電算化會計信息系統(tǒng)的管理應(yīng)用問題
發(fā)布時間:2014-07-27 10:01
一、硬件管理方面
計算機(jī)是由硬件和軟件共同組成的,硬件是電算化會計信息系統(tǒng)的物質(zhì)基礎(chǔ),硬件出現(xiàn)故障,會導(dǎo)致系統(tǒng)中斷工作,軟件出現(xiàn)故障,會導(dǎo)致系統(tǒng)紊亂,所以各單位必須嚴(yán)格計算機(jī)管理。
(一)建立健全機(jī)房管理制度
建立健全機(jī)房管理制度,保證計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的安全。機(jī)房內(nèi)必須嚴(yán)禁煙火,必須安裝消防和報警設(shè)備;嚴(yán)禁超載用電,以防短路引發(fā)火災(zāi);保證電壓穩(wěn)定,避免計算機(jī)在工作中突然斷電,或由于電壓不穩(wěn)造成電算化會計系統(tǒng)運(yùn)行停止,從而造成會計數(shù)據(jù)丟失;保持機(jī)房及計算機(jī)設(shè)備衛(wèi)生清潔,采取必要的防塵措施,以防設(shè)備被磨損或損壞;監(jiān)測機(jī)房內(nèi)的溫度及濕度,避免溫度及濕度過高或過低,導(dǎo)致電算化會計信息系統(tǒng)的非正常運(yùn)行。此外,筆耕文化傳播,還應(yīng)采取一定的安全措施,防止計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備被人為破壞或被盜等,以保證整個會計電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行,完成會計核算任務(wù)。
(二)建立計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的定期檢查制度
建立硬件設(shè)備的保養(yǎng)、維護(hù)制度,做好硬件設(shè)備的使用、故障、維護(hù)的記錄及報告,發(fā)現(xiàn)問題及時解決;定期組織硬件管理人員及計算機(jī)操作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的設(shè)備維護(hù)知識,經(jīng)常利用設(shè)備的自檢功能檢查計算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備的性能及運(yùn)行狀況,以防設(shè)備突然發(fā)生故障而中斷電算化會計系統(tǒng)的運(yùn)行。各單位不但要建立健全硬件管理制度,還應(yīng)通過崗位責(zé)任制、獎懲制度等,激勵和監(jiān)督該制度的有效實施與執(zhí)行,以便及時排除不安全的因素,為計算機(jī)信息系統(tǒng)的運(yùn)行創(chuàng)造良好的運(yùn)行環(huán)境。
二、軟件管理方面
會計應(yīng)用軟件是電算化會計信息系統(tǒng)的核心,整個電算化會計信息系統(tǒng)是在會計軟件支持和控制下進(jìn)行會計工作的,軟件的安全程度決定了會計信息的風(fēng)險程度。因此,必須加強(qiáng)會計軟件的管理,以確保會計軟件能安全、有效、正常地支持電算化會計信息系統(tǒng)的運(yùn)行。
(一)慎重選擇會計軟件
慎重選擇會計軟件,保證會計核算工作合法、安全、正常地進(jìn)行。隨著會計電算化的不斷發(fā)展,選擇商品化專業(yè)通用軟件成為會計電算化發(fā)展的趨勢。在選擇會計應(yīng)用軟件時,應(yīng)該選擇已經(jīng)通過財政部門測評的會計軟件。財政部門對這類軟件進(jìn)行了較全面的功能測試,能夠保證會計核算工作的合法性、準(zhǔn)確性,以及會計信息的真實性、有效性,并且這類軟件的開發(fā)公司具備較強(qiáng)大的技術(shù)支持,技術(shù)培訓(xùn)、軟件維護(hù)、版本更新等售后服務(wù)較健全,保證會計軟件具有實用性。
。ǘ┙∪珪嬒到y(tǒng)軟件的維護(hù)制度,防范會計風(fēng)險
為保證電算化會計信息系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行,應(yīng)建立健全會計軟件維護(hù)的申請、審批、監(jiān)督、驗收制度。維護(hù)申請經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)審批后,方可在有關(guān)人員的監(jiān)督下進(jìn)行軟件維護(hù),并要做好維護(hù)記錄,維護(hù)完畢必須經(jīng)過會計部門測試方可驗收,并提交驗收報告;維護(hù)申請、維護(hù)記錄、驗收報告須存檔保管,避免會計軟件被非法修改、刪除。另外,電算化會計信息系統(tǒng)的操作管理人員在對日常的軟件使用過程中發(fā)現(xiàn)的問題需要及時解決,或及時聯(lián)系軟件公司的專職維護(hù)人員,盡早排除系統(tǒng)故障,保證會計工作的正常進(jìn)行。
。ㄈ┙⑹跈(quán)操作制度,實行崗位專人專職制度,避免越權(quán)操作
為防止無關(guān)人員非法進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行非法拷貝、刪除、修改、破壞程序,造成會計數(shù)據(jù)丟失、混亂、泄密,引發(fā)會計信息風(fēng)險,會計電算化系統(tǒng)的操作人員必須要嚴(yán)格保守口令密碼,并且要定期更換;操作人員操作完畢必須執(zhí)行相應(yīng)命令,完全退出系統(tǒng),并做好上機(jī)記錄。
。(四)加強(qiáng)技術(shù)和管理控制措施,防止計算機(jī)病毒侵入電算化會計信息系統(tǒng)
計算機(jī)病毒是我國電算化會計系統(tǒng)所面臨的急需解決的一個重要問題,它可以對系統(tǒng)造成破壞和干擾,導(dǎo)致會計信的丟失和被破壞。當(dāng)前有效的反病毒措施包括技術(shù)措施,如安裝防病毒卡或防病毒軟件,以及一定的管理措施,如制定磁盤拷貝權(quán)限制度,防止未經(jīng)檢測的磁盤介入系統(tǒng)。同時,禁止用財務(wù)專用的計算機(jī)上網(wǎng)或玩游戲,以防止病毒傳人系統(tǒng),威脅系統(tǒng)的安全運(yùn)行。
三、操作方面的管理
企業(yè)在計算機(jī)替代手工記賬后,應(yīng)制定嚴(yán)格控制措施,為電算化會計信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行創(chuàng)造良好的環(huán)境。
企業(yè)應(yīng)根據(jù)工作及人員情況,設(shè)專職或兼職人員負(fù)責(zé)會計電算化工作,定崗定員,保持相對穩(wěn)定。企業(yè)必須對操作人員的上機(jī)、密碼和使用權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格管理,建立相應(yīng)的操作管理制度。與會計業(yè)務(wù)無關(guān)人員,沒有經(jīng)過上機(jī)培訓(xùn)人員不得作為操作人員。操作人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)范使用計算機(jī)和財會軟件,發(fā)現(xiàn)問題及時上報,不得自行修改操作人員的密碼,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格保密,更換操作人員或密碼泄密后,必須及時更改密碼。
四、會計檔案方面的管理
電算化會計信息系統(tǒng)的檔案主要是指打印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存貯會計數(shù)據(jù)和程序的軟盤及其它存貯介質(zhì),系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔及其它會計資料。傳統(tǒng)的會計檔案僅指保存在紙介質(zhì)上的會計賬表憑證,隨著會計檔案存儲方式的改變,相應(yīng)的會計檔案管理制度也應(yīng)隨之改變。良好的會計檔案管理是在會計電算化后會計工作連續(xù)進(jìn)行的保障,是電算化會計信息系統(tǒng)維護(hù)的保證,是保證系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)信息安全、完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會計信息得以充分利用和為管理服務(wù)的保證。
在電算化會計中,根據(jù)原始憑證直接在計算機(jī)上編制記賬憑證,再由計算機(jī)打印輸出在這種情況下,記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章、復(fù)核的管理人員簽名或蓋章、會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章,打印輸出的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證。根據(jù)《會計人員工作規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定,計算機(jī)替代手工記賬后,企業(yè)會計賬簿、會計報表均由計算機(jī)打印輸出,并以書面形式保存,其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定辦理。
存有會計信息的磁性介質(zhì)及其它介質(zhì),在未打印成書面形式之前,應(yīng)妥善保管井留有副本,要認(rèn)真定期檢查,做好防磁、防火、防潮、防塵工作。一般說來,為方便于利用計算機(jī)進(jìn)行查詢及在電算化會計信息系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進(jìn)行恢復(fù),這些介質(zhì)都視同會計資料或檔案進(jìn)行保存,直至其中的會計信息完全過時為止。會計檔案的保管實行權(quán)限分離制度,系統(tǒng)操作人員和程序開發(fā)人員不能兼任會計檔案保管工作,查閱會計檔案應(yīng)辦理審批登記手續(xù)。
本文編號:7201
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