高職院校人事檔案是干部人事檔案的重要組成部分，人事檔案管理工作是高職院校人事工作的重要基礎(chǔ)。人事檔案記錄了教職工個(gè)人學(xué)習(xí)、工作、生活等經(jīng)歷的有關(guān)情況，真實(shí)、準(zhǔn)確地反應(yīng)了教職工德、能、勤、績、廉各方面的表現(xiàn)，為單位選拔人才、個(gè)人晉級(jí)晉升等工作提供完善的依據(jù)。積極推動(dòng)人事檔案管理信息化建設(shè)可以提高人事檔案的管理效率、信息資源的使用率，對(duì)高職院校的改革和各項(xiàng)事業(yè)的開展起到促進(jìn)作用。我們要積極把現(xiàn)代技術(shù)運(yùn)用到高職院校人事檔案管理上來，切實(shí)提高檔案管理信息化水平，促進(jìn)高職院校人事檔案管理工作制度化、規(guī)范化和科學(xué)化發(fā)展。
　　一、高職院校人事檔案管理的現(xiàn)狀
　　1.學(xué)校重視度有待提高。實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化管理，是一項(xiàng)很精細(xì)、繁重的任務(wù)。這項(xiàng)任務(wù)的順利進(jìn)行，必須得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)班子和相關(guān)部門的高度重視和大力協(xié)助。目前，很多高職院校對(duì)人事檔案管理工作普遍存在重視度不夠的問題，沒有真正把檔案管理工作擺到應(yīng)有的位置，從事檔案管理工作的人員異動(dòng)較為頻繁，管理隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，且大多都是邊學(xué)邊干，專業(yè)對(duì)口的很少。管理制度不夠健全，觀念陳舊，跟不上信息時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求。
　　2.管理方法有待創(chuàng)新。目前，很多高職院校人事檔案管理方法陳舊，還局限于檔案實(shí)體管理——即紙制管理，它沒有隨著科學(xué)技術(shù)手段的不斷更新而實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化。這種實(shí)體管理，它依賴于人工進(jìn)行收集和管理，工作量大，效率低。近年來高職院校建設(shè)步伐突飛猛進(jìn)，對(duì)各類人員的需求日益擴(kuò)大，人員的流動(dòng)也大量增加，檔案的數(shù)量也隨之倍增，檔案信息處理僅靠人工管理已經(jīng)無法滿足需要。因此，必須擺脫陳舊的人工檔案管理理念，實(shí)行技術(shù)創(chuàng)新，提高工作效率。
　　3.信息化水平有待提升。在檔案查閱上，都是檔案管理人員通過分類目錄，查找需要查閱的檔案記錄，再從目錄中的記錄到檔案室中查找實(shí)體檔案。這樣既費(fèi)時(shí)又費(fèi)力，無法進(jìn)行人事信息的查詢和檢索，更無法實(shí)現(xiàn)對(duì)人事信息的篩本文由論文聯(lián)盟收集整理選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導(dǎo)致很多人事統(tǒng)計(jì)工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費(fèi)。
　　4.管理程序有待規(guī)范。目前一些高職院校的人事檔案材料在一定程度上還存在著內(nèi)容陳舊、信息單一的缺陷，不能全面地反映一個(gè)人的全貌。人事檔案管理工作一直以來都處于被動(dòng)位置，檔案管理員缺乏主動(dòng)收集意識(shí)，僅僅只是等材料送上門，發(fā)現(xiàn)材料缺少及時(shí)補(bǔ)全的力度也不夠，破壞了檔案材料的完整性。人事檔案材料很多，檔案用紙規(guī)格沒有統(tǒng)一，雖然規(guī)定檔案材料用紙要統(tǒng)一使用16K辦公用紙，但是現(xiàn)在的公文材料大部分都是用A4紙，職稱評(píng)聘材料用紙大部分也是用的A4紙，紙張大小不同，使有的表格超過裝訂線，給立卷歸檔工作帶來諸多不便，也增加了檔案管理員的工作量。當(dāng)前高職院校人事檔案的信息化管理缺乏規(guī)范化、科學(xué)化的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)。隨著科技的進(jìn)步、信息網(wǎng)絡(luò)化的普及，網(wǎng)絡(luò)犯罪時(shí)有發(fā)生，但是缺乏規(guī)避網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)的法律法規(guī)和監(jiān)管機(jī)構(gòu)。檔案信息中，凡涉及個(gè)人隱私、工作秘密和其他法律規(guī)定不得公開的信息等都屬于保密范圍。在檔案管理信息化的過程中，存在信息被竊取、服務(wù)器被黑客和病毒攻擊等問題。
　　二、高職院校人事檔案信息化管理的必要性
　　1.有利于提高管理人員的工作效率。實(shí)行高職院校人事檔案信息化建設(shè)后，將檔案管理員從繁鎖的手工勞動(dòng)中解脫出來，從而有更多的時(shí)間鉆研和開拓創(chuàng)新，不斷提高管理水平。檔案管理實(shí)現(xiàn)了實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，數(shù)據(jù)錄入一次就可以在檔案管理內(nèi)部實(shí)行資源共享，檢索與查詢只需要通過網(wǎng)絡(luò)就可以即時(shí)查詢，大大提高了工作效率，有效節(jié)約了學(xué)校資源。
　　2.有利于人事紙制檔案的保護(hù)。人事紙制檔案是最原始的證明材料，對(duì)它的保護(hù)尤其重要。工作中經(jīng)常要查詢?nèi)藛T信息，對(duì)它的磨損也比較多。尤其是人事調(diào)動(dòng)或職稱評(píng)審等工作，翻閱、查詢得更多，人事紙制檔案不堪重負(fù)。人事檔案信息化后，各類人員的信息可以從數(shù)據(jù)庫中直接查詢，減少了與紙制檔案的接觸，有利于對(duì)人事紙制檔案的保護(hù)。
　　三、高職院校人事檔案信息化管理的措施
　　1.加大對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的投入。高職院校檔案管理信息化建設(shè)的成功開展，領(lǐng)導(dǎo)的重視是一個(gè)必不可少的條件。只有領(lǐng)導(dǎo)重視了，檔案信息化建設(shè)才能持續(xù)開展。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)的財(cái)力支持。只有重視而沒有財(cái)務(wù)支持，也只是紙上談兵，不能付諸實(shí)踐。財(cái)力的投入，可以幫助高職院校添加機(jī)器設(shè)備，提高檔案管理員的工資和待遇，建立和完善檔案信息管理系統(tǒng)，加快實(shí)現(xiàn)高職院校人事檔案信息化建設(shè)。
　　2.提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。人事檔案信息化建設(shè)，檔案信息管理員不但要有較高的政治素質(zhì)和人事檔案管理的業(yè)務(wù)知識(shí)，而且要有掌握現(xiàn)代技術(shù)、熟練運(yùn)用高新設(shè)備管理的能力。高職院校應(yīng)定期派出檔案信息管理員參加相應(yīng)專題培訓(xùn)學(xué)習(xí)或聘請(qǐng)檔案信息化方面的專家來給檔案信息管理員進(jìn)行檔案信息化背景下的電子文件管理系統(tǒng)以及其他自動(dòng)化辦公系統(tǒng)軟件的培訓(xùn)，提高檔案信息管理員計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力和系統(tǒng)檔案管理能力，這種方式既省時(shí)又省經(jīng)費(fèi)。
　　3.提高檔案信息利用效率。高職院校人事檔案信息化建設(shè)，使人事檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)有機(jī)結(jié)合，將人事檔案管理的重心從紙制檔案實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)到檔案信息管理上來。利用計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建立信息化平臺(tái)，對(duì)教職工檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)、檢索、查詢，使高職院校的人才資源得到更科學(xué)地利用和開發(fā)，進(jìn)一步提高檔案信息利用效率，實(shí)現(xiàn)資源共享，為人事工作科學(xué)開展提供高效及時(shí)的服務(wù)。
　　4.建立完善的規(guī)章制度。高職院校要適應(yīng)深化事業(yè)單位人事制度改革的要求，逐步建立健全人事檔案分類管理制度，對(duì)學(xué)校管理、專業(yè)技術(shù)、工勤技能三大類人員檔案實(shí)行分類管理。人事檔案信息化建設(shè)更是新時(shí)期對(duì)高職院校人事檔案管理工作提出的新要求，所以無法照搬傳統(tǒng)的人工管理制度，必須結(jié)合各校信息化建設(shè)的進(jìn)度和人事檔案信息化管理的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，使檔案管理工作有章可循、有據(jù)可依，促使檔案管理工作規(guī)范化、制度化。
　　在科技技術(shù)不斷進(jìn)步的今天，信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)檔案管理發(fā)展的主題，高職院校人事檔案管理信息化的建設(shè)也成為社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。我們要深刻認(rèn)識(shí)到高職院校人事檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的緊迫性和復(fù)雜性。人事檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)和檔案信息資源開發(fā)利用的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)制度等。它的實(shí)施是對(duì)檔案管理傳統(tǒng)制度和傳統(tǒng)人工工作方式的一次改革。高職院校應(yīng)該積極創(chuàng)造條件，采取有力措施，深入推進(jìn)人事檔案信息化管理，適應(yīng)時(shí)代前進(jìn)的新步伐。