方志館的基本職責(zé)是搜集和保存方志類書籍文獻(xiàn)。因此，廣泛收集地方志文獻(xiàn)資料，不斷擴(kuò)充資料庫存規(guī)模，是方志館的一項(xiàng)中心任務(wù)。資料庫的作用不僅在于全，還在于深入挖掘，使靜態(tài)的地方志書和史料成為查閱過去、研究現(xiàn)實(shí)的可利用資料。天津建城600多年，但歷史上地方志書還是缺失了一些。而且自天津市地方志館建館以來，由于搜集地方志書及文獻(xiàn)一直沒有資料購置費(fèi)，只能坐等人家送書上門，或通過交換方式進(jìn)行收集積累，館藏資料受到很多局限。

    天津市地方志館現(xiàn)存地方志的種類不夠多，館藏條件也比較差，這無疑限制了資料庫的作用發(fā)揮。為適應(yīng)目前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下的工作特點(diǎn)，我們要堅(jiān)決更新觀念，調(diào)整過去搜集文獻(xiàn)資料的做法，一方面要主動(dòng)出擊開發(fā)利用好館藏成果，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)庫存方志書籍資料的管理，科學(xué)分類，追詢線索，努力挖掘；另一方面，要正視“無米之炊”的客觀現(xiàn)實(shí)，創(chuàng)造性的開展工作與時(shí)俱進(jìn)，在現(xiàn)有基礎(chǔ)條件上找出路、想辦法，利用現(xiàn)代媒體多元化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快捷便利的特點(diǎn)，積極嘗試網(wǎng)上交換、征集書籍資料，不斷擴(kuò)大地方志文獻(xiàn)資料來源。同時(shí)，倡導(dǎo)鼓勵(lì)個(gè)人或家族收藏捐贈(zèng)，通過日積月累，不斷增加方志館的館藏庫存。

    改善和提高方志館的服務(wù)水平，對(duì)于發(fā)揮資料庫存作用關(guān)系極大。要努力為查閱者提供熱情周到的接待服務(wù)，使來訪者人人滿意，不留遺憾；要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，有針對(duì)性的開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使工作人員在專業(yè)素養(yǎng)、學(xué)識(shí)水平乃至禮儀著裝、接人待物等各方面，都具備較高的素質(zhì)能力，并經(jīng)得起實(shí)際工作的考驗(yàn)。要保管好館藏資料，想方設(shè)法實(shí)現(xiàn)其可利用價(jià)值，做到目錄明晰，檢索便捷，資料齊全，讓靜止的文字變成富有生命力的活資料。

    為延伸方志館的功能，還要充分利用本地區(qū)圖書館、檔案館、博物館等館藏資源，以附驥尾，為我所用，隨時(shí)收集掌握相關(guān)資源信息，探索與兄弟場(chǎng)館建立資源共享與業(yè)務(wù)合作機(jī)制的途徑。

    所謂溯源展示，即意味著凡涉及地方志史料考證和信息查詢，以及向上尋求歷史根源，征詢重大事件原始資料，都能在方志館清楚準(zhǔn)確地找到依據(jù)。

    天津市地方志“十二五”發(fā)展規(guī)劃明確提出，到2020年，天津市地方志機(jī)構(gòu)要成為天津市地情歷史溯源地。

    對(duì)此，方志館應(yīng)制定明確目標(biāo)和具體措施，千方百計(jì)搜集整理涉及地方志的原始資料和文獻(xiàn)書籍，特別是完整的舊志史料對(duì)于溯源展示尤為重要。存史是地方志歷代傳承并延續(xù)兩千多年的基本功能，雖然當(dāng)下具備存史功能的已不僅僅是志書和史書，還有其他各種檔案資料、報(bào)刊及著作等，但志書記述范圍廣泛，史料保存浩瀚豐富，尤其述而不論、無所不包的編纂要義，使地方志為后人留存了極其寶貴的歷史資料，有益于溯源展示，尋根問底。

    整理和挖掘地方志文獻(xiàn)資料，就要本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)、對(duì)后人負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到精心保存，筆耕文化推薦期刊，精心使用，精心整理，精心挖掘，不放過任何記載歷史重要事件的相關(guān)文獻(xiàn)資料。對(duì)于孤本史料和稀缺舊志，要舍得花費(fèi)，不惜代價(jià)，想方設(shè)法搞到，并將其整理好、利用好，為溯源展示提供可靠保證。

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