jià)材料，套話多，費(fèi)話多，不能準(zhǔn)確反映每個(gè)人的真實(shí)情況，人事檔案管理形同虛設(shè)。
　　1.5 人事檔案管理的信息化程度不高
　　在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，計(jì)算機(jī)得到了普遍應(yīng)用，在現(xiàn)代化辦公中起到了重要作用。 然而體現(xiàn)在人事檔案管理上，我們就會(huì)發(fā)現(xiàn)有些先進(jìn)的技術(shù)手段還沒(méi)有充分挖掘和發(fā)揮，計(jì)算機(jī)技術(shù)還沒(méi)有在人事檔案管理中廣泛運(yùn)用，這些不利于人事管理效率的提高，并且造成一定的資源浪費(fèi)。
　　2 人事檔案管理的對(duì)策與思考
　　2.1 收集材料是基礎(chǔ)
　　干部制度的改革、考察、考核、學(xué)歷、各種培訓(xùn)、聘任、專業(yè)技術(shù)晉升等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了新的要求。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、聘任、晉升等各種材料及時(shí)收集齊并及時(shí)歸檔。遇有聘任、晉升需要查檔、調(diào)檔時(shí)要及時(shí)將抽出的材料歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實(shí)行全國(guó)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂。
　　2.2 加強(qiáng)檔案工作的基礎(chǔ)建設(shè)
　　要將檔案工作當(dāng)做一件大事來(lái)抓，高度重視這項(xiàng)工作，并在檔案工作中嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》第二十七條規(guī)定去做，一方面要建立堅(jiān)固的、防火、防潮的專用檔案庫(kù)房，配置鐵質(zhì)的檔案柜、庫(kù)房面積每千卷需20至25平方米，另一方面還要在庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備，庫(kù)房設(shè)施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫(kù)房、閱檔室、辦公室三室分開。
　　2.3 加強(qiáng)人事檔案管理人員隊(duì)伍的自身建設(shè)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)
　　各級(jí)組織人事部門要嚴(yán)格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規(guī)定，加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事干部檔案工作，注意對(duì)他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活、充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。每2-3年對(duì)檔案管理人員進(jìn)行組織培訓(xùn)，重點(diǎn)培訓(xùn)檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，使他們了解管理檔案的重要性，增強(qiáng)責(zé)任心。
　　2.4 建立人事檔案信息系統(tǒng)，提高科學(xué)管理水平
　　在信息化建設(shè)的今天，要想真正搞好人事檔案管理工作，就必須充分利用先進(jìn)技術(shù)和手段管理人事檔案和人事檔案信息，全方位建立適合水文工作特點(diǎn)、統(tǒng)一開發(fā)的人事檔案信息管理系統(tǒng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作的電子化、科學(xué)化，與此同時(shí)還要在提高人事檔案工作的科學(xué)管理水平上下功夫，從而為管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。
　　3 加快現(xiàn)有人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)
　　各個(gè)單位都有著幾十年的歷史，這期間各單位變化都很大，體現(xiàn)在人事檔案管理工作方面尤為明顯。一方面表現(xiàn)為人事變動(dòng)大而且復(fù)雜，另一方面表現(xiàn)為現(xiàn)存的檔案材料數(shù)量大、占據(jù)空間大，在管理和使用方面都很不便，這一現(xiàn)狀要求我們必須加快信息化建設(shè)，將其逐漸轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)加以整理和規(guī)范，全面提高工作效率。人事檔案信息化建設(shè)將對(duì)人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在：
　　3.1 有利于組織人事部門“選人用人”和為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)
　　人事檔案信息化的最大好處就是能讓組織人事部門和領(lǐng)導(dǎo)方便快捷地了解各級(jí)干部隊(duì)伍狀況，迅速掌握干部在“德、能、勤、績(jī)、廉，方面的最新信息。
　　3.2 有利于提高人事檔案管理人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量
　　傳統(tǒng)的人事檔案管理側(cè)重于檔案實(shí)體管理，管理人員手工收集、整編、管理、歸檔，工作量大，效率很低，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)信息化后，檔案管理更多地體現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，從而使庫(kù)房查找變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)即時(shí)檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率。在日后有關(guān)干部職務(wù)聘任及技術(shù)晉升時(shí)，用到個(gè)人相關(guān)時(shí)期的考核表及評(píng)審表，需要查找、撤出、復(fù)印，然后和其他相關(guān)材料裝訂成冊(cè)。這無(wú)形之間都造成了大量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。如果實(shí)施了人事檔案數(shù)據(jù)共享，上級(jí)人事、組織部門只需調(diào)用實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)，而無(wú)需再重復(fù)的復(fù)印、裝訂，對(duì)檔案的保護(hù)起到了重要的作用。
　　3.3 有利于信息的完整、準(zhǔn)確和及時(shí)更新
　　人事檔案信息化后，檔案管理人員就會(huì)降低勞動(dòng)強(qiáng)度，大大提高工作效率。一方面檔案管理人員會(huì)第一時(shí)間保證人事檔案信息的準(zhǔn)確和完整，另一方面會(huì)及時(shí)更新檔案信息，方便領(lǐng)導(dǎo)調(diào)閱，為組織人事部門科學(xué)決策提供準(zhǔn)確信息。
　　3.4 有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高
　　人事檔案信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)。節(jié)約大量的手工工作時(shí)間，管理人員有充足的時(shí)間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，學(xué)習(xí)各種管理知識(shí)，不斷提高管理水平。同時(shí)，減少了管理人員在庫(kù)房的逗留時(shí)間，有益于管理人員的身心健康更能體現(xiàn)以人為本的人性化管理理念。
　　為轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)“人事檔案”無(wú)用論觀念和思想，我們應(yīng)該在體制、政策、制度改革的前提下，進(jìn)一步完善我國(guó)的人事檔案管理機(jī)制，使之能夠符合社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)政治體制改革的需要，為新時(shí)期人才管理和使用提供更好的服務(wù)。