摘　要：

摘　要：作為提高科研院所管理水平的重要途徑，科研管理信息化越來越受到關(guān)注。文章以某中醫(yī)藥綜合性科研院所為例，從單位構(gòu)成、承擔(dān)課題情況、科技項目過程管理等方面分析了綜合性科研院所科研管理的特點，提出了綜合性科研院所具備“多個獨立法人單位組成、涉及多個學(xué)科專業(yè)、覆蓋了絕大多數(shù)科研類型項目”特征。在此基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前科研管理現(xiàn)狀，進(jìn)一步明確了綜合性科研院所科研管理信息系統(tǒng)要以“實現(xiàn)全方位、全流程科研管理，全面、實時、準(zhǔn)確、完整地提供全院科研信息”為建設(shè)目標(biāo)，對8類不同權(quán)限的用戶和7個功能模塊進(jìn)行了需求分析，同時提出了易用性和個性化的非功能性需求。本文為綜合性科研院所科研管理系統(tǒng)的建立提供了理論依據(jù)和實踐參考。 　　

關(guān)鍵詞：

關(guān)鍵詞：綜合性科研院所　科研管理　信息化　管理信息系統(tǒng)　需求分析

科學(xué)研究是衡量科研院所發(fā)展水平的關(guān)鍵所在。科研管理工作，也越來越受到重視。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息化的發(fā)展，科研院所也開始把信息化建設(shè)作為重要內(nèi)容，科研管理信息系統(tǒng)成為了信息化建設(shè)的重中之重。目前，相關(guān)技術(shù)已經(jīng)非常成熟，但從科研管理信息系統(tǒng)的實際運(yùn)用情況來看，能夠在科研管理實踐中取得較好效果的并不多見。根本原因有二：一是不了解綜合性科研院所科研管理特點，簡單套用高等院校的信息系統(tǒng)架構(gòu);二是用戶需求分析不到位，走形式現(xiàn)象廣泛存在。因此，深入做好前期需求分析、全面了解綜合性科研院所管理特點是科研管理信息系統(tǒng)開發(fā)的前提和保證。

　　1　綜合性科研院所特點

　　1.1　從單位組成分析

　　綜合性科研院所一般由多個二級院所構(gòu)成，例如中國鐵道科學(xué)研究院有17個下設(shè)單位[1]，中國水利水電科學(xué)研究院有12個非營利研究所[2]，中國中醫(yī)科學(xué)院下設(shè)13個研究所[3]。綜合性科研院所的二級單位大多也是獨立法人單位，自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧，有較強(qiáng)的獨立性。為了提高管理效率和水平，科研業(yè)務(wù)比較多的二級單位往往也有獨立的科研管理系統(tǒng)，并且根據(jù)科研業(yè)務(wù)類別不同，管理的內(nèi)容和精細(xì)化程度也不盡相同。另外，隨著綜合性科研院所不斷擴(kuò)展，管理工作也日趨復(fù)雜，為了便于管理，將部分權(quán)限由院科研處下放到二級院所科研處[4]。因此綜合性科研院所開發(fā)科研管理系統(tǒng)時，應(yīng)充分考慮“一院多所，各所相對獨立，科研業(yè)務(wù)繁多”的特征，要兼顧各二級院所需求，全院共性管理需求要深入開發(fā)，各二級院所的個性化需求預(yù)留好接口，便于二級院所進(jìn)行二次開發(fā)。

　　1.2　從承擔(dān)課題情況分析

　　多學(xué)科、多專業(yè)是綜合性科研院所重要特征。中國中醫(yī)科學(xué)院涵蓋了中醫(yī)學(xué)、中藥學(xué)、中西醫(yī)結(jié)合三個一級學(xué)科，部分學(xué)科與信息學(xué)、電子學(xué)等形成了新的交叉學(xué)科。承擔(dān)的課題基本涵蓋了我國主體科技項目，如科技支撐(攻關(guān))計劃、國家高技術(shù)研究發(fā)展計劃(863計劃)、國家重點基礎(chǔ)研究發(fā)展計劃(973計劃)、國際合作專項，國家自然科學(xué)基金等。近幾年，工業(yè)和信息化部、發(fā)改委等部門項目也屢有斬獲。以上課題的管理制度和流程各有不同。因此，在科研管理信息系統(tǒng)設(shè)計時，應(yīng)充分考慮所承擔(dān)課題的多樣性，根據(jù)各類課題結(jié)合各單位實際情況設(shè)計相應(yīng)流程，切不可簡單照搬其他單位的解決方案。

　　1.3　從管理過程分析

　　對于綜合性科研院所來說，，從項目孕育、招標(biāo)立項、過程管理、結(jié)題驗收均在管理范圍。例如，對于院級科研課題，院科研管理部門要進(jìn)行包括指南制定、招標(biāo)立項、過程管理、結(jié)題驗收在內(nèi)的全流程管理。對于國家級課題如科技支撐計劃，院科研管理部門主要進(jìn)行項目申報、過程管理;有的科研管理部門將工作重心擴(kuò)展，在前期組織科技項目指南建議，在項目結(jié)題前組織預(yù)驗收。因此，在科研管理系統(tǒng)設(shè)計時應(yīng)全面統(tǒng)籌考慮各類項目不同階段特點，建立全流程管理模式，實現(xiàn)科技項目全周期管理。

　　1.4　從數(shù)據(jù)管理要求分析

　　從科研管理部門角度，需要技術(shù)方面信息，如項目執(zhí)行情況、進(jìn)度進(jìn)展、年度考核以及各類科技報表等。從財務(wù)管理部門角度，需要課題經(jīng)費審批與審核、經(jīng)費執(zhí)行情況定期匯總等。從教育管理部門角度，需要定期了解項目人才培養(yǎng)狀況。從人事管理部門角度，需要各科研人員工作量等信息，進(jìn)行績效獎金發(fā)放，職稱晉升、優(yōu)秀人才推薦等。因此，在需求分析時，一方面要廣泛聽取各相關(guān)部門的要求;另一方面，要對各類需求進(jìn)行分類匯總、優(yōu)先性排序，先解決共性需求，各部門個性化需求可在二期開發(fā)實現(xiàn)。切不“畢其功于一役”，貪大求全的后果往往是拖延進(jìn)度，甚至導(dǎo)致項目開發(fā)失敗。

　　2　科研管理現(xiàn)狀

　　在信息化推動下，科技管理信息化理念已經(jīng)深入人心，經(jīng)過不斷努力，各綜合性科研院所基本建立了辦公信息管理系統(tǒng)，為科研管理信息化奠定了基礎(chǔ)。同時也存在不足，功能性需求方面，尚未與OA系統(tǒng)融合，信息孤島較多，重復(fù)錄入、多點登錄問題未能徹底解決[5]，安全漏洞大量存在[6]，缺少工作流程管理。非功能性需求方面界面不友好，缺少幫助和提示等。

　　3　科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)的目標(biāo)與分析

　　以實現(xiàn)全方位、全流程科研管理[7]，全面、實時、準(zhǔn)確、完整地提供全院科研信息為目標(biāo)，通過建立科研管理信息化系統(tǒng)，有利于院領(lǐng)導(dǎo)通過科研管理系統(tǒng)中最實時、最直觀的科研動態(tài)分析來提高科研管理決策效率，有利于科研管理管理人員及時掌握科研信息，有利于一線科研人員建立個人科研資料庫，提高科研水平;有利于兄弟處室(財務(wù)、人事、教育等)獲取相關(guān)信息[8]，有利于提高工作效率、降低管理成本[9]。

　　可行性分析：隨著低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展，綠色概念深入人心，使得采用無紙化的網(wǎng)上科研管理成為了今后大趨所勢。目前，各科研院所都擁有了計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，并建立了OA、財務(wù)管理系統(tǒng)等，這些為科研管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應(yīng)用奠定了良好的基礎(chǔ)[10]。

　　安全性分析：科研信息系統(tǒng)涉及到很多重要的數(shù)據(jù)，需要采取安全方式存儲。另外，無論是Microsoft的Windows系列操作系統(tǒng)還是其它的操作系統(tǒng)，系統(tǒng)本身就存在許多安全漏洞[11]。因此，安全性是一個極其重要的問題，必須妥善解決。系統(tǒng)開發(fā)時需要采取相應(yīng)的安全措施來保障本系統(tǒng)的安全。常見的保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫安全性的方法主要有用戶身份認(rèn)證的方法、存取控制的方法、數(shù)據(jù)加密的方法、攻擊檢測的方法[12]。

　　4　權(quán)限

　　為滿足科學(xué)院-各二級院所-研究室多級授權(quán)的需要，實現(xiàn)科研項目逐級歸口管理，我院科研管理系統(tǒng)參照了鐵科院系統(tǒng)“由上而下逐級授權(quán)，由下而上逐級匯總”的多級管理模式[13]。由院科研管理處為所科研管理處開通賬號，授予相應(yīng)權(quán)限;然后由所科研管理處為研究室開通賬號，授予相應(yīng)權(quán)限;最后由研究室為科研人員開通賬號。

　　5　用戶分析

　　科研管理信息系統(tǒng)需求分析應(yīng)注意三個問題，即信息系統(tǒng)的用戶構(gòu)成(誰在使用該系統(tǒng))、信息系統(tǒng)的工作機(jī)理(用戶怎樣使用該系統(tǒng))、信息系統(tǒng)的設(shè)計目的 (用戶在該系統(tǒng)的使用過程中能夠得到什么)[14]。開發(fā)人員應(yīng)該明確院所的組織架構(gòu)和崗位設(shè)置特點，研究各崗位工作特點和流程，通過面對面交流溝通，了解各崗位需求，并開發(fā)解決方案。按照層級，大致可以分為科學(xué)院層面，主要由院領(lǐng)導(dǎo)、院各職能處室，其中各職能處室又包括科研處、教育處、人事處、財務(wù)處等。研究所是科學(xué)院的二級單位，主要包括所領(lǐng)導(dǎo)、所各職能處室、所研究室、科研人員、科研秘書等。此外，還應(yīng)該包括臨時聘用的評審專家等。

　　5.1　院領(lǐng)導(dǎo)

　　總覽全院科研信息，對所主管的業(yè)務(wù)進(jìn)行審批。

　　5.2　院科研處

　　對全院科技項目、成果等進(jìn)行審定、查詢和統(tǒng)計管理，包括項目的立項、年度計劃任務(wù)、在研情況、結(jié)題、成果獎勵、經(jīng)費預(yù)算及支出等信息的管理。根據(jù)分工不同還可以下設(shè)項目管理、成果管理等子賬戶，部分單位還會進(jìn)一步將科技項目分類管理。

　　5.3　醫(yī)院/科研所領(lǐng)導(dǎo)

　　總覽所在醫(yī)院或研究所的科研信息，對所主管的業(yè)務(wù)進(jìn)行審批。

　　5.4　醫(yī)院/科研所科研處

　　對所在醫(yī)院/科研所承擔(dān)的科技項目、成果等進(jìn)行審定、查詢和統(tǒng)計管理，包括項目的立項、年度計劃任務(wù)、經(jīng)費使用、在研情況、結(jié)題及成果獎勵等信息的管理。醫(yī)院/科研所科研處是院科研處職能的延伸，承接了院科研處的部分管理功能，形成了上下游關(guān)系。同時，由于各二級院所職能定位不同，管理內(nèi)容也有所差別。根據(jù)分工不同還可以下設(shè)項目管理、成果管理、實驗室管理等子賬戶,部分單位還會進(jìn)一步將科技項目分類管理，下設(shè)重大項目和普通項目賬戶。。

　　5.5　所研究室/醫(yī)院職能科室

　　對研究所的研究室/醫(yī)院職能科室承擔(dān)的科技項目、成果等進(jìn)行審定、查詢和統(tǒng)計管理，包括項目的立項、年度計劃任務(wù)、經(jīng)費使用、在研情況、結(jié)題及成果獎勵等信息的管理。

　　5.6　科研人員(課題負(fù)責(zé)人)

　　主要完成個人承擔(dān)項目的管理和查詢，建立個人科研項目檔案。包括個人基本信息，科研項目申報、在研、驗收、成果等數(shù)據(jù)內(nèi)容的維護(hù)和查詢。對于課題比較多的科研人員，可以設(shè)置多個課題秘書賬戶，對不同的課題進(jìn)行分類管理。

　　5.7　課題秘書

　　該賬號由課題負(fù)責(zé)人授權(quán)，可以對授權(quán)科研課題的著作、論文、專利和成果等信息進(jìn)行查詢、統(tǒng)計、添加、刪除等操作。

　　5.8　專家