[論文摘要]中小企業(yè)現(xiàn)有“兵來將擋，水來土掩”的合同管理方式與其在整個國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中的重要作用不適應(yīng)，既不利于企業(yè)發(fā)展，也不利于社會經(jīng)濟發(fā)展。因此，加強合同管理，變事后救濟為事前防范，對防范企業(yè)法律風險，維護企業(yè)合法權(quán)益，促進市場經(jīng)濟的健康發(fā)展有著重要的意義。

　　[論文關(guān)鍵詞]中小企業(yè) 合同管理 風險防范

　　2010年，我國中小企業(yè)已占全國企業(yè)總數(shù)的99%以上，提供了全國80%的城鎮(zhèn)就業(yè)崗位，上繳的稅收約為國家稅收總額的50%。中小企業(yè)在整個國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。中小企業(yè)量大面廣，是市場經(jīng)濟活動中最活躍的分子，經(jīng)濟往來不斷，經(jīng)濟合同數(shù)量巨大。很多中小企業(yè)在合同管理上采取“兵來將擋，水來土掩”的策略，對事前防范、事中控制不夠重視，往往導(dǎo)致發(fā)生本可以避免的合同糾紛，增加了企業(yè)成本。因此，做好合同管理工作，變事后救濟為事前防范，對維護企業(yè)合法權(quán)益，促進市場經(jīng)濟的健康發(fā)展有著重要的意義。

　　一、合同管理在企業(yè)管理中的重要地位

　　（一）市場經(jīng)濟是契約經(jīng)濟，加強合同管理是企業(yè)立于市場的客觀要求
　　從發(fā)達國家的歷史看，從商品經(jīng)濟、貨幣經(jīng)濟、債券經(jīng)濟、證券經(jīng)濟、期貨市場、到衍生品市場。每種市場、每種機制都是隨著市場經(jīng)濟的成長，由千千萬萬的經(jīng)濟實體在經(jīng)濟實踐中達成并遵守的協(xié)議來推進。隨著社會的發(fā)展和市場經(jīng)濟制度的完善，社會分工越來越細，任何一家企業(yè)都不可能關(guān)起門來以一己之力完成整個產(chǎn)品全部原材料或中間產(chǎn)品和部件的生產(chǎn)和銷售的全部工作。這不符合市場配置社會資源的特質(zhì)，既不經(jīng)濟也不可行。因此，需要一種確定各自權(quán)利義務(wù)關(guān)系且共同遵守的契約，即合同。合同是聯(lián)系市場主體的紐帶，加強合同管理勢在必行。
　�。ǘ�）市場經(jīng)濟是法治經(jīng)濟，加強合同管理是企業(yè)防范法律風險的現(xiàn)實選擇
　　隨著我國法律體系的逐步完善，對以企業(yè)為代表的市場主體依法經(jīng)營的要求更高，依法管理、依法行政也必然成為政府部門開展社會管理的尺度。社會各主體用法治思維和法律手段解決市場經(jīng)濟中的問題必然是法治社會的發(fā)展趨勢。[2]企業(yè)合同管理是包括依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止等一系列行為的總稱。合同管理表面上是企業(yè)管理行為，實質(zhì)是企業(yè)的法律行為，如果合同管理上有瑕疵必然面臨法律風險。因此，企業(yè)加強合同管理是防范法律風險的現(xiàn)實選擇。
　�。ㄈ�）市場經(jīng)濟是競爭經(jīng)濟，加強合同管理是企業(yè)提高管理水平的重要工作
　　企業(yè)的競爭涉及到方方面面，但不管是人才的競爭還是產(chǎn)品的競爭，也不管是質(zhì)量的競爭還是價格的競爭，最終都要由人來落實，都要體現(xiàn)在管理上。企業(yè)在市場中活動，合同是重要的經(jīng)濟紐帶。因此，合同管理是企業(yè)管理的重要工作。合同管理的好可能顯現(xiàn)不出成績，但管理的不好卻可以給企業(yè)帶來災(zāi)難。

　　二、企業(yè)合同管理中存在的主要問題

　　（一）合同管理流程形同虛設(shè)
　　由于中小企業(yè)規(guī)模小、結(jié)構(gòu)簡單、重生產(chǎn)輕管理等特點，很多中小企業(yè)沒有專門的合同管理機構(gòu)，缺乏專門的管理人員。有些甚至沒有合同管理制度、沒有必要的合同管理流程。而更多的中小企業(yè)雖然有合同管理制度和流程，但制度缺乏針對性和操作性；流程不完善，或因為“長官”意識的干預(yù)，在執(zhí)行中流于形式。也有的企業(yè)在合同執(zhí)行過程中無控制，導(dǎo)致合同履行缺乏監(jiān)督，不能及時發(fā)現(xiàn)合同履行中的問題而及時糾偏，更缺乏對合同履行過程中的爭議事項進行證據(jù)固定的工作；執(zhí)行完畢無總結(jié)，缺少閉環(huán)管理環(huán)節(jié)，沒有及時總結(jié)合同履行中經(jīng)驗和教訓(xùn)，提升合同管理水平。
　　（二）合同文本制作出現(xiàn)漏洞
　　一是由于沒有法律專門人員或法律知識欠缺，在合同內(nèi)容完整性、內(nèi)容合法性、條款嚴密性等方面經(jīng)常出現(xiàn)漏洞，為合同履行埋下隱患。如在合同簽訂階段出現(xiàn)的合同主體不當、合同文字不嚴謹、合同條款不完整、違反法律法規(guī)簽訂無效合同等。二是合同簽章隨意性大，對法人章和合同專用章的使用范圍沒有管理規(guī)定，合同簽章時隨意使用法人章或合同專用章，增加管理隱患。三是合同用印不規(guī)范。大部分中小企業(yè)在多頁合同文本用印時只在簽章處簽章，而不蓋騎縫章；有的合同文本經(jīng)修改后沒有雙方簽章認可；還有的企業(yè)文件用印位置不規(guī)范，印章附近留下大片空白，給別人留下變造利用的隱患。變造文本的案件在司法實踐中已不少見，因為印章的真實性，在具體審理時法官也會發(fā)生意見分歧。
　�。ㄈ�）合同管理隊伍素質(zhì)較低
　　一是部分領(lǐng)導(dǎo)法律意識淡薄，對企業(yè)的法律風險認識不足，對企業(yè)法務(wù)工作的作用認識不夠，認為法務(wù)部門、法務(wù)人員是多余的。更有甚者認為法務(wù)部門就是找茬的，萬一有法律糾紛找律師解決就萬事大吉了。二是部分合同管理人員素質(zhì)低。中小企業(yè)合同管理工作多由綜合部門負責，一方面沒有專門的合同管理人員，兼職人員因身兼數(shù)職難以集中精力研究合同法律問題，另一方面從事合同管理工作的人員多數(shù)是半路出家，對法律法規(guī)的掌握和法務(wù)工作程序不太了解，合同審查流于形式。三是信息化建設(shè)程度低，合同管理還停留在合同檔案的保管上，沒有對合同管理全過程實行動態(tài)化管理，更沒有利用信息化手段研究提升企業(yè)合同管理水平。

　　三、防范合同法律風險的主要對策

　　企業(yè)立于市場，合同往來不斷，要堅持依法規(guī)范、預(yù)防為主以及法律審查和經(jīng)濟審查相結(jié)合的原則，實行全過程動態(tài)管理。
　�。ㄒ唬�從完善合同管理體系上加強合同風險防范
　　一是完善機構(gòu)、配備人員。國資委要求在國有大型企業(yè)中實行總法律顧問制度，所有中央企業(yè)都要設(shè)立法律事務(wù)機構(gòu)。這項制度實施以來，在促進企業(yè)依法經(jīng)營、依法決策，有效防范各類法律風險方面取得了積極進展和明顯成效。[3]中小企業(yè)可以參照總法律顧問制度的要求，指定專人負責法律事務(wù)工作，有條件的也可以實行總法律顧問制度，加強企業(yè)法務(wù)工作能力建設(shè)。建立由企業(yè)法定代表人總負責、企業(yè)法務(wù)機構(gòu)歸口管理、業(yè)務(wù)部門各負其責的管理組織體系。明確法務(wù)工作部門合同管理職責，明確各相關(guān)部門對合同的技術(shù)、質(zhì)量等相關(guān)專業(yè)的審查負責制，明確合同管理員和合同承辦人員的職責要求，真正確保合同管理工作有人抓有人管。二是健全制度、規(guī)范流程。要在《合同法》的指引下健全符合企業(yè)實際、具有可操作性的合同管理制度，重點抓好合同歸口管理制度、合同分類專項管理制度、合同授權(quán)委托制度、合同審查審批制度、合同專用章管理制度、合同監(jiān)督檢查制度、合同糾紛處理制度、合同統(tǒng)計分析制度、合同歸檔制度等。要完善合同管理流程，把合同管理工作內(nèi)容以管理流程的形式固定下來，推進管理環(huán)節(jié)到位。企業(yè)主要負責人要加強對合同管理制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查，防止制度流于形式。三是加強培訓(xùn)，提高素質(zhì)。加強合同管理人員的法律知識培訓(xùn)，鼓勵法務(wù)工作人員或合同管理人員取得企業(yè)法律顧問執(zhí)業(yè)資格或合同管理員證書，提高工作人員法律素質(zhì)和處理法律事務(wù)、合同管理的能力。加強綜合部門業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)，提高辦文水平，防止辦文中用印不當、文字不嚴密導(dǎo)致的法律糾紛。加強對業(yè)務(wù)部門人員的合同意識和法律意識的培訓(xùn)，提高全體人員法律思維能力，主動防范法律風險。

　　（二）從規(guī)范合同管理的環(huán)節(jié)上加強合同風險防范
　�。�1）合同訂立前應(yīng)該注意的事項，一是要加強合同審查，確保合同標的、內(nèi)容合法，不簽違法合同；二是要對合同當事人進行資格審查。與自然人簽訂合同前應(yīng)審驗其身份證，并在合同文本中記錄身份證號、住址等聯(lián)系方式；法人因其設(shè)立的目的和批準的范圍的限制，具有不同的民事權(quán)利能力，合同簽訂前應(yīng)審驗其營業(yè)執(zhí)照和相關(guān)資質(zhì)證書；對授權(quán)委托代理人要審驗授權(quán)委托書，并要審查授權(quán)范圍，防止合同主體不合格或合同當事人無權(quán)或超越權(quán)限簽訂合同，為合同履行帶來風險。（2）合同訂立時應(yīng)注意的事項。我國《合同法》規(guī)定合同的訂立采取要約、承諾方式。一是要加強要約、承諾管理，在發(fā)出要約時，，要約的內(nèi)容應(yīng)當具體明確，要考慮清楚是否必要，要約到達受要約人時即生效，法律對要約的撤銷有明確的規(guī)定，不可隨意撤銷或撤回。作出承諾即表示同意要約，承諾自通知到達要約人時生效。承諾生效時合同成立，而不是簽字時合同成立。法律根據(jù)不同情況對承諾的生效時間作出了明確規(guī)定。二是要加強文本制作管理。合同相對方應(yīng)加蓋其單位的公章或合同專用章，不能用分公司或部門印章代替公司印章。修改過的合同文本，應(yīng)由雙方在修改的地方蓋章確認。對以文本復(fù)印本形式提供的合同附件，應(yīng)加注“與原件核對無誤”字樣，并由核對人簽字、加蓋公章。（3）合同履行中應(yīng)注意的事項。一是要積極履行合同義務(wù)，并要求對方按合同要求履行義務(wù)；二是對合同中沒有約定或約定不明的內(nèi)容按法律規(guī)定的情形履行，有問題應(yīng)主動協(xié)商解決；三是對履行中出現(xiàn)的糾紛要依法采取包括行使相應(yīng)抗辯權(quán)在內(nèi)的應(yīng)對措施，積極收集與糾紛有關(guān)的證據(jù)；四是提前或部分履行債務(wù)，要權(quán)衡利弊，不做吃力不討好的事情。提前履行或部分履行債務(wù)都要依不損害債權(quán)人的利益為前提，而且增加的費用由債務(wù)人承擔，決定提前履行或部分履行時要權(quán)衡利弊，減少不必要的損失；五是加強合同檔案管理，及時收集整理記載合同形成過程的全部書面文件，為合同監(jiān)督檢查總結(jié)和合同糾紛證據(jù)固定做好準備。（4）合同變更和轉(zhuǎn)讓中應(yīng)注意的事項。一是建立合同變更管理制度，合同變更嚴格按合同管理相關(guān)制度執(zhí)行，并嚴格履行合同訂立和審批程序；二是對合同轉(zhuǎn)讓要根據(jù)轉(zhuǎn)讓權(quán)利或義務(wù)分別履行“通知”義務(wù)或經(jīng)合同相對方“同意”程序。轉(zhuǎn)讓債權(quán)時，應(yīng)當“通知”債務(wù)人，未經(jīng)通知，該轉(zhuǎn)讓對債務(wù)人不發(fā)生效力。轉(zhuǎn)讓合同義務(wù)給第三人，應(yīng)當經(jīng)債權(quán)人“同意”。“通知”或“同意”程序不到位的轉(zhuǎn)讓對原合同債務(wù)人或原合同債權(quán)人不發(fā)生效力。
　�。ㄈ�）從吸取常見合同糾紛的教訓(xùn)中加強合同風險防范
　　現(xiàn)實經(jīng)濟生活中合同糾紛時有發(fā)生，吸取別人的教訓(xùn)，可以起到以案說法的警示作用，防止類似問題的發(fā)生。從工作實際來看，這類問題多是管理問題，但往往以法律問題結(jié)束，特別應(yīng)該引起注意。一是加強單位印章管理，防止私蓋單位業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章引發(fā)糾紛。如，把預(yù)先蓋章的空白合同書交由合同相對方，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意私蓋公章，把蓋有單位公章的空白授權(quán)委托書、介紹信、紙張交給業(yè)務(wù)人員使用等。同時，要加強企業(yè)內(nèi)設(shè)部門印章的管理，這些部門對外簽訂的合同，如果構(gòu)成表見代理，責任將由法人單位承擔；二是加強合同文本的管理，防止合同內(nèi)容被變造引發(fā)糾紛。如，一方在合同空白處添加內(nèi)容，一方在已簽訂生效而未加蓋騎縫章的合同中間偷換部分頁，對生效合同的改動雙方未蓋章確認等。這類糾紛一旦發(fā)生，如果不能舉證證明是對方的故意擅為，往往會處于不利地位；三是嚴格依法經(jīng)營，不可因一時之利簽訂“陰陽合同”、假合同，埋下風險。不管是“陰陽合同”還是假合同，只要不違反法律禁止性規(guī)定，合同本身是真實合同，只要一方按照合同內(nèi)容主張權(quán)利，就有可能弄假成真，出現(xiàn)合同糾紛。
　�。ㄋ模�從規(guī)范合同監(jiān)督檢查的過程中加強合同風險防范
　　合同監(jiān)督是合同管理的重要環(huán)節(jié)，在提高企業(yè)管理水平、促進企業(yè)發(fā)展方面有著重要作用。要堅持定期監(jiān)督檢查和不定期監(jiān)督檢查相結(jié)合的原則，采取自查、互查、抽查和聯(lián)查等多種方式加強合同監(jiān)督檢查。重點監(jiān)督檢查合同簽訂、履行過程中執(zhí)行法律法規(guī)和規(guī)章的情況，合同管理制度的執(zhí)行情況，簽訂、履行合同的情況和合同糾紛解決情況。通過監(jiān)督檢查及時對合同管理部門和有關(guān)工作人員的工作進行評價，分析合同管理中的不足，提高合同管理水平。通過對具體合同的談判、簽訂、履行情況的檢查，實現(xiàn)對簽約決策的監(jiān)督防止
　　決策失誤，提前做出風險防范準備。同時可及時發(fā)現(xiàn)越權(quán)訂立合同、違反程序訂立合同等管理行為，及時采取整改措施，防止交易風險。通過監(jiān)督檢查及時發(fā)現(xiàn)合同本身的缺陷，采取補救措施予以排除、糾正，防止合同條款失誤導(dǎo)致的履約風險。
　�。ㄎ澹�從提高合同管理的技術(shù)水平上加強合同風險防范
　　在現(xiàn)代技術(shù)條件下，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，加強合同管理信息化建設(shè)。推進合同信息化管理，整合合同管理體系，實現(xiàn)合同起草、訂立、履行等管理活動信息化，實現(xiàn)合同信息數(shù)據(jù)共享，提高合同審查審批的效率，為提高合同管理水平提供信息支持，為企業(yè)決策和日常管理提供信息支持。
　　總之，合同管理是企業(yè)法律風險管理的一項重要內(nèi)容，不再是簡單的要約、承諾、簽約等內(nèi)容，而是一種全過程的動態(tài)管理，要堅持做到事前防范，事中控制，事后總結(jié)，不斷提高企業(yè)合同管理水平，積極防范合同糾紛和法律風險。