試論高校教師檔案價(jià)值、管理困境與對策
[論文摘要]檔案是對一個(gè)人過去歷史的記錄。高校教師檔案記載著教師的發(fā)展歷程,是檢驗(yàn)或考察教師歷史與現(xiàn)狀的重要依據(jù)。當(dāng)前,高校教師檔案管理中存在著諸多問題,如教師檔案意識(shí)不強(qiáng)、管理制度不健全、管理手段落后等。加強(qiáng)高校教師檔案意識(shí)教育、建立健全相關(guān)制度、走現(xiàn)代化管理道路等,是做好教師檔案管理的重要舉措。
[論文關(guān)鍵詞]高校教師 檔案價(jià)值 管理困境
高校教師檔案是高校教師歷史的記載,也是我們考察過去,了解現(xiàn)在,觀測未來的重要依據(jù),因此高校管理者應(yīng)充分認(rèn)識(shí)教師檔案的重要性,切實(shí)加強(qiáng)高校教師檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),推進(jìn)管理的現(xiàn)代信息化發(fā)展,使得教師檔案管理走上健康發(fā)展道路。筆者在從事高校教師檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)教師檔案管理工作還存在很多不完善的地方。文章試對高校教師檔案價(jià)值、管理過程中存在的困境及治理對策進(jìn)行分析探討。
一、高校教師檔案價(jià)值分析
檔案的實(shí)質(zhì)就是信息,是一種資源,是對歷史面貌的真實(shí)反映。檔案學(xué)家馮惠玲認(rèn)為,檔案價(jià)值,是指檔案對國家、社會(huì)組織和個(gè)人的有用性;檔案價(jià)值關(guān)系在社會(huì)活動(dòng)中的具體體現(xiàn)就是檔案的作用;檔案價(jià)值具有較高的抽象性,而檔案作用則是比較具體的;檔案價(jià)值有憑證價(jià)值與情報(bào)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值、原始價(jià)值與從屬價(jià)值之分;檔案的作用有行政作用、業(yè)務(wù)作用、文化作用、法律作用、教育作用之別。由此,我們可以看到了檔案的真正本質(zhì)屬性。因此高校教師檔案的價(jià)值,筆者認(rèn)為與檔案的價(jià)值相同,也可以分為憑證價(jià)值與情報(bào)價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值與長遠(yuǎn)價(jià)值、原始價(jià)值與從屬價(jià)值。高校教師檔案是我們教師在以教學(xué)和科研為中心的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的反映教師業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實(shí)績的信息載體。它針對的是我們教師個(gè)體的基本特征與基本元素,可以在需要時(shí)進(jìn)行備查備考,因此我們也可以說,高校教師檔案也是我們高校人才資源信息庫的重要內(nèi)容。
高校教師檔案是我們教學(xué)、科研、工作的重要記載依據(jù),是其他任何資料與信息庫都難以代替的。我們可以從以下一些表現(xiàn)來進(jìn)行分析:第一,它為我們教師教學(xué)水平、科研能力、工作成效提供真實(shí)的信息源。因?yàn)樗盐覀兘處熋恳浑A段的工作狀況進(jìn)行真實(shí)的記載,并實(shí)行有效量化以及綜合評(píng)估等,是評(píng)估教師歷史業(yè)績和考察教學(xué)成效的最忠實(shí)可靠的依據(jù)。第二,教師檔案為高校進(jìn)行戰(zhàn)略決策,制定教師隊(duì)伍發(fā)展規(guī)劃或教師培養(yǎng)提供了直接的參考依據(jù)。在進(jìn)行高校發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃與教師隊(duì)伍規(guī)劃時(shí),,必須對教師隊(duì)伍的基本信息,如整體年齡、職稱狀況、近年教學(xué)業(yè)績、專業(yè)與業(yè)緣情況等進(jìn)行了解分析。而此時(shí),教師檔案則可為高校領(lǐng)導(dǎo)者提供各類必須的信息,進(jìn)而可結(jié)合學(xué)校專業(yè)設(shè)置、學(xué)科建設(shè)及發(fā)展規(guī)模制訂出既切合實(shí)際又有利于學(xué)校發(fā)展的師資引進(jìn)和培養(yǎng)的計(jì)劃。第三,高校教師檔案也是我們高校人力資源信息庫的重要內(nèi)容。檔案為我們進(jìn)行骨干教師的選拔,管理隊(duì)伍的選任,對外交流推薦人才,先進(jìn)優(yōu)秀的評(píng)選等提供了第一手可靠的資料,為真正做到擇優(yōu)錄用、量才錄用發(fā)揮著積極作用。因此,我們可以看到,高校教師檔案在高校管理、教學(xué)與科研工作中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性的作用,為綜合評(píng)價(jià)教師,評(píng)價(jià)教師隊(duì)伍整體狀況,領(lǐng)導(dǎo)決策與戰(zhàn)略規(guī)劃制定與實(shí)施提供了重要的參考意義。
二、當(dāng)前高校教師檔案管理存在的困境
筆者在日常工作中,發(fā)現(xiàn)教師檔案管理存在著諸多不足,主要表現(xiàn)為以下一些方面。
。ㄒ唬⿲n案認(rèn)識(shí)不足,相關(guān)制度不健全
認(rèn)識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)。教師檔案意識(shí)不強(qiáng)是我們存在的一個(gè)普遍性問題,也是制約檔案管理信息現(xiàn)代化發(fā)展的重要根源。許多教師甚至高校領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為相比其他的科研項(xiàng)目、人才培養(yǎng)、教學(xué)成果而言,檔案是可有可無的資料,不能產(chǎn)生直接的效應(yīng)或可見的收益,因而在行動(dòng)與投入上都不能有效進(jìn)行。意識(shí)不強(qiáng),也導(dǎo)致了高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作“說起來重要,做起來次要,忙起來不要”,沒有將其列入領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程,檔案管理人員、管理經(jīng)費(fèi)等不到位,使檔案工作處于維持現(xiàn)狀、被動(dòng)應(yīng)付的狀況。同時(shí)檔案的管理制度也存在著嚴(yán)重的不足。這表現(xiàn)為高校對基層單位的檔案缺乏控制和制約,使得收集、歸檔、保存在實(shí)踐中得不到落實(shí);對教師的各種檔案不按檔案要求與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理,不能及時(shí)檢查、轉(zhuǎn)遞、歸檔,還存在著管理方式隨意、保密措施不力、利用手續(xù)不全等漏洞以及缺乏檔案的保密制度、歸檔制度、查閱審批制度等。
(二)檔案管理方式的落后
在筆者的實(shí)際工作中,發(fā)現(xiàn)我們對高校教師的檔案管理,特別是干部人事檔案主要采用傳統(tǒng)的命令方式進(jìn)行收集歸檔,即由相關(guān)部門進(jìn)行收集、匯總、整理,在一定期限內(nèi)報(bào)送高校的人事檔案管理部門,最后由檔案部門進(jìn)行分類歸檔。這其中,檔案的歸總模式往往是直接式,簡單式的,這就存在著單純依靠部門的提供,很容易產(chǎn)生檔案遺漏、不全等問題。同時(shí)在管理手段上,檔案管理部門很多還仍沿用著傳統(tǒng)的方式,依靠手工來進(jìn)行整理歸檔,人工查閱等。這些都反映了管理手段的落后、效率低下,準(zhǔn)確性差等問題。“無紙化”、“信息化”是當(dāng)前時(shí)代發(fā)展的要求,加強(qiáng)檔案管理信息化道路尤為迫切與必要。
(三)檔案管理隊(duì)伍缺乏專業(yè)性、職業(yè)化與規(guī)范化
檔案管理是一門高深的專業(yè)學(xué)問。管理隊(duì)伍則應(yīng)是檔案管理的主導(dǎo)者。近年來,隨著高校師資隊(duì)伍建設(shè)不斷加強(qiáng),使得高校教師檔案管理工作任務(wù)加重。因此,出現(xiàn)了很多依靠臨時(shí)性人員、其他后勤人員或勤工儉學(xué)的學(xué)生來從事檔案管理工作。這些情況在許多高校都普遍存在著。隨著時(shí)代的迅速發(fā)展,高校教師檔案的信息化處理,無紙化辦工與利用應(yīng)成為時(shí)代的必然趨勢,這對高校教師檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)、能力素質(zhì)、管理水平也提出了更高的要求。此外,有的高校缺乏對高校教師檔案管理人員政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高,制約了高校教師檔案管理工作前進(jìn)步伐。
。ㄋ模┙處煓n案規(guī)范管理欠缺,利用率不高
在前面的分析中,我們看到了教師檔案的歸總匯集程序,發(fā)現(xiàn)當(dāng)前多數(shù)的教師檔案管理部門缺乏積極主動(dòng)性,不能廣泛有效地主動(dòng)去搜集檔案,而是坐等別人送上門來,這就使得很多有效信息或檔案資料不能及時(shí)全面地收集到,或收集到的檔案不能全面客觀地反映記載人的信息。有時(shí),檔案材料的收集也不夠規(guī)范齊全,使檔案信息更新的及時(shí)性、信息內(nèi)容的真實(shí)性和完整性難以保證。另一重要方面則表現(xiàn)為對檔案的利用不足問題。教師檔案的整理保存,最終目的是如何加以利用。但我們發(fā)現(xiàn),這方面還存在嚴(yán)重不足。許多教師檔案處于封閉或半封閉狀態(tài)和被動(dòng)服務(wù)局面,主動(dòng)服務(wù)意識(shí)弱,導(dǎo)致檔案的利用率低;即使檔案利用也往往限于教師晉職和工資改革等主要方面,對于檔案其他方面的利用還很有限,這就限制了檔案資源的開發(fā)利用。
三、高校教師檔案管理的未來發(fā)展思考
在上文中我們分析論述了教師檔案的價(jià)值體現(xiàn),管理過程中存在的困境,F(xiàn)結(jié)合筆者的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),對高校教師檔案管理的未來發(fā)展路徑提出一些簡要的思考,主要從觀念意識(shí)、管理隊(duì)伍、信息化發(fā)展與服務(wù)流程等方面進(jìn)行分析。
(一)強(qiáng)化檔案意識(shí)教育,建立各項(xiàng)規(guī)章制度
一方面是對高校領(lǐng)導(dǎo)與教師進(jìn)行全面的檔案意識(shí)教育。意識(shí)強(qiáng)不強(qiáng),主要表現(xiàn)在日常管理中。我們高校管理者應(yīng)把檔案管理工作擺放在高校管理的重要日程上來,進(jìn)行專題研究與工作布置,通過召開教育會(huì)議、研究會(huì)、專家輔導(dǎo)等方式對廣大教職工進(jìn)行全方位的思想意識(shí)再教育。同時(shí)要加強(qiáng)對檔案工作的檢查與考核,定期組成專門的工作小組對教師檔案進(jìn)行審核,并進(jìn)行全方位的宣傳教育,以提升廣大教師的檔案意識(shí)。另一方面,應(yīng)建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度。實(shí)踐證明,建立教師檔案集中管理是高校人力資源檔案管理的必由之路。由檔案管理部門集中管理教師檔案,全面管理高校教師檔案資料,可以使得檔案管理在組織上有保證,也提高了檔案管理部門的地位。因此,高校應(yīng)建立好檔案的歸檔制度、專項(xiàng)資金投入制度、檔案歸類管理制度、審閱批準(zhǔn)制度等,以實(shí)現(xiàn)管理的制度化、科學(xué)化與規(guī)范化。
(二)培育一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍
專業(yè)化的管理隊(duì)伍是新時(shí)代檔案發(fā)展的要求。因此,我們一是要組建具有專業(yè)性質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)。在集中管理的基礎(chǔ)上,成立學(xué)校處級(jí)建制的檔案館;檔案館下設(shè)專門的人事檔案室,同時(shí)配備圖書檔案專業(yè)的工作人員,另按一定比例與要求配齊其他專門性的檔案管理人員。這是強(qiáng)化檔案管理的基本前提與專業(yè)保障。二是提升管理隊(duì)伍的綜合能力與素養(yǎng)。這需要強(qiáng)化隊(duì)伍的服務(wù)意識(shí),要認(rèn)識(shí)到檔案的目的,檔案是為人服務(wù)的,為師生服務(wù),為學(xué)校發(fā)展服務(wù);要通過各種方式加強(qiáng)他們的素質(zhì)培育,可以召開檔案工作會(huì)議、業(yè)務(wù)骨干座談會(huì)等形式,深入檔案工作單位指導(dǎo)工作,了解工作開展情況,在解決各種實(shí)際問題中提升素質(zhì);可以開展科研活動(dòng),重視外出培訓(xùn)等提升途徑。
(三)促進(jìn)檔案的規(guī)范性管理
明確管理人員職責(zé),規(guī)范流程是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理程序化的基礎(chǔ)。首先,通過一系列管理辦法與制度,明確教師檔案的管理職責(zé),在做好教師檔案與立卷的基礎(chǔ)上,進(jìn)一步加強(qiáng)對教師檔案利用方面的監(jiān)督和指導(dǎo)。其次,應(yīng)實(shí)行以制度管理人,以制度管事的按章辦事程序,通過建立各種規(guī)章制度,嚴(yán)格要求檔案工作人員按規(guī)章行事,遵循人事檔案收集、整理、利用、保管的相關(guān)規(guī)定的同時(shí),建立完善的監(jiān)督機(jī)制,以有力地保證學(xué)校教師檔案工作的順利開展。
。ㄋ模﹫(jiān)持檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展
應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢,來發(fā)展現(xiàn)代化的檔案管理道路。筆者認(rèn)為,從某種意義上說,檔案管理工作在技術(shù)和設(shè)備上的現(xiàn)代化是檔案工作現(xiàn)代化的基本標(biāo)志。我們可以從兩方面加以努力。一是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù),實(shí)現(xiàn)檔案自動(dòng)化管理。對教師檔案材料的記錄、統(tǒng)計(jì)、借閱登記利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行;按檔案的分類要求編制程序輸入計(jì)算機(jī),建立數(shù)據(jù)庫,通過網(wǎng)絡(luò)查閱(但保密技術(shù)必須完備);利用計(jì)算機(jī)快速提供各種基本數(shù)據(jù),為制定各種工作計(jì)劃作決策服務(wù)。另一方面,利用其他現(xiàn)代手段來加以管理。如采用復(fù)印機(jī)、掃描儀、縮微、攝像等現(xiàn)代化設(shè)備和檔案管理軟件,采用科學(xué)的方法和技術(shù)收集、整理、鑒別、保管和利用教師檔案。
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