發(fā)布時(shí)間：2014-07-01 17:25

    對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理來說，其一直為封閉式手工操作，給工作人員帶來非常大的壓力，同時(shí)在查詢時(shí)也非常不便，耗費(fèi)大量的人力和物力，工作效率極其低[1]。隨著科技的不斷發(fā)展和計(jì)算機(jī)的不斷普及，逐漸實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化[2]。為了減輕工作人員的壓力，縮短查詢時(shí)間和方便管理檔案等，我疾控中心對(duì)檔案實(shí)行Excel來進(jìn)行建檔，同時(shí)將檔案的類別和名稱以及內(nèi)容建立好超級(jí)鏈接，取得非常好的效果。現(xiàn)將有關(guān)情況做以下詳細(xì)報(bào)告。
　　1 材料和方法

　　1.1 材料設(shè)備 P4CPU和1.2GHz以及2G內(nèi)存，500G硬盤，操作系統(tǒng)為WindowsXP。應(yīng)用軟件為：Office 2007；掃描儀和刻錄機(jī)。
　　1.2 方法 將我疾控中心2012年1本文由筆耕文化傳播收集整理月～2012年12月的工作紙質(zhì)檔案和電子文檔，根據(jù)檔案的分類要求，將紙質(zhì)檔案按“件”進(jìn)行裝訂。
　　1.2.1 主文檔建立 主文檔的設(shè)立檔案的類別，主要分為一級(jí)類和二級(jí)類；同時(shí)設(shè)立檔案架編號(hào)等。將當(dāng)年的檔案進(jìn)行整理之后輸入到Excel文檔中。建立之后的主文檔，詳細(xì)見表1。
　　表1 檔案管理數(shù)據(jù)庫（主文檔）
　　1.2.2 子文檔的建立 對(duì)于建立的每一個(gè)子文檔檔案二級(jí)類別，都分別給予命名[3]。在Excel子文檔中，要設(shè)立檔案名稱、文檔編號(hào)、年份、保管年限、保密級(jí)別、檔案架編號(hào)等內(nèi)容。同時(shí)將所有的檔案信息輸入到相應(yīng)的子文檔中，文檔的保管期限根據(jù)當(dāng)?shù)丶膊☆A(yù)防控制檔案管理辦法來進(jìn)行固定，主要表示方法為：Y-永久，C-長期，D-短期。建成之后的Excel子文檔如下表2。
　　表2 子文檔
　　1.2.3 軟件設(shè)置 對(duì)已經(jīng)分類好的文檔設(shè)置為只讀，根據(jù)文檔的類別將其放入文件夾[4]。對(duì)于沒有電子文檔的檔案，比如圖紙等，可以利用掃描儀進(jìn)行掃描存檔。然而對(duì)于一些次要的短期文檔，只需要保存紙質(zhì)文檔即可。把主文檔檔案類別和相應(yīng)的子文檔建立起超級(jí)鏈接，同時(shí)把子文檔中的檔案名稱和文件夾相對(duì)應(yīng)的檔案建立起超級(jí)鏈接。對(duì)于一些重要的文檔要設(shè)置密碼。
　　1.2.4 檔案的保存 按照Excel的文檔編號(hào)將裝訂好的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理并裝好。同時(shí)放置在相應(yīng)的貨架，定期地對(duì)電子文檔進(jìn)行備份處理。

　　2 結(jié) 果

　　2.1 方便檔案查詢 在Excel的編輯菜單中，通過查找功能就能夠?qū)ο鄳?yīng)的檔案進(jìn)行快速查詢，能夠快速地找到自己需要的文檔。
　　2.2 顯示檔案內(nèi)容 在找到相應(yīng)的檔案名稱之后，通過點(diǎn)擊超級(jí)鏈接就可以查看檔案的名稱，避免查找紙質(zhì)檔案。
　　3 討 論
　　在基層疾控中心用軟件進(jìn)行檔案管理，通過編輯欄中的查找和替換功能，能夠快速地將檔案的名稱和檔案內(nèi)容找出，同時(shí)通過超級(jí)鏈接可以將檔案的內(nèi)容信息進(jìn)行閱讀。有效地提高了工作人員的效率，避免造成工作時(shí)間的浪費(fèi)，減少工作人員工作量。
　　將整個(gè)單位實(shí)行局域網(wǎng)，通過建立共享，全疾控中心就能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，同時(shí)對(duì)相應(yīng)重要的資料設(shè)置只讀和查閱以及修改權(quán)限，同時(shí)既方便了工作人員又使得文檔得到保密。對(duì)子文檔可以使用Word、Excel、Access、PowerPoint等軟件建立的文檔，還可以是文字或者表格以及數(shù)據(jù)庫、幻燈片等。

　　目前，在基層疾控中心采用Excel對(duì)檔案進(jìn)行電子化管理，有利于查詢和管理檔案，并且操作非常方便，值得在基層醫(yī)院中進(jìn)行推廣和使用。


本文編號(hào)：722