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基層疾控中心檔案管理中Excel的應(yīng)用研究

發(fā)布時間:2014-07-01 17:25
    對于傳統(tǒng)的檔案管理來說,其一直為封閉式手工操作,給工作人員帶來非常大的壓力,同時在查詢時也非常不便,耗費(fèi)大量的人力和物力,工作效率極其低[1]。隨著科技的不斷發(fā)展和計算機(jī)的不斷普及,逐漸實現(xiàn)了檔案的電子化[2]。為了減輕工作人員的壓力,縮短查詢時間和方便管理檔案等,我疾控中心對檔案實行Excel來進(jìn)行建檔,同時將檔案的類別和名稱以及內(nèi)容建立好超級鏈接,取得非常好的效果,F(xiàn)將有關(guān)情況做以下詳細(xì)報告。
  1 材料和方法

  1.1 材料設(shè)備 P4CPU和1.2GHz以及2G內(nèi)存,500G硬盤,操作系統(tǒng)為WindowsXP。應(yīng)用軟件為:Office 2007;掃描儀和刻錄機(jī)。
  1.2 方法 將我疾控中心2012年1本文由筆耕文化傳播收集整理月~2012年12月的工作紙質(zhì)檔案和電子文檔,根據(jù)檔案的分類要求,將紙質(zhì)檔案按“件”進(jìn)行裝訂。
  1.2.1 主文檔建立 主文檔的設(shè)立檔案的類別,主要分為一級類和二級類;同時設(shè)立檔案架編號等。將當(dāng)年的檔案進(jìn)行整理之后輸入到Excel文檔中。建立之后的主文檔,詳細(xì)見表1。
  表1 檔案管理數(shù)據(jù)庫(主文檔)
  1.2.2 子文檔的建立 對于建立的每一個子文檔檔案二級類別,都分別給予命名[3]。在Excel子文檔中,要設(shè)立檔案名稱、文檔編號、年份、保管年限、保密級別、檔案架編號等內(nèi)容。同時將所有的檔案信息輸入到相應(yīng)的子文檔中,文檔的保管期限根據(jù)當(dāng)?shù)丶膊☆A(yù)防控制檔案管理辦法來進(jìn)行固定,主要表示方法為:Y-永久,C-長期,D-短期。建成之后的Excel子文檔如下表2。
  表2 子文檔
  1.2.3 軟件設(shè)置 對已經(jīng)分類好的文檔設(shè)置為只讀,根據(jù)文檔的類別將其放入文件夾[4]。對于沒有電子文檔的檔案,比如圖紙等,可以利用掃描儀進(jìn)行掃描存檔。然而對于一些次要的短期文檔,只需要保存紙質(zhì)文檔即可。把主文檔檔案類別和相應(yīng)的子文檔建立起超級鏈接,同時把子文檔中的檔案名稱和文件夾相對應(yīng)的檔案建立起超級鏈接。對于一些重要的文檔要設(shè)置密碼。
  1.2.4 檔案的保存 按照Excel的文檔編號將裝訂好的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理并裝好。同時放置在相應(yīng)的貨架,定期地對電子文檔進(jìn)行備份處理。

  2 結(jié) 果

  2.1 方便檔案查詢 在Excel的編輯菜單中,通過查找功能就能夠?qū)ο鄳?yīng)的檔案進(jìn)行快速查詢,能夠快速地找到自己需要的文檔。
  2.2 顯示檔案內(nèi)容 在找到相應(yīng)的檔案名稱之后,通過點(diǎn)擊超級鏈接就可以查看檔案的名稱,避免查找紙質(zhì)檔案。
  3 討 論
  在基層疾控中心用軟件進(jìn)行檔案管理,通過編輯欄中的查找和替換功能,能夠快速地將檔案的名稱和檔案內(nèi)容找出,同時通過超級鏈接可以將檔案的內(nèi)容信息進(jìn)行閱讀。有效地提高了工作人員的效率,避免造成工作時間的浪費(fèi),減少工作人員工作量。
  將整個單位實行局域網(wǎng),通過建立共享,全疾控中心就能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享,同時對相應(yīng)重要的資料設(shè)置只讀和查閱以及修改權(quán)限,同時既方便了工作人員又使得文檔得到保密。對子文檔可以使用Word、Excel、Access、PowerPoint等軟件建立的文檔,還可以是文字或者表格以及數(shù)據(jù)庫、幻燈片等。

  目前,在基層疾控中心采用Excel對檔案進(jìn)行電子化管理,有利于查詢和管理檔案,并且操作非常方便,值得在基層醫(yī)院中進(jìn)行推廣和使用。


本文編號:722

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