高職院校人事檔案是干部人事檔案的重要組成部分，人事檔案管理工作是高職院校人事工作的重要基礎(chǔ)。人事檔案記錄了教職工個人學習、工作、生活等經(jīng)歷的有關(guān)情況，真實、準確地反應了教職工德、能、勤、績、廉各方面的表現(xiàn)，為單位選拔人才、個人晉級晉升等工作提供完善的依據(jù)。積極推動人事檔案管理信息化建設(shè)可以提高人事檔案的管理效率、信息資源的使用率，對高職院校的改革和各項事業(yè)的開展起到促進作用。我們要積極把現(xiàn)代技術(shù)運用到高職院校人事檔案管理上來，切實提高檔案管理信息化水平，促進高職院校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學化發(fā)展。
　　一、高職院校人事檔案管理的現(xiàn)狀
　　1.學校重視度有待提高。實現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理，是一項很精細、繁重的任務。這項任務的順利進行，必須得到學校領(lǐng)導班子和相關(guān)部門的高度重視和大力協(xié)助。目前，很多高職院校對人事檔案管理工作普遍存在重視度不夠的問題，沒有真正把檔案管理工作擺到應有的位置，從事檔案管理工作的人員異動較為頻繁，管理隊伍不夠穩(wěn)定，且大多都是邊學邊干，專業(yè)對口的很少。管理制度不夠健全，觀念陳舊，跟不上信息時代對檔案管理的新要求。
　　2.管理方法有待創(chuàng)新。目前，很多高職院校人事檔案管理方法陳舊，還局限于檔案實體管理——即紙制管理，它沒有隨著科學技術(shù)手段的不斷更新而實現(xiàn)人事檔案的電子化。這種實體管理，它依賴于人工進行收集和管理，工作量大，效率低。近年來高職院校建設(shè)步伐突飛猛進，對各類人員的需求日益擴大，人員的流動也大量增加，檔案的數(shù)量也隨之倍增，檔案信息處理僅靠人工管理已經(jīng)無法滿足需要。因此，必須擺脫陳舊的人工檔案管理理念，實行技術(shù)創(chuàng)新，提高工作效率。
　　3.信息化水平有待提升。在檔案查閱上，都是檔案管理人員通過分類目錄，查找需要查閱的檔案記錄，再從目錄中的記錄到檔案室中查找實體檔案。這樣既費時又費力，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現(xiàn)對人事信息的篩本文由論文聯(lián)盟收集整理選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統(tǒng)計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。
　　4.管理程序有待規(guī)范。目前一些高職院校的人事檔案材料在一定程度上還存在著內(nèi)容陳舊、信息單一的缺陷，不能全面地反映一個人的全貌。人事檔案管理工作一直以來都處于被動位置，檔案管理員缺乏主動收集意識，僅僅只是等材料送上門，發(fā)現(xiàn)材料缺少及時補全的力度也不夠，破壞了檔案材料的完整性。人事檔案材料很多，檔案用紙規(guī)格沒有統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料用紙要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但是現(xiàn)在的公文材料大部分都是用A4紙，職稱評聘材料用紙大部分也是用的A4紙，紙張大小不同，使有的表格超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來諸多不便，也增加了檔案管理員的工作量。當前高職院校人事檔案的信息化管理缺乏規(guī)范化、科學化的實施標準。隨著科技的進步、信息網(wǎng)絡化的普及，網(wǎng)絡犯罪時有發(fā)生，但是缺乏規(guī)避網(wǎng)絡風險的法律法規(guī)和監(jiān)管機構(gòu)。檔案信息中，凡涉及個人隱私、工作秘密和其他法律規(guī)定不得公開的信息等都屬于保密范圍。在檔案管理信息化的過程中，存在信息被竊取、服務器被黑客和病毒攻擊等問題。
　　二、高職院校人事檔案信息化管理的必要性
　　1.有利于提高管理人員的工作效率。實行高職院校人事檔案信息化建設(shè)后，將檔案管理員從繁鎖的手工勞動中解脫出來，從而有更多的時間鉆研和開拓創(chuàng)新，不斷提高管理水平。檔案管理實現(xiàn)了實時化和網(wǎng)絡化，數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實行資源共享，檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡就可以即時查詢，大大提高了工作效率，有效節(jié)約了學校資源。
　　2.有利于人事紙制檔案的保護。人事紙制檔案是最原始的證明材料，對它的保護尤其重要。工作中經(jīng)常要查詢?nèi)藛T信息，對它的磨損也比較多。尤其是人事調(diào)動或職稱評審等工作，翻閱、查詢得更多，人事紙制檔案不堪重負。人事檔案信息化后，各類人員的信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少了與紙制檔案的接觸，有利于對人事紙制檔案的保護。
　　三、高職院校人事檔案信息化管理的措施
　　1.加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入。高職院校檔案管理信息化建設(shè)的成功開展，領(lǐng)導的重視是一個必不可少的條件。只有領(lǐng)導重視了，檔案信息化建設(shè)才能持續(xù)開展。同時還要加強對檔案信息化建設(shè)的財力支持。只有重視而沒有財務支持，也只是紙上談兵，不能付諸實踐。財力的投入，可以幫助高職院校添加機器設(shè)備，提高檔案管理員的工資和待遇，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實現(xiàn)高職院校人事檔案信息化建設(shè)。
　　2.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)，檔案信息管理員不但要有較高的政治素質(zhì)和人事檔案管理的業(yè)務知識，而且要有掌握現(xiàn)代技術(shù)、熟練運用高新設(shè)備管理的能力。高職院校應定期派出檔案信息管理員參加相應專題培訓學習或聘請檔案信息化方面的專家來給檔案信息管理員進行檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動化辦公系統(tǒng)軟件的培訓，提高檔案信息管理員計算機實際操作能力和系統(tǒng)檔案管理能力，這種方式既省時又省經(jīng)費。
　　3.提高檔案信息利用效率。高職院校人事檔案信息化建設(shè)，使人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)有機結(jié)合，將人事檔案管理的重心從紙制檔案實體管理逐步轉(zhuǎn)到檔案信息管理上來。利用計算機和信息網(wǎng)絡技術(shù)，建立信息化平臺，對教職工檔案信息進行存儲、檢索、查詢，使高職院校的人才資源得到更科學地利用和開發(fā)，進一步提高檔案信息利用效率，實現(xiàn)資源共享，為人事工作科學開展提供高效及時的服務。
　　4.建立完善的規(guī)章制度。高職院校要適應深化事業(yè)單位人事制度改革的要求，逐步建立健全人事檔案分類管理制度，對學校管理、專業(yè)技術(shù)、工勤技能三大類人員檔案實行分類管理。人事檔案信息化建設(shè)更是新時期對高職院校人事檔案管理工作提出的新要求，所以無法照搬傳統(tǒng)的人工管理制度，必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的進度和人事檔案信息化管理的實際情況制定相應的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。
　　在科技技術(shù)不斷進步的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會檔案管理發(fā)展的主題，高職院校人事檔案管理信息化的建設(shè)也成為社會發(fā)展的必然趨勢。我們要深刻認識到高職院校人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡化的緊迫性和復雜性。人事檔案信息化建設(shè)是一項長期的任務，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡的建設(shè)、檔案信息化人才隊伍的建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)利用的法律法規(guī)和標準制度等。它的實施是對檔案管理傳統(tǒng)制度和傳統(tǒng)人工工作方式的一次改革。高職院校應該積極創(chuàng)造條件，采取有力措施，深入推進人事檔案信息化管理，適應時代前進的新步伐。