人事檔案是我國人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。是企業(yè)選拔、任用、考核的主要依據(jù)。隨著我國人事管理制度改革不斷深化，對企業(yè)人事檔案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事檔案信息化管理，是目前企業(yè)人事檔案管理工作中急需考慮的問題，如何使用信息化手段管理人事檔案是當(dāng)前企業(yè)人事檔案管理的重要任務(wù)。
　　1 企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容
　　企業(yè)人事檔案管理信息化的核心內(nèi)容是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，信息化的主要表現(xiàn)就是利用計(jì)算機(jī)來對人事檔案信息資源進(jìn)行管理，因此企業(yè)人事檔案管理信息化的基本內(nèi)容可以概括為以下幾個方面：
　　1）實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化
　　人事檔案信息的數(shù)字化是整個人事檔案管理信息化的基礎(chǔ)，其它一切環(huán)節(jié)都建立在此基礎(chǔ)之上。人事檔案數(shù)字化管理是人事檔案的管理由傳統(tǒng)介質(zhì)檔案和紙質(zhì)檔案管理為主向數(shù)字化人事檔案管理為主轉(zhuǎn)變。企業(yè)首先要做好室藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，把以前形成的傳統(tǒng)檔案通過掃描、拍照等途徑轉(zhuǎn)化為數(shù)字文件，以便通過計(jì)算機(jī)直接利用。
　　2）實(shí)現(xiàn)檔案查借閱的網(wǎng)絡(luò)化
　　人事檔案服務(wù)由以往面對面服務(wù)為主轉(zhuǎn)變?yōu)橐跃W(wǎng)絡(luò)服務(wù)為主。人事檔案信息化管理中，借閱者通過網(wǎng)絡(luò)提交借閱申請，經(jīng)相關(guān)人員批準(zhǔn)后，檔案管理人員通過網(wǎng)絡(luò)審核并借出。整個借閱過程，借閱者無須到檔案室聯(lián)系，方便借閱工作和開展，必然會有更多人借閱，從而提高檔案的利用率。
　　3）實(shí)現(xiàn)信息檢索的自動化
　　計(jì)算機(jī)檢索速度快，效率高，可實(shí)本文由論文聯(lián)盟收集整理現(xiàn)多角度檢索的特點(diǎn)，是傳統(tǒng)檔案管理檢索工具所不具備的。尤其當(dāng)檔案的數(shù)量較大時，傳統(tǒng)檢索工具的檢索效率遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于計(jì)算機(jī)檢索。同時，計(jì)算機(jī)檢索還可以通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)。
　　2 人事檔案管理信息化設(shè)計(jì)
　　人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，必須考慮到人事管理的實(shí)際問題。根據(jù)問題按照企業(yè)的具體情況，分析研究，找到切實(shí)可行的解決辦法。
　　2.1 功能設(shè)計(jì)
　　人事檔案管理系統(tǒng)從工作要求上要求具有人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理、人員信息管理、組織機(jī)構(gòu)管理、人事檔案目錄管理、人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理、人事檔案的查（借）閱管理、零散材料收集管理、檔案整理記錄、缺失材料登記管理、相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢管理等功能。
　　2.1.1人事檔案室基礎(chǔ)設(shè)施管理
　　包括基礎(chǔ)設(shè)施名稱、數(shù)量等。以便于對照標(biāo)準(zhǔn)核對及上級檢查工作
　　2.1.2人員信息管理
　　這里指人員的基本信息。主要包括姓名、個人身份（干部、工人）、性別、出生日期、身份證號、檔案編號、人員狀態(tài)（在職、退休、死亡）等。
　　2.1.3組織機(jī)構(gòu)管理
　　組織機(jī)構(gòu)管理根據(jù)企業(yè)具體情況設(shè)定。對于較大型企業(yè)尤其是具有二級甚至多級管理的企業(yè)，需要對組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分級別管理。對于一般的企業(yè)僅需具有部門管理即可，為了直觀和方便一般和公司人力資源管理系統(tǒng)一致。
　　2.1.4人事檔案目錄管理
　　目錄管理是人事檔案管理的主要內(nèi)容。主要包括檔案材料類號、序號，形成材料時間、份數(shù)、頁數(shù)、備注等。這些信息的維護(hù)可以自動生成檔案目錄直接打印出來。
　　2.1.5人事檔案的轉(zhuǎn)遞管理
　　轉(zhuǎn)遞管理應(yīng)包括轉(zhuǎn)遞類別（轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出）、轉(zhuǎn)遞日期、對方單位名稱、轉(zhuǎn)遞原因、轉(zhuǎn)遞編號、轉(zhuǎn)遞方式（專人、機(jī)要）、經(jīng)辦人、檔案轉(zhuǎn)遞單的自動生成打印、回執(zhí)日期、回執(zhí)人等。
　　2.1.6人事檔案的查（借）閱管理
　　查（借）閱管理是做查（借）閱記錄。包括查（借）閱方式、日期、查（借）閱天數(shù)、查（借）閱人、查（借）閱原因、經(jīng)辦人、批準(zhǔn)人、歸還日期。系統(tǒng)還應(yīng)具有查（借）閱到期自動提醒功能。
　　2.1.7零散材料收集管理
　　零散材料收集工作是做好檔案整理前的重要工作。主要內(nèi)容可以與檔案目錄管理內(nèi)容合并記錄。零散材料轉(zhuǎn)遞應(yīng)具有專門記錄。
　　2.1.8檔案整理記錄及缺失材料登記管理
　　人事檔案應(yīng)定期整理。在整理過程中檔案目錄可能會有所變化。整理記錄應(yīng)當(dāng)包括整理時間、整理人。同時應(yīng)按照員工的實(shí)際情況確定缺失的材料名稱，以便于管理人員向相關(guān)部門收集。
　　2.1.9相關(guān)統(tǒng)計(jì)查詢管理
　　查詢功能包括人員查找、內(nèi)容查找、模糊查找等各類查詢功能，統(tǒng)計(jì)功能包括檔案統(tǒng)計(jì)、人員數(shù)量和各類材料統(tǒng)計(jì)、轉(zhuǎn)遞、查（借）閱統(tǒng)計(jì)等功能。
　　2.1.10數(shù)據(jù)的導(dǎo)入導(dǎo)出管理
　　包括建立系統(tǒng)初期數(shù)據(jù)的遷移功能，日常維護(hù)的數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)。
　　2.2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求
　　2.2.1界面要友好、工作效率要高。
　　企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)必須有良好的界面，便于使用人員操作，各類功能能夠比較直觀的反映和標(biāo)示，能夠是操作使用人員很快的掌握，減少企業(yè)培訓(xùn)費(fèi)用。在信息維護(hù)過程中，盡量使用代碼維護(hù)，增加智能化操作，減少信息錄入條數(shù)，解決部分人事檔案管理人員信息錄入較慢的問題，提高數(shù)據(jù)維護(hù)速度。盡量在界面上以菜單和按鈕形式完成人事檔案管理事物，使得煩瑣的事務(wù)只需點(diǎn)一下鼠標(biāo)即可完成，降低錯誤率，同時提高工作效率。增加匯表工具提高數(shù)據(jù)的匯總的速度。