CSA方法運(yùn)用及應(yīng)注意的問題
一、CSA方法及其選擇
西方國家在實(shí)踐中已經(jīng)發(fā)展了多至20余種的CSA方法,但從其基本形式來看,主要有三種,即:引導(dǎo)會(huì)議法、問卷調(diào)查法和管理結(jié)果分析法。
引導(dǎo)會(huì)議法是指把管理當(dāng)局和員工召集起來就特定的問題或過程進(jìn)行面談和討論的一種方法。它從代表一個(gè)組織多種層次的工作組(work teams ofworkshop)中收集有關(guān)內(nèi)部控制的信息。CSA引導(dǎo)會(huì)議法又有四種主要形式:以控制為基礎(chǔ)的、以程序?yàn)榛A(chǔ)的、以風(fēng)險(xiǎn)為基礎(chǔ)的和以目標(biāo)為基礎(chǔ)的。(1)控制基礎(chǔ)形式主要關(guān)注已有的控制的實(shí)際執(zhí)行情況,也可能包括在工作組之外的內(nèi)控設(shè)計(jì)決策。在這種形式下,CSA引導(dǎo)者可以結(jié)合高層管理當(dāng)局的主要意圖確定目標(biāo)和控制技術(shù),并對(duì)控制的執(zhí)行情況與管理當(dāng)局關(guān)于內(nèi)控執(zhí)行方面的意圖之間存在的差距進(jìn)行分析。而且,這種形式在檢查軟控制如管理當(dāng)局的誠實(shí)性等方面是比較有效的。(2)程序基礎(chǔ)形式是對(duì)所選程序的業(yè)務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行檢查,這種工作組的意圖是評(píng)價(jià)、更新所選取程序或使所選程序呈流水線性。除確定評(píng)價(jià)目標(biāo)之外,CSA引導(dǎo)者還要在引導(dǎo)會(huì)議之前確定最能實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵經(jīng)營目標(biāo)的程序。程序基礎(chǔ)形式可能比控制基礎(chǔ)形式具有更寬的分析范圍,而且可以被有效地用來與質(zhì)量行動(dòng)小組的倡議聯(lián)合行動(dòng)。(3)風(fēng)險(xiǎn)基礎(chǔ)形式注重甄別與管理風(fēng)險(xiǎn)。這種形式檢查控制活動(dòng)以確保其控制關(guān)鍵的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。這種形式更易于甄別主要剩余風(fēng)險(xiǎn)以便采取糾正行動(dòng),而且,與其他方法相比較,這種形式可能帶來更全球化的自我評(píng)價(jià)。(4)目標(biāo)基礎(chǔ)形式關(guān)注實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的最好方法。目標(biāo)可能由引導(dǎo)者確定,也可能不由引導(dǎo)者確定,重要的是要從工作組那邊獲得重要的輸入信號(hào)。工作組的目的是弄清最好的控制方法是否已被選用,這種方法是否有效運(yùn)行,以及所產(chǎn)生的剩余風(fēng)險(xiǎn)是否在可接受的水平之下。
問卷調(diào)查方法利用問卷工具使得受訪者只要做出簡(jiǎn)單的“是/否”或“有/無”的反應(yīng),控制程序的執(zhí)行者則利用調(diào)查結(jié)果來評(píng)價(jià)他們的內(nèi)部控制系統(tǒng)。
管理結(jié)果分析法是指除上述兩種方法之外的任何CSA方法。通過這種方法,管理當(dāng)局布置工作人員學(xué)習(xí)經(jīng)營過程。CSA引導(dǎo)者(可以是一個(gè)內(nèi)審人員)把員工的學(xué)習(xí)結(jié)果與他們從其他方面如其他經(jīng)理和關(guān)鍵人員收集到的信息加以綜合。通過綜合分析這些材料,CSA引導(dǎo)者提出一種分析方法,使得控制程序執(zhí)行者能在他們?yōu)镃SA做出努力時(shí)利用這種分析方法。
以上三種CSA方法各有其適用情況,目前西方用得比較多的是引導(dǎo)會(huì)議法。在該方法下,引導(dǎo)人員(facilitator)應(yīng)受到一般的引導(dǎo)技巧和內(nèi)部控制系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面的培訓(xùn),具有高素質(zhì)的軟性能力,以便引導(dǎo)參與人員研討、分析,并寫出評(píng)估報(bào)告,提出改進(jìn)措施。引導(dǎo)人員還應(yīng)對(duì)企業(yè)外部的機(jī)遇與風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,以決定采取最為恰當(dāng)形式的引導(dǎo)會(huì)議或結(jié)合使用多種形式。然而,引導(dǎo)會(huì)議法的效果在一定程度上取決于企業(yè)的組織文化是否支持和鼓勵(lì)員工的誠實(shí)反應(yīng)。
二、在我國運(yùn)用CSA應(yīng)注意的幾個(gè)問題
在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)生活中,控制結(jié)構(gòu)的非正式性和靈活性已經(jīng)越來越高,這就要求大部分組織采取更強(qiáng)有力的控制監(jiān)控技術(shù)。CSA作為一種有助于管理當(dāng)局和內(nèi)部審計(jì)人員判斷內(nèi)部控制質(zhì)量的方法,也許是一種能達(dá)到這種目標(biāo)的工具。在我國,公司內(nèi)部控制不如人意已是不爭(zhēng)的的事實(shí),紅光、瓊民源、鄭百文、深華源、銀廣廈等業(yè)已暴露的上市公司違規(guī)事件幾乎都與內(nèi)部控制特別是控制環(huán)境弱有著千絲萬縷的聯(lián)系。所以,現(xiàn)階段我國企業(yè)界在建立公司治理、強(qiáng)化內(nèi)部控制建設(shè)中,應(yīng)當(dāng)適時(shí)引進(jìn)CSA方法,既加強(qiáng)對(duì)軟控制的評(píng)價(jià),也不斷促進(jìn)控制環(huán)境的提升。然而,在具體實(shí)施時(shí),應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面的問題:
1.評(píng)估組織文化,適當(dāng)選擇CSA方法。作為一種相對(duì)比較新的發(fā)展中的方法,CSA的成功與員工的有效參與直接相關(guān)。他們的反應(yīng)和接受能力在很大程度上是一個(gè)企業(yè)組織文化的函數(shù),組織文化反映了管理當(dāng)局對(duì)CSA指導(dǎo)原則的態(tài)度。在一個(gè)結(jié)構(gòu)化的環(huán)境(structured environment)中,CSA過程才能得到充分徹底的支持并得到不斷的重復(fù)以求不斷改進(jìn)。CSA執(zhí)行者應(yīng)基于對(duì)組織文化的分析結(jié)果來選擇CSA方法和形式。在公司文化不支持一種參與式CSA方法的情況下,問卷調(diào)查和內(nèi)部控制分析會(huì)有助于提升控制環(huán)境。另外,在選擇實(shí)施CSA時(shí),執(zhí)行者還應(yīng)當(dāng)就以下問題進(jìn)行決策:(1)要在組織的哪一分部實(shí)行CSA;(2)需要考慮哪些職能或目標(biāo);(3)評(píng)價(jià)過程具體應(yīng)包含哪個(gè)層次(車間、分區(qū)、分部等等)。
2.發(fā)揮內(nèi)審人員作用,形成內(nèi)控評(píng)價(jià)合力。關(guān)于內(nèi)審人員在CSA中的作用問題,有兩種不同的看法。有些CSA參與者認(rèn)為,CSA應(yīng)包含內(nèi)部審計(jì),視內(nèi)部審計(jì)為CSA的恰當(dāng)驅(qū)動(dòng)者;還有一些CSA參與者則認(rèn)為,CSA只能由經(jīng)營管理當(dāng)局或工作小組來有效執(zhí)行。我們認(rèn)為,在我國現(xiàn)階段,為了確保各相關(guān)集團(tuán)的利益得到保護(hù),不論CSA過程是由內(nèi)部審計(jì)還是經(jīng)營管理當(dāng)局來驅(qū)動(dòng),筆耕論文,內(nèi)審人員都應(yīng)持續(xù)監(jiān)控并參與CSA,使內(nèi)、外部審計(jì)和CSA在內(nèi)控評(píng)價(jià)方面形成如下圖所示的合力。
3.借鑒西方經(jīng)驗(yàn),避免有關(guān)陷阱。盡管CSA在西方已經(jīng)廣受歡迎,然而,在實(shí)踐中,人們同樣積累了很多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。安達(dá)信公司的研究人員R.P.Tritter和D.S.Zittnan總結(jié)出CSA的五大陷阱,它們是:CSA引導(dǎo)人員選擇失當(dāng);策劃過程過于簡(jiǎn)單化;在發(fā)動(dòng)CSA的過程當(dāng)中好大喜功;缺乏管理人員的支持;限定CSA的實(shí)施范圍從而使其潛力受限。
為了避免這些陷阱,我們應(yīng)當(dāng)注意以下幾個(gè)方面:(1)選擇恰當(dāng)?shù)娜藛T來充當(dāng)CSA的引導(dǎo)者,這是關(guān)鍵的一步。對(duì)于這樣的人來說,光有拔尖的審計(jì)能力和良好的一對(duì)一訪談技巧是不夠的,他還應(yīng)當(dāng)樂于與別人合作,善于言談,并且善于擔(dān)任一個(gè)良好的聽眾;他應(yīng)當(dāng)是充當(dāng)一個(gè)“教練”而不是“警察”。(2)成功的CSA不是簡(jiǎn)單地把大家召集起來討論問題,而是要求大量的策劃、組織、宣傳、總結(jié)以及其他一些后續(xù)工作;因此,CSA引導(dǎo)者需要做大量的前期工作,并應(yīng)當(dāng)事先在工作組中進(jìn)行“推銷”。(3)不要在一開始就希望實(shí)施一個(gè)大而復(fù)雜的CSA計(jì)劃,一步到位的奢望是不現(xiàn)實(shí)的,它只會(huì)徒增CSA初始結(jié)果不滿意的風(fēng)險(xiǎn);只有腳踏實(shí)地,一步一步做起,才會(huì)在逐步學(xué)習(xí)與積累中不斷拓展事業(yè)。(4)為了成功實(shí)施CSA,引導(dǎo)人員不僅要極力說服高級(jí)管理層的支持,而且要獲得中層和低層管理人員甚至一般員工的支持,因?yàn)樗麄冏钍煜で闆r,在CSA中扮演著關(guān)鍵角色。所以,引導(dǎo)人員的策劃與“推銷”工作顯得尤為重要。(5)CSA引導(dǎo)者不應(yīng)受到歷史上只關(guān)注硬控制的慣性影響,而應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮其潛能,注重對(duì)軟控制的評(píng)價(jià),使有關(guān)人員廣泛識(shí)別組織的優(yōu)勢(shì)與劣勢(shì),從而有效實(shí)施內(nèi)部控制以不斷改進(jìn)和提高經(jīng)營的效率。
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