摘　要：

摘　要：政府辦公自動化系統(tǒng)對政府辦公效率的提高具有重要意義。在建設(shè)辦公自動系統(tǒng)過程中，我們往往面臨著各種情況、困難，從而導(dǎo)致項(xiàng)目建設(shè)的失敗，其中很重要的原因就是缺乏合理、科學(xué)的項(xiàng)目需求管理和范圍管理。本文結(jié)合作者在一個辦公自動化項(xiàng)目建設(shè)中的實(shí)際經(jīng)歷，論述了需求管理和范圍管理如何保證項(xiàng)目如何建設(shè)的。

關(guān)鍵詞：

關(guān)鍵詞：政府　辦公自動化　需求管理　范圍管理

辦公自動化系統(tǒng)已經(jīng)成為當(dāng)今政府機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位日常辦公的必備工具。它的出現(xiàn)改變了人們幾千年來的辦公方式和習(xí)慣，大大提高了辦公效率。同時，由于它的無紙化辦公方式，大大的節(jié)約了紙張，很符合當(dāng)今社會綠色環(huán)保的要求。

　　雖然對于辦公自動化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)人們早已熟知，但如何建設(shè)一個好的辦公自動化系統(tǒng)?如何建設(shè)一個符合單位自身情況的辦公自動化系統(tǒng)?這成了困擾很多建設(shè)者的問題，尤其是那些沒有研發(fā)能力的政府單位。本人在某廳局機(jī)關(guān)從事信息化工作已有十幾年的時間了，成功完成了我局的辦公自動化項(xiàng)目建設(shè)，并經(jīng)過了幾年來的不斷完善改進(jìn)，積累了豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。本文就是結(jié)合本人在該項(xiàng)目的經(jīng)歷從需求管理和范圍管理方面論述如何更好的完成政府辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。

　　1　項(xiàng)目背景

　　我所在的單位是一個省級廳局單位，在全省范圍內(nèi)分布著30多個直屬單位以及300多個三級單位。省局和這些單位的公文流程以往都是通過郵寄快遞的方式，即費(fèi)時又費(fèi)錢，效率又很低，有時候還經(jīng)常出現(xiàn)公文丟失的情況。為了有效扭轉(zhuǎn)公文傳遞中的各種問題，我局決定實(shí)施全省范圍內(nèi)的辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)。

　　2　項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)

　　省局辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目的目標(biāo)是：建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、結(jié)構(gòu)合理、功能完善、安全穩(wěn)定的辦公自動化系統(tǒng)，提高辦文、辦會、辦事效率，形成實(shí)時溝通、信息共享、協(xié)同辦公的信息化辦公機(jī)制。

　　面對這么一個分布在全省范圍內(nèi)的大項(xiàng)目，我局成立專門的項(xiàng)目組全面負(fù)責(zé)。項(xiàng)目組根據(jù)以往做系統(tǒng)建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，認(rèn)為該項(xiàng)目建設(shè)能否成功的關(guān)鍵就是項(xiàng)目的需求管理和范圍管理。因?yàn)楹�糊的需求和范圍�?jīng)常性的變化往往使參與項(xiàng)目的各方都吃盡了苦頭。

　　3　項(xiàng)目需求管理

　　需求管理的目的是確保各方對需求的一致理解，管理和控制需求的變更，從需求到最終產(chǎn)品的雙向追蹤。項(xiàng)目的需求管理可以在很大程度上影響項(xiàng)目的成敗。需求管理流程主要包括制定需求管理計(jì)劃、求得對需求的理解、求得對需求的確認(rèn)、管理需求變更、維護(hù)對需求的雙向跟蹤、識別項(xiàng)目工作與需求之間的不一致等。

　　3.1　制定需求管理計(jì)劃

　　為了獲得清晰、可靠的需求，并對這些需求進(jìn)行有效的管理，項(xiàng)目組從以下幾個方面制定了需求管理計(jì)劃。

　　(1)確定需求調(diào)研對象。本項(xiàng)目涉及全局300多個單位近2萬人，每個人都作為需求調(diào)研對象明顯不切實(shí)際。我們選定各個單位的辦公室主任以及文秘作為調(diào)研對象。

　　(2)確定需求調(diào)研方法。對于省局以及在省城的單位我們采取現(xiàn)場調(diào)研的方法;對于省城以外的單位我們采取了寄送需求調(diào)研表的形式，讓他們填寫相關(guān)需求內(nèi)容。

　　(3)制定需求變更審核流程。對于所有需求的變更，都首先提交到項(xiàng)目小組，項(xiàng)目小組審核后才提交開發(fā)公司進(jìn)行需求變更修改。對于沒有通過審核的需求變更，一律不允修改。

　　3.2　項(xiàng)目需求開發(fā)

　　項(xiàng)目需求開發(fā)的目的是通過調(diào)查與分析，獲取用戶需求并定義產(chǎn)品需求。

　　項(xiàng)目需求分為技術(shù)需求和功能需求。由于項(xiàng)目小組成員都是我局信息化技術(shù)人員，對于我局軟硬技術(shù)條件已經(jīng)相當(dāng)了解，所以這次需求調(diào)研主要集中在功能需求方面。

　　通過需求調(diào)研認(rèn)為這次辦公自動化系統(tǒng)是以公文為主體的機(jī)關(guān)辦公相關(guān)電子文件的生成、傳輸、共享與交換全流程自動化管理，實(shí)現(xiàn)全局300多個部門之間文件的安全傳輸與有效驗(yàn)證。

　　4　項(xiàng)目范圍管理

　　范圍管理就是對已經(jīng)獲取的需求進(jìn)行規(guī)范的范圍擴(kuò)大，防止盲目的擴(kuò)大需求，確保項(xiàng)目建設(shè)包含且只包含項(xiàng)目所必須的工作。從以往的經(jīng)驗(yàn)來看，需求蔓延是信息系統(tǒng)建設(shè)失敗最常見的原因，項(xiàng)目往往在啟動、計(jì)劃、執(zhí)行，甚至收尾時不斷加入新功能，從而導(dǎo)致項(xiàng)目范圍失控，從而使項(xiàng)目在時間、資源和質(zhì)量上都受到嚴(yán)重影響。為了嚴(yán)格控制該項(xiàng)目的范圍，采取了以下幾項(xiàng)措施。

　　4.1　制定范圍管理計(jì)劃

　　(1)首先根據(jù)需求調(diào)研的結(jié)果，編寫了項(xiàng)目范圍說明書;然后，請相關(guān)專家對這份范圍說明書進(jìn)行論證和分析，確保編寫的合理與科學(xué)。

　　(2)根據(jù)范圍說明說制定符合該項(xiàng)目的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))。該項(xiàng)目是一個涉及全省的大系統(tǒng)建設(shè)，為了更好的合理的完成，我們對該項(xiàng)目每個需求進(jìn)行了梳理，確定了每個需求應(yīng)提交的成果以及相應(yīng)的工作。

　　(3)制定驗(yàn)收的流程和規(guī)范。對于每個提交的成果，首先項(xiàng)目小組進(jìn)行初審;然后請相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、專家進(jìn)行終審;前面兩步都審核通過了，，會將這個提交成果部署在一臺測試機(jī)進(jìn)行為期3天的測試，在測試機(jī)測試沒有問題了，再部署在正式機(jī)中上線運(yùn)行。

　　(4)制定變更機(jī)制。在系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中，需求變更時不可避免的，如何以可控的方式管理需求，對于控制項(xiàng)目范圍有重要的意義。

　　為此我們建立相應(yīng)的需求跟蹤流程和機(jī)制。我們將獲取的需求都建立在一個需求跟蹤表中，通過這張表我們可以記錄所有需求從提出到實(shí)現(xiàn)中間各個環(huán)節(jié)的全過程。從這張表我們可以知道，需求提出者、時間、需求收集者以及審核者;如果需求又變更，該表則會記錄變更的時間、原因、提出變更申請者和審核者等信息。

　　4.2　項(xiàng)目范圍定義

　　要想獲得準(zhǔn)確的范圍定義，分清該做的工作和不該做的工。就必須對每個交付成果進(jìn)行詳細(xì)的定義，讓所有項(xiàng)目的參與者對這個定義沒有異議。例如：我們該項(xiàng)目中說的公文到底是指什么?我認(rèn)真分析給出了精確定義：只有在本系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)中通過本辦公自動系統(tǒng)產(chǎn)生的電子公務(wù)才是我們項(xiàng)目說的公文。非本系統(tǒng)、非本系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)、非本系統(tǒng)辦公自動化系統(tǒng)的公文都不在這個定義范圍內(nèi)，所有該交付的成果都有了明確的定義，范圍定義也及相應(yīng)清楚了，所做的工作也更加明確。

　　4.3　范圍確認(rèn)

　　通過前面的工作，對目工作范圍的邊界已經(jīng)確定了。為了確保該項(xiàng)目不遺漏任何細(xì)節(jié)，將所有的需求提出者都召集在一起開了一個需求確認(rèn)會。我對每個需求都逐一確認(rèn)，讓需求提出者和開發(fā)公司的工程師都在需求確認(rèn)書上簽字。

　　4.4　范圍變更控制

　　我們嚴(yán)格按照制定的變更機(jī)制來對所有變更進(jìn)行有效控制。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目范圍控制其實(shí)是件很困難的事情，因?yàn)橛绊懛秶�的因素很多，如何控制合理的變更，拒絕不合理的變更，主要采取以下幾項(xiàng)措施。

　　(1)對于一個變更的申請，首先我們分析該申請是因?yàn)槭裁刺岢鰜恚�是否有利于�?xiàng)目的進(jìn)展，如果不利于項(xiàng)目的進(jìn)展的，我們堅(jiān)決拒絕。

　　(2)有些變更申請可能并不會影響項(xiàng)目的進(jìn)展，但是超出了我之前所定義的項(xiàng)目范圍，已經(jīng)不部署本次項(xiàng)目工作了，我們也堅(jiān)決拒絕。

　　(3)如果一旦出現(xiàn)由于變更導(dǎo)致范圍出現(xiàn)了變化，造成了時間、成本的不可控，就應(yīng)該立即暫停該變更工作。

　　5　總結(jié)

　　辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)是電子政務(wù)建設(shè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作。我局通過科學(xué)的需求管理、范圍管理成功建設(shè)了本局的辦公自動化系統(tǒng)，為推動我局電子政務(wù)化又邁上一個新臺階。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　(收稿日期：2014-11-25)