發(fā)布時間：2015-02-05 10:06

 

　　論文摘要 在基建項目管理模式下，辦公室承擔著諸如電廠辦公室、黨群工作部的職能。在兩個部門合一管理的情況下，最大化發(fā)揮辦公室的職能就顯得尤為重要。

　　論文關鍵詞 最大化 工作職能 管理模式

　　在基建項目建設管理中，沒有設立專門的黨群工作部，由辦公室承擔著辦公室和黨群工作部全部的職責和工作任務。所以，辦公室承擔著人事、勞資、文秘、黨建、紀檢監(jiān)察、工會、新聞宣傳、治安維穩(wěn)、新農村建設、交通安全、信息化建設、檔案管理、后勤服務、接待管理、綜合協(xié)調等諸多職能，人少事多，事務繁雜。如何最大化、高效率發(fā)揮辦公室職能，充分調動所有干部職工的積極性是擺在基建項目管理模式下的重要課題。

　　一、辦公室要發(fā)揮的基本職能

　�。ㄒ唬﹨⒅\助手
　　用一句比較貼切的比喻，辦公室是企業(yè)的“窗口”和領導的“眼睛”。制定出臺重大管理制度及辦法、上報各類總結材料、撰寫重要會議領導講話材料等，都需要辦公室“站得高、看得遠”，不斷分析判斷國家政策形式、學習借鑒電站建設管理成功經驗、加強企業(yè)管理知識學習，才能充分領會領導思想、意圖，積極發(fā)揮參謀和助手作用，匯報材料文字表達才能做到“準、實、新”，撰寫的文稿才能思路清、高度夠、表達清、特色明，充分展現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)管理水平。為此，就必須要求各成員努力學習各種專業(yè)知識、擴大實踐范圍，搜集各類信息情報，認真研讀國家領導及上級單位文件信息，做到理論實時更新，及時為領導提供正確的決策參考信息。
　�。ǘ�）輔助機構
　　辦公室是從屬于領導層之下的輔助層，然而有時又要代表領導處理全局性的問題，起著輔助領導的作用，輔助作用發(fā)揮的好壞將影響全局的工作。辦公室掌握著各類重要文件信息及核心機密，要求全體人員樹立“全局觀、大局觀”思想和“三思而后行”處事原則，在重大決策、人事變動或重要制度沒有出臺前，辦公室人員不能泄露有關機密事項，做到“慎言、慎行”，會議決定的事件，，必須不折不扣、創(chuàng)造條件進行執(zhí)行。
　�。ㄈ�）信息中樞
　　辦公室將上級的指示、指令，企業(yè)的總體規(guī)劃、目標管理、領導決策以及各種重大事件形成的文件資料，各個部門實施領導決策的情況和反映、動態(tài)，上下左右、四面八方的信息，都在辦公室匯集和綜合，并且發(fā)揮出信息中心的綜合效應。辦公室要求處理重要文件資料不過夜，日事日畢，不拖泥帶水，及時將上級單位指示、精神傳達到建管局各部門及參建各單位，同時將落實和執(zhí)行情況在規(guī)定時限內向上級單位反饋和匯報。
　�。ㄋ模�橋梁紐帶
　　辦公室是溝通上下、協(xié)調左右、聯(lián)系各方、保證企業(yè)各項工作正常運轉的中轉樞紐和聯(lián)系橋梁。如果把一個單位比做一個人的話，那么領導層、決策機構是大腦，業(yè)務部門、執(zhí)行機構是四肢，辦公室則是神經系統(tǒng)，負責把大腦的指令傳遞給四肢，又把四肢的信息反饋給大腦，以便讓大腦及時調整決策，推動整個機體的正常運行。辦公室作為一個特殊的部門，具有綜合性、服務性、被動性和突擊性的特點。這就要求辦公室人員樹立“辦公室無小事、小事不小、大事更大”、“細節(jié)決定成敗”的理念，在召集開會、辦理接待工作任務時，發(fā)揚“嚴、謹、細、實”的工作作風，及時溝通上下、協(xié)調左右，既要考慮大局，又要顧全小節(jié)，高標準、高質量完成各項工作任務。

　　二、發(fā)揮辦公室職能采取的措施

　　目前，除人事勞資、黨群、紀檢監(jiān)察、治安維穩(wěn)、信息化建設、新聞宣傳、文秘、檔案管理等一崗一人外，其余大部分工作由辦公室成員兼職，在龐大而煩雜的工作面前，如何高效運作，就需要領導高超的領導藝術、領導智慧及整個團隊綜合技能的培養(yǎng)和高度的默契配合。
　　（一）加大培訓力度，著力培養(yǎng)員工職業(yè)技能和綜合素質
　　駕馭全局的能力是領導干部最重要的一項領導藝術，所以，要加強對領導干部的領導藝術、領導力的培訓。員工具體執(zhí)行各項工作，有人說，職業(yè)技能和綜合素質高的員工把領導交辦的工作當成一件藝術品來做，反之，職業(yè)技能和綜合素質較差的員工往往把領導交辦的工作當成簡單的工作任務或者壓力來完成，得到結果可想而知。因而，加強員工培訓是企業(yè)發(fā)展的一項重要內容。一是督促部門員工認真參加企業(yè)組織的類似“文化講壇”等相關活動，充分汲取專家、學者帶來的先進管理經驗，同時，組織員工到企業(yè)兄弟單位及省外先進水電站學習取經，形成請進來與走出去相結合，為員工創(chuàng)造更多學習提高的機會，增強員工隊伍的綜合素質。二是健全完善內控對標管理制度，修訂和完善那些可操作性不強、與實際工作存在出入的制度，確保各項制度運行上下暢通，從而促進精細化、規(guī)范化管理上水平。制定績效考核辦法，實現(xiàn)獎罰對等，破除“干多干少一個樣”、工作中推諉扯皮、工作效率低下等現(xiàn)象，觸動每一位員工神經，增強各部門的工作緊迫感和責任心，使行政指令暢通，從而使企業(yè)整體工作質量、工作效率和綜合績效持續(xù)提升。三是全面推行內部工作聯(lián)系單制度，細化任務目標，明確責任主體，將責任落實到個人，切實提高工作成效。四是將《企業(yè)文化宣傳手冊》和《員工行為規(guī)范》發(fā)放至每一位員工，宏弘揚優(yōu)秀企業(yè)文化和員工高尚情操，使員工樹立“感恩企業(yè)、珍惜緣分、自發(fā)向上”的職業(yè)情操。

　�。ǘ�）以“創(chuàng)一流”為目標，團結電站周邊單位及群眾保工區(qū)平安和諧
　　以創(chuàng)建一流水電企業(yè)為目標導向，鼓勵員工朝著一流的方向努力工作。同時，要團結電站周邊單位及群眾，爭取他們的支持和理解，確保工區(qū)平安和諧。一是要緊密聯(lián)系當?shù)卣�府，組織當?shù)啬芨枭莆璧拇迕�，成�?ldquo;民族歌舞團”，編排一些積極向上、突出地方特色的節(jié)目，在遇有重大節(jié)日、重要接待工作，邀請他們來參加演出，增加了彼此之間的溝通和信任，融洽企地關系。二是邀請老師、專家，以工程建設中涌現(xiàn)出的“雨中擔架救村民”、“雨夜搶救滑坡體”、“晝夜加班澆筑大導墻”、“精工細作開挖導流洞”、“援手鋪筑愛心路”等先進事跡為題材，編排成舞蹈、相聲、小品等節(jié)目，選送參加地方組織的演出，展現(xiàn)企業(yè)特色精神風貌。三是緊密團結各單位，由各單位選送節(jié)目，經常性開展文藝晚會、聯(lián)歡晚會等活動，搭建溝通協(xié)調的橋梁。
　�。ㄈ�）加強信息化建設，實現(xiàn)管理工作網絡化、信息化、扁平化
　　充分利用信息化資源提高工作效率，完善企業(yè)內部網站建設，實現(xiàn)以下功能：一是實現(xiàn)網絡派車功能。通過內部網站，可以看到車庫可有幾輛可調配車輛，車牌號是什么，駕駛員是誰，每輛車車況如何；外派車輛乘坐人員是誰，返回時間是什么時候，使用車輛員工可根據(jù)車輛詳細信息確定返回或外出。二是實現(xiàn)網上訂餐功能。通過內部網站，可以了解每天食堂菜肴情況、食堂包間使用情況，如有接待，直接將就餐時間、就餐標準、就餐人數(shù)等詳細信通過網絡與食堂工作人員聯(lián)系，進一步方便員工就餐。三是開辟合理化意見征集專欄。員工對食堂、超市、接待中心、會所、招待所服務有意見或建議，在意見征集專欄提出合理化建議，企業(yè)及時組織相關人員及時進行處理。四是開辟對后勤服務情況進行打分功能，對歷次接待、工程維修等進行打分，監(jiān)督并督促物業(yè)公司進一步做好后勤服務工作。五是設立考勤專欄。為了實現(xiàn)規(guī)范化管理，監(jiān)督員工按時上下班，建立上下班打卡系統(tǒng)，系統(tǒng)根據(jù)員工打卡情況，自動在網站上公布員工每天出勤情況、休假情況。六是在每輛車上安裝GPS定位系統(tǒng)，實時監(jiān)控車輛行駛情況，確保車輛行車安全。
　　（四）建立外語人才庫，及時處理涉外事宜
　　隨著“三通一平”工作的逐步落實，道路條件越來越好，加上地處三江并流的實際，途徑工區(qū)旅游的人會越來越多，而工區(qū)又處于藏區(qū)，需要特別防備涉外媒體、涉外組織在工區(qū)進行一些非法活動。為了克服存在的語言障礙，保障涉外問題處理迅速，成立外語人才庫，并對外語人才進行培訓，遇有突發(fā)事件，隨時配合相關部門處理涉外事宜。
　�。ㄎ澹┘訌娦侣勑麄髁Χ�，為打造藏區(qū)窗口工程做好輿論引導
　　本著“鼓舞士氣、弘揚精神、關注熱點、報道亮點”的原則，一是鼓勵和發(fā)動各單位，通過書法、繪畫、攝影等活動，展示工程建設良好的面貌，通過鼓勵全體員工，積極挖掘工程建設方面的素材，在深度報道方面下功夫，將在藏區(qū)奮戰(zhàn)的情況展示出來。二是制作電站建設宣傳畫冊，充分展示工程建設管理經驗和成果。三是進一步挖掘工程建設管理、企業(yè)文化建設、構建和諧企地關系等題材，加強深度報道宣傳力，為推動電站又好又快建設營造良好的宣傳輿論環(huán)境。
　�。�六）加強后勤服務管理，接升接待工作水平，努力打造云南藏區(qū)“星級化”服務窗口和標兵
　　一是制定出臺《后勤服務管理工作規(guī)定》，進一步規(guī)范后勤服務管理，明確責任分工，為員工營造一個優(yōu)美、整潔、安全、舒適、和諧的辦公、生活環(huán)境；二是成立永久營地后勤服務管理督查委員會，針對職工比較關注的食堂、超市等存在問題加大監(jiān)督考核力度，以進一步提升后勤服務接待工作水平，切實服務好電站建設、服務好廣大職工，為電站建設提供堅強的后勤保障。要求物業(yè)公司以主人翁態(tài)度提升服務質量，要倡導“星級”服務、“微笑”服務、“標兵”服務理念，強化全員服務意識，樹立“服務無小事”思想，明晰管理程序，固化服務流程，努力打造云南藏區(qū)“星級化”服務窗口和標兵。

 

　　三、結語

　　辦公室的工作千頭萬緒，最大化發(fā)揮好辦公室各項職能，需要我們不斷完善管理制度，不斷創(chuàng)新管理的方式方法。同時，打造一支技術過硬、綜合素質高的員工隊伍也是最大化發(fā)揮辦公室職能必不可少的條件。最大化發(fā)揮辦公室職能也是今后一段時期不斷探索、不斷創(chuàng)新的重要管理內容。

 

本文編號：12391