發(fā)布時(shí)間：2014-07-27 09:59

　　一、高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理存在的問題
　　1.對會計(jì)檔案的重視不夠。
　　由于電算會計(jì)發(fā)展時(shí)間不長，許多單位對電算化下的會計(jì)檔案不夠重視，沒有對會計(jì)華下的財(cái)務(wù)檔案設(shè)置專員管理，大多數(shù)是由會計(jì)人員主兼管，其他財(cái)務(wù)人員協(xié)作的模式，這樣使得會計(jì)檔案的裝訂，歸檔都由不同人員完成，如此工作的分散就使得會計(jì)檔案的管理工作達(dá)不到基本的操作規(guī)范，檔案在移交給管理機(jī)構(gòu)時(shí)往往只移交紙質(zhì)檔案紙質(zhì)檔案，磁質(zhì)檔案不移交不能是紙質(zhì)文檔何磁質(zhì)同步歸檔，影響了檔案的整體性，未能達(dá)到電算化檔案管理工作的質(zhì)量和效果。
　　2.電算化會計(jì)檔案管理是一種綜合技術(shù)性強(qiáng)的工作對從事人員要求較高。
　　既需要具掌握一定財(cái)會專業(yè)知識也需要具備較好的計(jì)算機(jī)操作技能的人員。如果計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)技能不熟，就會在管理當(dāng)中因操作錯(cuò)誤破壞數(shù)據(jù)，后果不堪設(shè)想。反之如果沒有較強(qiáng)的財(cái)會專業(yè)技能就不能正確處理會計(jì)資料，進(jìn)行檔案管理。目前，會計(jì)檔案管理主要有會計(jì)人員兼任，他們掌握熟練的財(cái)會專業(yè)知識，但是欠缺計(jì)算機(jī)的日常維護(hù)技能，未能對會計(jì)電算化后的電子文件、程序文件、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等定期備份，未及時(shí)形成磁介質(zhì)的電子檔案。會計(jì)檔案的不完整使得財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性得不到保障，一旦計(jì)算機(jī)及服務(wù)器出現(xiàn)故障，就會造成財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)丟失，給單位帶來無法挽回的經(jīng)濟(jì)損失。
　　3.安全性方面，筆耕文化傳播，電子檔案雖具有儲存容量大，查閱方便快捷，能滿足檔案利用者又快又好地利用所需的資料和數(shù)據(jù)，最大限度地發(fā)揮會計(jì)檔案服務(wù)的功能。但是電子檔存放的磁性介質(zhì)或光盤易被遺失、損壞，因此在安全管理方面，防盜、防火、防潮等是電算化會計(jì)檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。但電子檔案又存在易改動、易刪除和可復(fù)制，加上工作人員對電子數(shù)據(jù)的非法修改可以做到不留痕跡等不穩(wěn)定的因素網(wǎng)絡(luò)化的管理為網(wǎng)絡(luò)社會的黑客、網(wǎng)絡(luò)犯罪分子造成可乘之機(jī)，工作人員缺乏會計(jì)電算化安全基本知識，不遵守單位的數(shù)據(jù)安全規(guī)則，將計(jì)算機(jī)病毒帶人會計(jì)系統(tǒng)中，是會計(jì)數(shù)據(jù)備份不及時(shí)，造成電子數(shù)據(jù)永久丟失，相對傳統(tǒng)會計(jì)檔案管理，電算化會計(jì)檔案的安全管理難度較大，較為復(fù)雜，一旦出現(xiàn)安全管理事故，損失則更大。這樣從而增加了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的脆弱性。
　　4.電算化會計(jì)檔案查閱需要在特定的環(huán)境進(jìn)行。傳統(tǒng)的紙質(zhì)會計(jì)檔案直觀可視性強(qiáng)，而電算化會計(jì)檔案必須借助于計(jì)算機(jī)及其特定的軟件軟件系統(tǒng)才可顯示識讀所需的數(shù)據(jù)與資料。在無特定的平臺電算化會計(jì)檔案則無法打開，這樣電算化會計(jì)檔案就而失去利用價(jià)值。
　　二、高校財(cái)務(wù)會計(jì)檔案管理存在問題的解決辦法
　　1.加快會計(jì)檔案工作現(xiàn)代化步伐，加強(qiáng)管理，利用大量的會計(jì)檔案資料為各類財(cái)務(wù)檢查提供最真實(shí)的依據(jù)。 充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的潛在作用，更好地為財(cái)務(wù)工作服務(wù)。在現(xiàn)代化信息安全問題大部分都是因內(nèi)部管理不善引起的，各單位要成立專門的組織負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理工作。在電算化會計(jì)檔案管理工作中，建立專用的會計(jì)檔案室，用以保管存儲會計(jì)信息的磁性材料，同時(shí)通安裝網(wǎng)絡(luò)安全軟件，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)，確保會計(jì)信息的網(wǎng)絡(luò)安全。話說“三分技術(shù)、七分管理”各單位要加強(qiáng)電算會計(jì)化檔案的管理制度，明確何細(xì)化安全保護(hù)具體要求如各責(zé)任者之間的權(quán)限設(shè)置，數(shù)據(jù)加密和認(rèn)證，實(shí)時(shí)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測，防范越權(quán)或個(gè)人對數(shù)據(jù)庫的不適當(dāng)操作破壞會計(jì)檔案數(shù)據(jù)。
　　2.科學(xué)保存，定期檢測，確保電算化會計(jì)檔案安全有效利用。電算化會計(jì)檔案是現(xiàn)代信息社會的產(chǎn)物，必須用現(xiàn)代化設(shè)施設(shè)備加以保管，以防止電子檔案受潮、磁化、或破壞；定期檢測已歸檔的電算化會計(jì)檔案，及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份防止磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致電子檔案的丟失或不完整。對歸檔的電算化會計(jì)檔案要根據(jù)規(guī)定編制檢索工，方便以后查詢檢測。利用各種財(cái)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)資料分析高校經(jīng)濟(jì)發(fā)展，財(cái)務(wù)運(yùn)行中的特點(diǎn)、存在的不足，研究預(yù)防對策，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)。
　　3.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。要高度重視財(cái)務(wù)檔案管理工作，樹立好財(cái)務(wù)檔案管理的意識，明確檔案管理人，專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等日常檔案工作。各會計(jì)單位建立會計(jì)檔案的管理辦法或制度，并嚴(yán)格執(zhí)行使會計(jì)檔案管理規(guī)范化，以確保會計(jì)檔案的真實(shí)可靠性。
　　4. 強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理人員素質(zhì)。
　　會計(jì)電算化檔案管理人員要求掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用維護(hù)和會計(jì)專業(yè)技能，在相關(guān)的隊(duì)伍建設(shè)方面應(yīng)該增加專業(yè)的技術(shù)人才，以加強(qiáng)對電算化會計(jì)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理。在沒有引進(jìn)符崗位的復(fù)合型才次前應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員了解會計(jì)檔案的重要性，提高他們的專業(yè)技能和責(zé)任心。以便加強(qiáng)對電算化會計(jì)檔案的管理，為電算化會計(jì)檔案的規(guī)范化、科學(xué)化、安全化管理提供保障。使電算化會計(jì)檔案在各項(xiàng)工作中發(fā)揮作用。
   

 

本文編號：7207