發(fā)布時(shí)間：2016-08-20 06:23

第 1 章  緒論 

1.1 選題的背景 
文檔是一個(gè)組織在運(yùn)營(yíng)過程中不斷形成的，是組織業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)和經(jīng)營(yíng)活動(dòng)等的重要支撐，同時(shí)文檔也可以看作是一種生產(chǎn)要素，在一個(gè)企業(yè)組織的運(yùn)營(yíng)過程中發(fā)揮重大的作用。 我國(guó)的汽車工業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，經(jīng)過幾年的高速發(fā)展，目前市場(chǎng)趨于飽和，競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，各大廠家產(chǎn)品不斷推陳出新，產(chǎn)品更新?lián)Q代非�？�，這對(duì)于汽車企業(yè)的研發(fā)部門來時(shí)是一個(gè)重大的考驗(yàn)，如何能夠在短時(shí)間內(nèi)研發(fā)出適合市場(chǎng)的好產(chǎn)品，搶占市場(chǎng)先機(jī)，是對(duì)整個(gè)研發(fā)體系的基本要求。在汽車研發(fā)的中，文檔作為產(chǎn)品信息和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)信息的重要載體，對(duì)產(chǎn)品研發(fā)工作至關(guān)重要，合理、高效的文檔管理工作可以有力地促進(jìn)產(chǎn)品研發(fā)工作，同時(shí)，，汽車研發(fā)行業(yè)中匯集了大量的高新技術(shù)和高科技人才，屬于智力密集型的產(chǎn)業(yè)，技術(shù)創(chuàng)新層出不窮，人才流動(dòng)相對(duì)也較快，設(shè)計(jì)人員頭腦中的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)只有形成文檔在企業(yè)保存才會(huì)轉(zhuǎn)變成企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，減少人才流動(dòng)所帶來了的風(fēng)險(xiǎn)。 F 公司是一家擁有六十余年的制造歷史的大型汽車制造企業(yè)，產(chǎn)品類型豐富，涵蓋中、重、輕、微、轎、客多品種、寬系列、全方位的產(chǎn)品系列格局，年產(chǎn)汽車三百余萬輛，主要有東北、華北、西南三大基地，產(chǎn)品銷售網(wǎng)絡(luò)遍及全國(guó)，是中國(guó)最大的汽車企業(yè)集團(tuán)之一。F 公司研發(fā)中心作為 F 公司的產(chǎn)品研發(fā)核心部門，集中了 F 公司的技術(shù)力量和優(yōu)勢(shì)資金、設(shè)備資源。擔(dān)負(fù)著 F 公司的幾乎所有車型的研發(fā)任務(wù)。F 公司研發(fā)中心經(jīng)過六十多年的發(fā)展壯大，可以說底蘊(yùn)深厚，技術(shù)力量雄厚。F 公司研發(fā)中心在多年的發(fā)展過程中積累了相當(dāng)成熟的文檔管理經(jīng)驗(yàn)，但是，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的管理方式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)實(shí)的產(chǎn)品研發(fā)需求。雖然 F 公司研發(fā)中心也花費(fèi)大量的資金構(gòu)建了自身的文檔管理系統(tǒng)，面對(duì)新的時(shí)代要求，技術(shù)不斷發(fā)展，知識(shí)不斷更新，產(chǎn)品研發(fā)周期越來越短，研發(fā)人才流動(dòng)加快等問題，F(xiàn) 公司研發(fā)中心的文檔管理還是有非常大的提升空間的，文檔管理的觀念必須做出改變，破除制約文檔管理的主要難題，提高管理效率和質(zhì)量，使文檔不在只是“對(duì)歷史的保存”，而應(yīng)該讓文檔活起來，發(fā)掘出它應(yīng)有的價(jià)值，服務(wù)于產(chǎn)品研發(fā)，讓它變成企業(yè)的財(cái)富，知識(shí)的寶庫(kù)。
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1.2 研究的意義
本文經(jīng)過研究，結(jié)合文檔管理理論，梳理出 F 公司研發(fā)中心現(xiàn)有的文檔管理制度中存在的問題，通過提出建議來促進(jìn) F 公司研發(fā)中心文檔管理的改進(jìn)，明確文檔管理過程中有關(guān)部門的職責(zé)和工作程序，提高中心文檔工作的效率，促進(jìn)文檔管理制度建設(shè)，同時(shí)強(qiáng)化企業(yè)知識(shí)資源的積累和共享�？梢哉f隨著我國(guó)汽車產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展壯大，汽車市場(chǎng)對(duì)新產(chǎn)品的需求不多增多，汽車企業(yè)的研發(fā)項(xiàng)目不斷增多，企業(yè)必須通過多種途徑來提高研發(fā)的效率。而企業(yè)在經(jīng)營(yíng)與研發(fā)活動(dòng)中不斷形成與積累的文檔資源是企業(yè)的寶貴財(cái)富，是無形的生產(chǎn)力。本文通過對(duì) F 公司研發(fā)中心文檔管理的研究，梳理出其中存在的問題，通過合理化的建議，達(dá)到改善文檔管理的目的，提高文檔管理工作質(zhì)量，發(fā)揮文檔的重要作用，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供科學(xué)合理的依據(jù)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)研發(fā)的有力支撐。也為同類型的企業(yè)研發(fā)機(jī)構(gòu)文檔管理提供參考借鑒。 
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第 2 章  相關(guān)理論及方法 

2.1 文檔的定義
“文檔”一詞在我國(guó)的出現(xiàn)是在清朝末期，最初的意義類似于公文、信函等。在《辭�！分薪o出的文檔定義是“組織、個(gè)人為履行法定職責(zé)或處理事務(wù)而制作的記錄有信息的一切資料，是人們記錄、固定、傳遞和儲(chǔ)存信息的一種工具”，如行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、工程圖樣等都屬于文檔的范疇。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用及普及，文檔也指由 WORD,EXCEL 等軟件產(chǎn)生的文件；在軟件開發(fā)中文檔是管理的重點(diǎn)內(nèi)容，如需求管理文檔、模塊設(shè)計(jì)文檔、用戶文檔等。 筆者在查閱各種與文檔相關(guān)的資料文獻(xiàn)中注意到，文件、檔案這兩個(gè)詞匯是經(jīng)常與之共同出現(xiàn)的，可見這幾個(gè)詞匯在意義上是有共性的。故而，首先要研究這幾個(gè)詞匯的定義以及區(qū)別聯(lián)系，以便于今后的研究。 在 TS16949 中文件的定義是這樣的：“以文字或圖示描述管理內(nèi)容或業(yè)務(wù)、通過規(guī)定程序由有權(quán)人員簽署發(fā)布、要求接受者據(jù)此作出規(guī)范反應(yīng)的電子文檔或紙質(zhì)文檔�！本W(wǎng)絡(luò)上對(duì)文件的闡述：廣義上講公文信件是指有關(guān)政策、理論等方面的文章都可以叫做“文件”，狹義上講檔案就是指“文件”。在計(jì)算機(jī)領(lǐng)域中文件又有特殊的定義，是指單個(gè)名稱在計(jì)算機(jī)上存儲(chǔ)的信息集合，包括計(jì)算機(jī)中所有的程序、文本、配置數(shù)據(jù)等等，是這種格式的總稱。 檔案，在不同的國(guó)家和地區(qū)，由于政治文化觀念的不同等原因，對(duì)其的理解也是不同的。如，英國(guó)認(rèn)為文件進(jìn)入檔案館后才叫做檔案。目前在中國(guó)關(guān)于檔案的最新定義是：“組織或個(gè)人在以往的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的清晰的、明確的具有完整記錄作用的固化信息。” 通過以上的定義我們發(fā)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)詞匯中對(duì)于文檔和文件的定義專業(yè)性強(qiáng)，且相對(duì)狹隘，不適用于本文對(duì)企業(yè)級(jí)文檔管理的研究，因此可以忽略。辭海和ISO 標(biāo)準(zhǔn)具有權(quán)威性，對(duì)術(shù)語的概括清晰準(zhǔn)確，因而在本文中采用，下面簡(jiǎn)單分析一下文檔、文件和檔案三者的區(qū)別和聯(lián)系。
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2.2 文檔管理定義和重要性 
目前對(duì)于文檔管理的內(nèi)涵說法比較多，比較能夠被廣泛接受和認(rèn)可的是：文檔的制作、存儲(chǔ)、組織、轉(zhuǎn)移和發(fā)布、搜索和查找、更新和刪除的全部過程的管理1。 文檔管理的實(shí)質(zhì)就是對(duì)文檔內(nèi)包含的信息進(jìn)行管理，而信息管理就是通過計(jì)劃、控制和改進(jìn)等活動(dòng)，保證在正確的時(shí)間把正確的信息提供給正確的人，實(shí)現(xiàn)正確決策的目的2。 隨著電子信息化時(shí)代的到來，人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程不斷加快，新技術(shù)不斷產(chǎn)生，人們的工作、生活和思維方式也隨之發(fā)生深刻的變化。文檔管理既包括有傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文檔的管理，還包括對(duì)伴隨著電子計(jì)算子機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的電子文檔的管理。紙質(zhì)文檔的管理，需要有專門的人員投入大量的時(shí)間，進(jìn)行文檔的整理，分類，編目，入庫(kù)以及查找；而電子文檔管理，主要指對(duì)電子文檔、電子表格、紙質(zhì)文件的圖像的分類、存儲(chǔ)和檢索。形式主要是由辦公軟件生成的包括 WORD，EXCEL，PPT 等文件。  
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第 3 章 F 公司研發(fā)中心文檔管理存在的主要問題 ....... 13 
3.2  F 公司研發(fā)中心文檔管理的現(xiàn)狀.......... 13
3.3  F 公司研發(fā)中心文檔管理存在的主要問題......... 26
3.4.原因分析 ......... 28 
第 4 章 研發(fā)中心文檔管理改進(jìn)方案設(shè)計(jì).... 31 
4.1.體系文件管理的改進(jìn) ...... 31 
4.2 產(chǎn)品技術(shù)文件管理的改進(jìn).......... 33
4.3 標(biāo)準(zhǔn)文件管理的改進(jìn)....... 41
4.4 文檔保密工作的改進(jìn)....... 44 
第 5 章 改進(jìn)方案的實(shí)施保障措施.......... 47 
5.1 提升文檔管理意識(shí)并加強(qiáng)制度建設(shè)......... 47 
5.2 培育學(xué)習(xí)型組織的文化氛圍........ 48 
5.3 提升文檔管理人員綜合素質(zhì)........ 48 
5.4 將技術(shù)文檔的編寫納入績(jī)效考核.... 49 
5.5 提升文檔管理系統(tǒng)功能..... 49 

第 5 章  改進(jìn)方案的實(shí)施保障措施 

5.1 提升文檔管理意識(shí)并加強(qiáng)制度建設(shè) 

要做好文檔管理工作，首先就是要提升對(duì)文檔管理的認(rèn)識(shí)，研發(fā)中心在使用科學(xué)的管理制度加強(qiáng)自身建設(shè)的同時(shí)，也要不斷完善文檔管理的相關(guān)制度，全方位地建立健全相關(guān)制度，避免重要文件編寫、審查部規(guī)范，沒能歸檔或流失的問題。 要將文檔管理水平的提升同研發(fā)中心的質(zhì)量建設(shè)工作有機(jī)地結(jié)合起來，文檔的管理和企業(yè)質(zhì)量建設(shè)工作之間是相輔相成的，他們?cè)趦?nèi)容上是相互有關(guān)聯(lián)的，研發(fā)中心的文件多來源于市場(chǎng)調(diào)研、專業(yè)技術(shù)管理、產(chǎn)品研發(fā)、認(rèn)識(shí)、財(cái)務(wù)、物資設(shè)備等，而研發(fā)中心的質(zhì)量管理也貫穿了產(chǎn)品的整個(gè)研發(fā)流程、生產(chǎn)制造、試制試驗(yàn)等過程，在進(jìn)行質(zhì)量提升的過程中一定也會(huì)有很多的文件和檔案，這些文件和檔案以書面文件、圖紙、電子文件等形式的，也可以說質(zhì)量管理體系文件都是文檔管理的對(duì)象。文件和檔案管理和質(zhì)量體系建設(shè)工作在管理目的和手段上要結(jié)合起來，兩者有交叉，也有銜接，既相互制約又相輔相成。把兩者的關(guān)系理解和處理好既能對(duì)文檔管理工作起到促進(jìn)加強(qiáng)的作用，還可以推動(dòng)質(zhì)量工作的推廣開展。 同時(shí)還必須要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度，進(jìn)行全面的規(guī)范化管理，文檔管理制度是相關(guān)人員在管理中共同遵守的行為準(zhǔn)則，這些制度必須清晰規(guī)范才有利于工作的開展，應(yīng)該力求文檔管理工作以程序化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的要求運(yùn)行，以提高工作的效率。改變之前的粗放式的管理方式，精細(xì)化、有針對(duì)性地對(duì)不同的種類文件設(shè)計(jì)適合的管理制度。強(qiáng)化過程管理，對(duì)于文檔編寫、審查、使用等環(huán)節(jié)的職責(zé)和工作任務(wù)用制度的形式固化下來，并持之以恒地不斷完善。 

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總結(jié) 

F 公司是一家有著六十余年制造歷史的企業(yè)，在面對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，不斷提高自身的實(shí)力，尤其注重產(chǎn)品的研發(fā)。F 公司研發(fā)中心作為行業(yè)內(nèi)排名靠前的研發(fā)中心，文檔管理方面的經(jīng)驗(yàn)和積累是十分豐富的。本文針對(duì)其在文檔管方面所暴露出來的效率低、職責(zé)不清晰、制度欠缺等方面問題，結(jié)合文檔生命周期管理、文檔一體化、文檔體系建設(shè)等理論，對(duì)于處于不同階段、不同類型的文件分別提出了合理化的建議。 針對(duì)目前研發(fā)中心在體系文件管理、產(chǎn)品技術(shù)文件管理、標(biāo)準(zhǔn)文件管理等方面的管理現(xiàn)狀，以及本人在工作中遇到的實(shí)際問題，提出了 F 公司研發(fā)中心在文檔管理方面存在著主要的問題，包括在體系文件管理方面部門級(jí)文件利用率低、記錄的格式不統(tǒng)一的問題。在產(chǎn)品文件管理中，主要存在設(shè)計(jì)過程文件管理失控，文件更改流程低、不完善，電子文件存在流失的風(fēng)險(xiǎn)等問題。在標(biāo)準(zhǔn)文件管理方面則主要是審批流程職責(zé)不清，外來標(biāo)準(zhǔn)資料管理和標(biāo)準(zhǔn)文本使用流程不完善等問題。在文件保密工作方面，主要是制度和手段不夠完善。 這些問題的形成有多方面的原因，結(jié)合文檔管理的相關(guān)理論，筆者分析了文件在生成，審批，使用及歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題的原因主，要是文件的分類不夠細(xì)致，管理流程、職責(zé)不清晰，文檔管理的制度不健全，缺少保密措施等。為了能夠提高 F 公司研發(fā)中心在文檔管理方面得工作效率，強(qiáng)化文件和檔案的一體化管理，建立健全文檔管理體系，充分發(fā)掘企業(yè)積累的文檔資源，筆者提出了合理化得建議，在體系文件管理方面，由于其是使用范圍和頻率最高的文件，尤其是程序，管理辦法，作業(yè)指導(dǎo)書等文件，所以必須要方便使用者的查找，而文件的生成環(huán)節(jié)和使用環(huán)節(jié)是息息相關(guān)的，所以在生成的環(huán)節(jié)就要細(xì)致的劃分文件的專業(yè)屬性，在編號(hào)上就體現(xiàn)出專業(yè)的區(qū)別，還要規(guī)范記錄模板的使用，使得中心范圍內(nèi)的文件模板統(tǒng)一；在產(chǎn)品技術(shù)文件管理方面，細(xì)致劃分了設(shè)計(jì)交付數(shù)據(jù)和設(shè)計(jì)過程數(shù)據(jù)的種類，設(shè)計(jì)不同的管理方式，簡(jiǎn)化產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中設(shè)計(jì)文件的更改流程，提升文件流動(dòng)效率，加強(qiáng)產(chǎn)品電子數(shù)據(jù)對(duì)外的發(fā)放管理.
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參考文獻(xiàn)(略)

本文編號(hào)：98683