人事檔案是組織人事部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，是反映個人成長歷史的憑證和人力資源管理與開發(fā)的基礎。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用。人事檔案管理是人事工作的重要組成部分，是用人單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和選拔人才的重要依據(jù)，重視和研究人事檔案的管理模式，對于人才培養(yǎng)的質量與效率有著十分重要的意義。近幾年來, 由于一些單位忽視人事檔案在人事管理工作中的重要作用, 使得這項工作出現(xiàn)了一些不容忽視的問題。
　　一、人事檔案管理存在的問題及原因
　　1.檔案意識日益淡化，“無用論”、“退化論”嚴重
　　近年來,我國外商獨資企業(yè)、中外合資企業(yè)、民營企業(yè)、私營企業(yè)等非公有制企業(yè)比例不斷加大,這些企業(yè)在錄用工作人員時對人員的檔案要求并不高,更看重的是學歷和能力。只憑“一張身份證”、“一本畢業(yè)證”和“一張簡歷”即可錄用,對員工以往的工作狀況、人事關系、誠信和犯罪記錄等“既往不咎”，檔案制度“無用論”普遍。
　　隨著人事制度改革的深化,工作崗位與人事檔案之間的依附關系逐漸減弱,檔案當事人認為檔案對求職謀生所起的作用已不具決定性,更多的作用轉變?yōu)樘峁┫嚓P的人事服務,如出國政審、婚育證明、職稱評定、辦理社會保險等,因而大多數(shù)人認為檔案的作用在弱化,是可以隨便丟棄的“身外之物”。加之大多數(shù)人現(xiàn)在都就職于外企、民企、私企等非國有企業(yè),所在單位對檔案不夠重視使許多就業(yè)者對人事檔案作用產生誤解,檔案“無用論”在這些人員中流傳,認為它裝載的只是過去,而外企、私營企業(yè)提職和加薪看重的是現(xiàn)在,有沒有職稱、年底考核等無所謂,對員工的約定主要靠勞動合同,不是檔案,在這些企業(yè)謀職只需帶上畢業(yè)證及相關證書足矣，檔案作用“退化論”嚴重。
　　2.檔案管理權責不夠明確規(guī)范
　　從現(xiàn)有的檔案管理相關規(guī)定看,檔案管理存在嚴重的權責不清問題�！陡刹繖n案工作條例》第六條規(guī)定“干部檔案管理實行集中統(tǒng)一和分級負責的管理體制�？h以上(含縣)機關、單位的干部檔案要按照干部管理權限集中統(tǒng)一管理;縣以下機關、單位的干部檔案實行由縣委組織部集中管理,或由縣委組織部、縣人事局等單位相對集中管理。不具備保管條件或檔案很少的單位,其干部檔案由上一級單位管理”�！镀髽I(yè)職工檔案管理工作規(guī)定》第五條規(guī)定“職工檔案由所在企業(yè)的勞動(組織人事)職能機構管理。實行檔案綜合管理的企業(yè)單位,檔案綜合管理部門應設專人管理職工檔案”。根據(jù)中組部和人事部1996年發(fā)118號文件《關于印本文由論文聯(lián)盟收集整理發(fā)〈流動人員人事檔案管理暫行規(guī)定〉的通知》,按照“集中管理,歸口統(tǒng)一”的原則,流動人員人事檔案的管理機構為縣以上(含縣)黨委組織部門和政府人事部門所屬的人才流動服務機構,其他任何單位和個人不得擅自管理”。以上三個文件雖然規(guī)定明確,但對所謂“干部”、“企業(yè)職工”、“流動人員”并無明確的界定,造成人事檔案的多頭管理,檔案存放混亂,最終導致部分檔案的流失,也造成了嚴重的“棄檔”現(xiàn)象。
　　3.檔案管理的基礎設施和人員素質不適應檔案發(fā)展
　　檔案管理是一項政策性、規(guī)范性很強的工作，需要從業(yè)人員具有較高的政治素質和業(yè)務能力，但是由于人員編制不足，人事檔案管理者大多數(shù)是兼職，屬于非專業(yè)人員管理，并且人員變動較頻繁，管理水平不高，管理手段落后，對檔案工作精力投入不足，因此嚴重影響了檔案管理水平。而且大多數(shù)的檔案管理人員沒有經(jīng)過組織專業(yè)知識培訓，業(yè)務不熟，對檔案的重要性、管理檔案的要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務不太了解，難以適應人事檔案管理工作。
　　二、加強人事檔案管理工作的主要對策
　　1.強化檔案意識
　　盡管隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和人員的流動,檔案有被弱化的趨勢,但弱化的只是檔案的形式,即“袋裝檔案”,而強化的應該是檔案的資源意識和信息意識,檔案并非身外之物,“人檔分離”并不意味著檔案無用。如應屆畢業(yè)生將要面對的轉正定級、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及開具出國、考研等有關證明,都會用到檔案。據(jù)調查,檔案對于普通打工者來說可能用處不大,因為一般非公有制公司或企業(yè)注重的是一個人的能力,而不是他的歷史。但是對于大部分有較高學歷的人來說,檔案就很重要,因為這些人所要求的工作往往會涉及到一個單位的業(yè)務深層和管理高層,他們的舉措和業(yè)績會對該單位造成一定的影響。因此在招聘時,大部分企業(yè)或公司對于這類高職人員都要求出示檔案,以期更清楚、更全面地了解一個人的整體情況,以免造成日后的損失。人事檔案在人的一生中隨時都可能一顯它的“威力”,即使它成為“死檔”,有朝一日也會因為對它的需要而讓它“復活”。
　　2.規(guī)范檔案管理工作
　　檔案作為記錄個人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風等內容的文件材料,發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用。按照有關規(guī)定,在各級組織、人事部門保存人事關系及檔案的人員,將保障其合法權益和應有的社會、政治待遇,如保留原有身份、工齡連續(xù)計算、轉正定級、職稱評定、出國(境)政審、黨團關系管理、代辦社會保險、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動干部違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機構,甚至于揣在自己身上,各級組織人事部門將不承認其原有身份,必然損害其自身利益,使其應享受的上述待遇得不到應有保障。目前一些單位和個人違反規(guī)定,滯留、接收、保管具有干部身份人員的人事檔案,造成原所有制身份不能保留、檔案工資不能調整、工齡無法計算、不能參加社會保險以及其他應受到保障的個人權益受到損害,甚至雙方發(fā)生人事爭議時也無法進行仲裁。可見,人事檔案的作用仍不可取代,如果沒有檔案,一些權益就無從得到保障。
　　3.改善檔案管理條件
　　按照人事檔案管理規(guī)定標準，配置專用的檔案室、閱檔室、微機室等基礎設施，定期對檔案室的防火、防潮、防蛀的設施和安全措施進行檢查。根據(jù)單位資金實力，合理配置計算機、掃描儀、攝像機等現(xiàn)代化辦公設備，引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，實行人事檔案的計算機信息化管理，實現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，將檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來，這樣既能減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命，又能減輕檔案人員的勞動強度，提高工作質量和工作效率，促進人事檔案工作標準化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為領導決策提供及時，準確、詳盡的人員信息，真正做到人盡其才，才盡其用。
　　4.提高檔案管理人員素質
　　加強對管理人員政治素質和業(yè)務素質的教育培訓，提高管理人員的政策水平和專業(yè)技術能力，培養(yǎng)具有創(chuàng)造和協(xié)作能力的復合型人才。要不斷提高管理人員的綜合素質，系統(tǒng)地組織他們學習黨和政府制定的有關人事工作的政策、法規(guī)，以適應新時期對人事檔案管理的新要求；同時教育他們要堅持原則、嚴守紀律、保守秘密、甘于奉獻的工作作風。引入競爭機制，通過擇優(yōu)錄用，競聘上崗，把真正優(yōu)秀的檔案從業(yè)人員選拔到檔案管理崗位上來。增強責任心，提高積極性，及時收集各種材料，細致鑒別、認真整理，對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回，確保材料齊全、手續(xù)完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性。
　　總之，隨著人事制度的深化改革，人事檔案管理工作將發(fā)揮著越來越重要的作用，認真研究人事檔案工作中存在的問題，并采取合理有效的措施，改進檔案管理工作，將為用人單位的改革發(fā)展起到積極的推動作用。