圖書、情報、檔案一體化中的信息交換研究
發(fā)布時間：2014-07-01 16:26
《藍海戰(zhàn)略》的作者金偉燦和莫伯尼(Kim andMauborgne)和美國經(jīng)濟學家唐•泰普斯科特(DonTapSCOtt)指出信息的價值會隨著散布、流動而增加。信息交換是組織間重要的資源流動,也是組織間相依活動的核心。而圖書、情報、檔案部門作為社會上文獻信息管理的主要部門,隨著各個信息管理系統(tǒng)一體化進程的加快,他們之間的相依關(guān)系、信息流通和信息交換,是我們不得不面對的重要問題。
一、跨圖書、情報、檔案部門的信息系統(tǒng)
美國學者巴雷特和本•康辛斯基在1982年首先提出跨越組織界限的信息系統(tǒng)概念,使所有參與該系統(tǒng)的參與者皆能分享相互之間的信息利益;學者Kumaz和vanDisscl認為lOS(Inter-OrganizationInformationSystems)是跨越組織法律上界限而以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)。
相應(yīng)于圖情和檔案管理相關(guān)部門的應(yīng)用,美國學者邁克爾•R•瓦伊塔爾于1988年指出IOS在組成架構(gòu)上屬于分散式信息系統(tǒng),其運作類型,依成員間的互動連接方式,將其劃分為一對一(onetoone)、一對多(onetomany)和多對多(manytomany)三種形態(tài)。“一對一”可視為信息提供者和用戶雙方之間的彼此交易;“一對多”多發(fā)生于供應(yīng)鏈上、下游的互動關(guān)系;“多對多”則以電子商場(dectronicmarket)方式呈現(xiàn),如現(xiàn)在大熱的淘寶商城。更進一步來說,圖情、檔案部門間將相關(guān)的IOS和三種組織相依類型結(jié)合,落實到運作層面(如互聯(lián)網(wǎng))。當由兩個以上信息交換網(wǎng)絡(luò)相互連接所形成的架構(gòu),若交由第三者(如一級政府或者中介商)予以管理,可在增加使用者數(shù)目所形成的外部性(externalities)效用中,增加整體效益。
二、圖書、情報、檔案部門之間的信息交換
1 信息交換
IOS所欲達成信息流動目的,在信息技術(shù)的協(xié)助之下,以計算機為基礎(chǔ)的信息活動,因為必須在多種信息儲存媒介之間,包含以計算機為基礎(chǔ)本文來自筆耕文化圖書檔案或非計算機基礎(chǔ)的媒介,進行整體性統(tǒng)合運作,所以在跨越組織界限的同時,也代表著必須跨越不同信息媒介的限制,才能真正達到信息自動化交換的期望。
在圖情、檔案相關(guān)組織里,電子數(shù)據(jù)交換(dectromcdatainterchange,EDI)為我們所常采用的lOS之一,通過建立信息交換標準,我們能夠通過技術(shù)手段使信息跨越不同媒介和組織界限,達到檔案信息直接交換的目的。因此,EDI的概念和技術(shù)成為圖情、檔案組織間達成信息流通的重要議題,同時也視其為邁入信息資源數(shù)字化的重要基礎(chǔ)。
2 EDI的本質(zhì)
EDI可為交易伙伴(如某一大學圖書館和檔案室)提供直接而自動化的信息傳送工具。其基本運作原理在于信息傳送的一方須將個性化數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換為共同的格式標準,經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)即時送至接收方,接收者再把共同格式的資料轉(zhuǎn)換為所需的自有形式后,即完成交換過程。
在EDI的應(yīng)用類型上,邁克爾•R•瓦伊塔爾的學生拉蒙•奧卡拉漢在1995年將其區(qū)分為一對一、一對多和多對多等三種類型,此一分類方式與本•康辛斯基對于IOS的運作分類相符;信息技術(shù)學家Damsgaard和Truex在2000年則將此三類型分別闡釋為雙方交易式(binarytrading)、以權(quán)力為基礎(chǔ)的集中式(huband spoke)以及市場式。
圖情、檔案組織采用EDI之后所產(chǎn)生的效益和難題,學界和業(yè)界皆有許多討論和分析。拉蒙•奧卡拉漢在1995年較整體性地將其效益區(qū)分成二個層級,第一層級效益主要來自提高跨組織連接的速度和可靠性,第二層級的效益則在于改善服務(wù)端和用戶端之間的關(guān)系與組織流程。
3 信息整合
電子商務(wù)專家瑞佛•卡蘭克塔在1996年表示,EDI可以對信息流活動發(fā)揮降低費用、加快信息移動速度、提高用戶服務(wù)水準等功能。對于圖情、檔案管理部門而言,其核心在于EDI能夠促進信息流動和分享,進而緊密連結(jié)交易對象之間的關(guān)系。
EDI之所以能跨越組織界限、打破不同信息屏障,除了以共同交換標準統(tǒng)一信息格式外,另一個重要的因素在于緊密的整合組織內(nèi)外的各個信息系統(tǒng)。電子資料交換整合(EDIintegration)指組織將EDI與內(nèi)部和外部對象的信息系統(tǒng)相互結(jié)合;簡言之,整合包括內(nèi)部整合(intemalintegration)和外部整合(extcmalintegration)兩部分。
由于外部整合大多經(jīng)過信息交換標準、網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)定等手段完成,但此類標準的制定不易完成,且易為經(jīng)濟、技術(shù)優(yōu)勢組織為自身利益所主導,以致大部分的信息交換成員難有投入的空間。內(nèi)部整合則可為個別組織(如某一院校)所操控,同時也是眾多研究中認定足以影響EDI成敗的重要因素;內(nèi)部整合完善的ED[系統(tǒng),能夠加快信息流動的速度,提高資料正確性,減少對專業(yè)人員的依賴,而且也是促使組織有效運用EDI的推動力。
4 交換標準
EDI的交換標準被視為克服不同信息媒介、格式的重要條件,卻也被使用者認為是引用EDI的重要障礙,因為交換標準不容易建立、選擇和維持,而且必須付出極高的代價。因此,圖情、檔案部門的EDI交換標準也會隨著業(yè)務(wù)形態(tài)和互動方式的變動而持續(xù)地改動。若將EDI交換標準視為一種表達信息的語言,則企圖建立一個可供所有組織能共同使用的統(tǒng)一標準,或者以其替代組織內(nèi)部的語言,都將是一種不切實際且導致使用者必須扭曲作業(yè)方式的不當概念和作法。下表為筆者嘗試編寫出的適用于圖情、檔案部門的EDI格式范例。
面對EDI交換標準所引起的困擾,學者和業(yè)者因而嘗試自技術(shù)層面和作業(yè)層面尋求解決的途徑。技術(shù)層面上,利用改換運作平臺如InternetEDl,以及不同的信息定義語言,如XML。但是,IntemetEDI雖然能夠減輕操作上的負擔,XML可以使得信息的描述更具彈性,但仍未解除設(shè)定“固定”交換標準的困境,而且也無法解除交換標準的束縛。
三、未來研究方向及展望
隨著圖情、檔案部門間互動行為的增加,他們之間的信息交換顯得尤為重要。因此,提供信息交換的相關(guān)服務(wù),可能成為一項新興的專門行業(yè),而此一行業(yè)由信息技術(shù)和領(lǐng)域?qū)I(yè)人士集合而成,結(jié)合適當?shù)脑O(shè)備、程序和人員,在合理的成本結(jié)構(gòu)(小于原有交換成本)之下,可針對不同的信息交換情況,承接組織間的信息交換工作。這樣,可以使圖情、檔案部門能專心于自身的專業(yè),不必分神于信息技術(shù)和管理;進一步達到現(xiàn)代社會“術(shù)業(yè)有專攻”的理想。
本文編號：714
一、跨圖書、情報、檔案部門的信息系統(tǒng)
美國學者巴雷特和本•康辛斯基在1982年首先提出跨越組織界限的信息系統(tǒng)概念,使所有參與該系統(tǒng)的參與者皆能分享相互之間的信息利益;學者Kumaz和vanDisscl認為lOS(Inter-OrganizationInformationSystems)是跨越組織法律上界限而以信息技術(shù)為基礎(chǔ)的信息系統(tǒng)。
相應(yīng)于圖情和檔案管理相關(guān)部門的應(yīng)用,美國學者邁克爾•R•瓦伊塔爾于1988年指出IOS在組成架構(gòu)上屬于分散式信息系統(tǒng),其運作類型,依成員間的互動連接方式,將其劃分為一對一(onetoone)、一對多(onetomany)和多對多(manytomany)三種形態(tài)。“一對一”可視為信息提供者和用戶雙方之間的彼此交易;“一對多”多發(fā)生于供應(yīng)鏈上、下游的互動關(guān)系;“多對多”則以電子商場(dectronicmarket)方式呈現(xiàn),如現(xiàn)在大熱的淘寶商城。更進一步來說,圖情、檔案部門間將相關(guān)的IOS和三種組織相依類型結(jié)合,落實到運作層面(如互聯(lián)網(wǎng))。當由兩個以上信息交換網(wǎng)絡(luò)相互連接所形成的架構(gòu),若交由第三者(如一級政府或者中介商)予以管理,可在增加使用者數(shù)目所形成的外部性(externalities)效用中,增加整體效益。
二、圖書、情報、檔案部門之間的信息交換
1 信息交換
IOS所欲達成信息流動目的,在信息技術(shù)的協(xié)助之下,以計算機為基礎(chǔ)的信息活動,因為必須在多種信息儲存媒介之間,包含以計算機為基礎(chǔ)本文來自筆耕文化圖書檔案或非計算機基礎(chǔ)的媒介,進行整體性統(tǒng)合運作,所以在跨越組織界限的同時,也代表著必須跨越不同信息媒介的限制,才能真正達到信息自動化交換的期望。
在圖情、檔案相關(guān)組織里,電子數(shù)據(jù)交換(dectromcdatainterchange,EDI)為我們所常采用的lOS之一,通過建立信息交換標準,我們能夠通過技術(shù)手段使信息跨越不同媒介和組織界限,達到檔案信息直接交換的目的。因此,EDI的概念和技術(shù)成為圖情、檔案組織間達成信息流通的重要議題,同時也視其為邁入信息資源數(shù)字化的重要基礎(chǔ)。
2 EDI的本質(zhì)
EDI可為交易伙伴(如某一大學圖書館和檔案室)提供直接而自動化的信息傳送工具。其基本運作原理在于信息傳送的一方須將個性化數(shù)據(jù)資料轉(zhuǎn)換為共同的格式標準,經(jīng)過網(wǎng)絡(luò)即時送至接收方,接收者再把共同格式的資料轉(zhuǎn)換為所需的自有形式后,即完成交換過程。
在EDI的應(yīng)用類型上,邁克爾•R•瓦伊塔爾的學生拉蒙•奧卡拉漢在1995年將其區(qū)分為一對一、一對多和多對多等三種類型,此一分類方式與本•康辛斯基對于IOS的運作分類相符;信息技術(shù)學家Damsgaard和Truex在2000年則將此三類型分別闡釋為雙方交易式(binarytrading)、以權(quán)力為基礎(chǔ)的集中式(huband spoke)以及市場式。
圖情、檔案組織采用EDI之后所產(chǎn)生的效益和難題,學界和業(yè)界皆有許多討論和分析。拉蒙•奧卡拉漢在1995年較整體性地將其效益區(qū)分成二個層級,第一層級效益主要來自提高跨組織連接的速度和可靠性,第二層級的效益則在于改善服務(wù)端和用戶端之間的關(guān)系與組織流程。
3 信息整合
電子商務(wù)專家瑞佛•卡蘭克塔在1996年表示,EDI可以對信息流活動發(fā)揮降低費用、加快信息移動速度、提高用戶服務(wù)水準等功能。對于圖情、檔案管理部門而言,其核心在于EDI能夠促進信息流動和分享,進而緊密連結(jié)交易對象之間的關(guān)系。
EDI之所以能跨越組織界限、打破不同信息屏障,除了以共同交換標準統(tǒng)一信息格式外,另一個重要的因素在于緊密的整合組織內(nèi)外的各個信息系統(tǒng)。電子資料交換整合(EDIintegration)指組織將EDI與內(nèi)部和外部對象的信息系統(tǒng)相互結(jié)合;簡言之,整合包括內(nèi)部整合(intemalintegration)和外部整合(extcmalintegration)兩部分。
由于外部整合大多經(jīng)過信息交換標準、網(wǎng)絡(luò)通信協(xié)定等手段完成,但此類標準的制定不易完成,且易為經(jīng)濟、技術(shù)優(yōu)勢組織為自身利益所主導,以致大部分的信息交換成員難有投入的空間。內(nèi)部整合則可為個別組織(如某一院校)所操控,同時也是眾多研究中認定足以影響EDI成敗的重要因素;內(nèi)部整合完善的ED[系統(tǒng),能夠加快信息流動的速度,提高資料正確性,減少對專業(yè)人員的依賴,而且也是促使組織有效運用EDI的推動力。
4 交換標準
EDI的交換標準被視為克服不同信息媒介、格式的重要條件,卻也被使用者認為是引用EDI的重要障礙,因為交換標準不容易建立、選擇和維持,而且必須付出極高的代價。因此,圖情、檔案部門的EDI交換標準也會隨著業(yè)務(wù)形態(tài)和互動方式的變動而持續(xù)地改動。若將EDI交換標準視為一種表達信息的語言,則企圖建立一個可供所有組織能共同使用的統(tǒng)一標準,或者以其替代組織內(nèi)部的語言,都將是一種不切實際且導致使用者必須扭曲作業(yè)方式的不當概念和作法。下表為筆者嘗試編寫出的適用于圖情、檔案部門的EDI格式范例。
面對EDI交換標準所引起的困擾,學者和業(yè)者因而嘗試自技術(shù)層面和作業(yè)層面尋求解決的途徑。技術(shù)層面上,利用改換運作平臺如InternetEDl,以及不同的信息定義語言,如XML。但是,IntemetEDI雖然能夠減輕操作上的負擔,XML可以使得信息的描述更具彈性,但仍未解除設(shè)定“固定”交換標準的困境,而且也無法解除交換標準的束縛。
三、未來研究方向及展望
隨著圖情、檔案部門間互動行為的增加,他們之間的信息交換顯得尤為重要。因此,提供信息交換的相關(guān)服務(wù),可能成為一項新興的專門行業(yè),而此一行業(yè)由信息技術(shù)和領(lǐng)域?qū)I(yè)人士集合而成,結(jié)合適當?shù)脑O(shè)備、程序和人員,在合理的成本結(jié)構(gòu)(小于原有交換成本)之下,可針對不同的信息交換情況,承接組織間的信息交換工作。這樣,可以使圖情、檔案部門能專心于自身的專業(yè),不必分神于信息技術(shù)和管理;進一步達到現(xiàn)代社會“術(shù)業(yè)有專攻”的理想。
本文編號：714
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