一、近兩年企業(yè)檔案工作發(fā)生了很大變化
　　從全國的檔案事業(yè)來講，企業(yè)檔案工作處在最活躍、最生動、最有亮點的一個前沿。這幾年由于我國企業(yè)改革的不斷深化，給企業(yè)檔案工作帶來了變化，主要表現(xiàn)在兩個方面。
　�。ㄒ唬�1999年以來，組建了一大批中央企業(yè)，許多企業(yè)由過去的主管部門管理，直接轉(zhuǎn)變?yōu)橛蓢�家來管理。從檔案工作上來講，過去由很多個部委管理的大企業(yè)，脫鉤以后直接和國家檔案局建立了聯(lián)系。中央企業(yè)基本上有五大類型。
　　1.由部委直接轉(zhuǎn)成的：石化、石油、國電、國防，十大集團（如：航空、航天、兵器、船舶、核工業(yè)等）；
　　2.與部委脫鉤的：電子信息、電信、遠洋、鋼鐵、汽車制造（一汽、東風等）；
　　3.與軍隊、武警、政法機構(gòu)脫鉤的：新興集團、保利、遠東貿(mào)易等；
　　4.與部委脫鉤的大型科研單位：鋼鐵研究總院、冶金自動化研究所、機械科學研究院（具有相當實力的國家級科研單位，并且轉(zhuǎn)為企業(yè)）等；
　　5.打破行業(yè)壟斷以后分離出來的：民航、電力、電信等。
　　總的來講，中央企業(yè)的檔案工作基礎(chǔ)比較好，實力都很雄厚，而且檔案工作上升得也很快，沒有隨著企業(yè)的改革或中央企業(yè)的組建而受到影響，反而通過強強聯(lián)合，使檔案工作也上升到一個新的臺階。
　�。ǘ�）通過企業(yè)進一步深化改革和加入世界貿(mào)易組織，對企業(yè)檔案工作提出了一些新的問題。
　　1.加入世界貿(mào)易組織以后，企業(yè)要更加全面、更加深入地參與國際競爭，這就需要比以往更多的信息。我們檔案工作的價值在企業(yè)的發(fā)展過程中體現(xiàn)的就越來越明顯。因為一個科學的決策取決于信息的量和正確性，檔案是企業(yè)信息整體的一個非常重要的部分，企業(yè)對檔案的需求比過去更迫切了。
　　2.隨著現(xiàn)代化企業(yè)制度的建立，要求企業(yè)檔案工作更加科學規(guī)范。現(xiàn)代企業(yè)制度是一個科學的管理制度，企業(yè)檔案工作屬于現(xiàn)代企業(yè)制度基礎(chǔ)管理的一項內(nèi)容，也就要求我們檔案工作要適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度的建立而規(guī)范。很多企業(yè)特別是外向型的企業(yè)還要注意本企業(yè)的檔案工作要與國際慣例接軌，這也是隨著企業(yè)面向世界、面向國際競爭，把檔案工作帶到了這樣一個環(huán)境。
　　3.企業(yè)活動的范圍逐步擴展，企業(yè)產(chǎn)生的檔案種類和數(shù)量激增，應(yīng)該優(yōu)化企業(yè)文件材料的收集范圍。隨著我國加入世界貿(mào)易組織，企業(yè)活動的范圍逐步擴大，這是指國內(nèi)外的范圍擴大。過去中央企業(yè)很少有在境外設(shè)機構(gòu)和企業(yè)的，現(xiàn)在大多數(shù)企業(yè)都有涉外機構(gòu)；從企業(yè)自身的改革來看，過去企業(yè)只管生產(chǎn)，銷售由國家來調(diào)控，現(xiàn)在企業(yè)是以營銷為主導(dǎo)來帶動生產(chǎn)。隨著企業(yè)活動范圍擴大和內(nèi)容的變化，檔案形成的種類和數(shù)量也就越來越多。因此，如何優(yōu)化企業(yè)文件材料的收集范圍，使保存的檔案內(nèi)在質(zhì)量和數(shù)量都能適應(yīng)企業(yè)要求，這是企業(yè)檔案工作者需要研究的一個課題。
　　4.企業(yè)的法律事務(wù)增多，檔案的憑證依據(jù)作用越來越顯著。隨著企業(yè)法律事務(wù)逐漸增多，檔案的憑證作用也越來越凸現(xiàn)，檔案具有的這一特性是其它文件不可替代的，因此要注意發(fā)揮檔案的依據(jù)和憑證作用。企業(yè)在法律訴訟過程中，很多是靠檔案起了至關(guān)重要的作用，產(chǎn)生了可觀的效益。
　　5.市場競爭越來越激烈，要注意保護企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)檔案（包括商業(yè)秘密檔案），并發(fā)揮作用。一方面我們要注意檔案的利用和開發(fā)；另一方面屬于企業(yè)商業(yè)秘密的檔案必須要管好。過去國有企業(yè)對知識產(chǎn)權(quán)檔案和商業(yè)秘密檔案不是很重視，隨著市場經(jīng)濟的建立，競爭的激烈，企業(yè)自己的商業(yè)秘密越來越重要。
　　6.檔案行政管理部門要加強對企業(yè)中“對國家和社會有保存價值的檔案”的監(jiān)管，這是符合《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定�，F(xiàn)在也有一種說法，企業(yè)現(xiàn)在都走向市場了，不要管得那么多。實際上這不是管得多少的問題，該管的沒管好也不行，不該管的瞎管更不行�，F(xiàn)在企業(yè)逐漸走入市場，以“四自”為原則，在這一前提下，怎樣對企業(yè)特別是中央企業(yè)中“對國家和社會有保存價值的檔案”加強管理，確實是檔案部門必須注意的問題。
　　7.實行“走出去”的戰(zhàn)略以后，更多的企業(yè)走出國門，企業(yè)檔案部門要采取措施，加強駐外企業(yè)的檔案管理。對境外的企業(yè)檔案如何管理，國內(nèi)的母公司對國外的子公司或分設(shè)機構(gòu)的檔案怎樣進行管理，這方面也出現(xiàn)了一些問題，有一些企業(yè)由于沒有管好檔案，受到了嚴重的損失。我們司現(xiàn)在也在進行研究，起草了相關(guān)的文件，準備發(fā)布加強境外企業(yè)檔案管理的一個通知。
　　8.隨著企業(yè)信息化建設(shè)的加速，企業(yè)電子文件的管理亟待解決。企業(yè)信息化建設(shè)的加速，對企業(yè)電子文件的管理提出了一個非常嚴峻的問題。去年上半年，國家經(jīng)貿(mào)委開了一個企業(yè)信息化建設(shè)的會議，吳邦國副總理有一個很重要的講話，就講到現(xiàn)在國家要求企業(yè)要搞跨越式發(fā)展，這一方面是從企業(yè)內(nèi)部管理來講，實行信息化管理有助于消除腐敗，有助于提高效率，有助于增強企業(yè)的透明度；另一方面，從企業(yè)增強自身競爭能力來講，必須要實行信息化。他講了很多例子，包括國外公司與我們合作，首先要考察咱們的信息現(xiàn)代化建設(shè)，有沒有各種網(wǎng)站及各種他適合的軟件，另外國外的東西你能不能懂、能不能搞遠程合作，這些軟硬件條件都是競爭的因素。
　　總的來講，國家對企業(yè)的改革，給企業(yè)檔案工作帶來比較大的變化。一是由于中央企業(yè)的組建，我們的很多關(guān)系都變了，由過去屬于政府機構(gòu)下屬的企業(yè)，變成了直接面向市場的主體企業(yè)，對檔案工作是一個很大的影響，要擺脫過去那種行政機關(guān)式的管理，真正走向企業(yè)檔案管理；二是隨著企業(yè)改革的深化及我國加入世界貿(mào)易組織，給檔案工作帶來了一些新的問題。
　　　　二、當前企業(yè)檔案工作的幾個主要問題
　　　�。ㄒ唬╆P(guān)于企業(yè)檔案工作中的法規(guī)規(guī)章、標準的制定問題
　　現(xiàn)在我們檔案管理仍然還在沿用過去制定的一些法規(guī)、規(guī)章、標準，這些都是三中全會以后恢復(fù)時期制定的，顯然不適合現(xiàn)代企業(yè)制度的要求，特別是最近幾年企業(yè)改革的步伐很大，檔案工作不能還按照過去的方法進行，我們司在制定企業(yè)檔案標準、規(guī)章制度的體系方面，考慮分三個層次。
　　第一層：行政規(guī)章法規(guī)。這種類型具有強制性，企業(yè)必須執(zhí)行，不僅是企業(yè)檔案部門要執(zhí)行，而且要求企業(yè)法人必須要執(zhí)行。如去年發(fā)的《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局、國家計委、國家經(jīng)貿(mào)委聯(lián)合下發(fā)）。
　　第二層：標準。這類文件屬于推薦性。我們比過去擴大了標準制定的數(shù)量，對過去有些強制性的規(guī)章，我們要把它轉(zhuǎn)到標準。企業(yè)終究是自主經(jīng)營、自我發(fā)展、自我完善的主體，從檔案工作來講，企業(yè)根據(jù)自己的情況，有權(quán)制定適合自己業(yè)務(wù)的一些規(guī)定。我們從為企業(yè)服務(wù)的角度出發(fā)，把有些涉及企業(yè)檔案業(yè)務(wù)方面的文件，用標準的形式來發(fā)布，包括：案卷構(gòu)成的一般要求、電子文件的歸檔等。今后我們還要搞檔案的分類、保管期限、企業(yè)檔案工作評估分成幾個檔次等，都要作為標準。這些標準是屬于推薦性的，企業(yè)可以執(zhí)行，也可以不執(zhí)行，也可以結(jié)合自己的特點進行修改、補充，結(jié)合自己的實際情況來執(zhí)行。
　　第三層：文件。以文件、通知或加強意見的形式下發(fā)，這類文件約束力更小一點。我們考慮由于企業(yè)的改革步伐很快，企業(yè)檔案工作面臨很多新問題，但是有些問題不一定在三、五年就拿出一個法規(guī)、規(guī)章之類的文件。因為終究實踐發(fā)展還很不成熟，如電子文件，現(xiàn)在各單位對電子文件的管理可能都不太一樣，到底信息發(fā)展將來是個什么情況，現(xiàn)在還很難預(yù)測，企業(yè)的電子文件將來有哪些狀態(tài)現(xiàn)在也很難把握。為慎重起見，現(xiàn)在出臺這方面的法規(guī)、規(guī)章為時過早，但又不能在這一時期對電子文件管理上出現(xiàn)空白，國家檔案局要有一些相應(yīng)的要求，這方面工作就要以文件的形式來表示。
　　上述法規(guī)體系的這三個層次，各層有各層的作用，最終能夠上升為法規(guī)的歸位到法規(guī)，沒歸到法規(guī)的成為標準�？偠�言之，就是盡量少用法規(guī)和規(guī)章，更多地運用標準，為企業(yè)檔案工作提供服務(wù)。
　　　�。ǘ�）深化改革和加入世界貿(mào)易組織后，企業(yè)檔案工作面臨的幾個具體業(yè)務(wù)上的問題
　　　　1.要及時、妥善處理好產(chǎn)權(quán)變動以后企業(yè)檔案的處置工作
　　企業(yè)在改革和競爭中經(jīng)常發(fā)生變化，但無論是分離、兼并，還是破產(chǎn)，企業(yè)這部分檔案不能沒人管，檔案人員不能撒，企業(yè)還有許多文件材料需要妥善管理好以后再撤。特別是隨著企業(yè)改革的深入和加入世界貿(mào)易組織，給企業(yè)帶來的變化是極其深刻的，導(dǎo)致一批企業(yè)迅速成長，也導(dǎo)致一批企業(yè)頃刻破產(chǎn)。現(xiàn)在產(chǎn)權(quán)變動的形式非常多，對于中央企業(yè)除了組建以外，可能今后更多地要實行股份制的改造，如產(chǎn)權(quán)重組、人員重組、債務(wù)重組、資產(chǎn)重組、結(jié)構(gòu)調(diào)整等等，這對產(chǎn)權(quán)變化以后的企業(yè)檔案如何進行合理的分流、科學的處置提出寧很高的要求，這是一項政策性很強的工作。對產(chǎn)權(quán)變動的這部分檔案不能隨便移交出去，但是如果應(yīng)該往你那里分流，你不接收也不行。特別是國有企業(yè)，也是國有資產(chǎn)的一部分，在這里檔案行政管理部門可能要做很多工作，要與清算小組、有關(guān)法院等進行協(xié)商，因為大部分企業(yè)破產(chǎn)（規(guī)范破產(chǎn)）要有一定程序，要保障檔案工作與破產(chǎn)或產(chǎn)權(quán)變動同時進行。
　　　　2.要適應(yīng)企業(yè)改革和發(fā)展的需要，把檔案收集齊全
　　企業(yè)檔案的收集管理是一個老問題，但是老題要有新唱。目前有一些企業(yè)對文件材料的收集，基本還是按照過去制定的范圍來歸檔，現(xiàn)在企業(yè)的活動范圍不斷擴大，形成的文件種類不斷增加，已經(jīng)遠遠超過了那個時期的范圍。除了前面說的電子檔案，還有廠務(wù)公開、電子商務(wù)、檢驗檢疫、知識產(chǎn)權(quán)、合同、商業(yè)秘密、外向型企業(yè)傾銷反傾銷、補貼反補貼等等方面的文件材料，另外還有關(guān)于企業(yè)法律事務(wù)、信用方面的檔案。這些檔案都是非常重要的，越是企業(yè)出現(xiàn)的新內(nèi)容的檔案，就越是重要，因為這是企業(yè)目前的中心工作產(chǎn)生的。檔案部門要跟上企業(yè)改革的步伐，把這些檔案收集保管好。
　　　　3.加強知識產(chǎn)權(quán)檔案的管理，為維護企業(yè)利益做好服務(wù)
　　知識產(chǎn)權(quán)是世界貿(mào)易組織貿(mào)易三大支柱（貨物貿(mào)易、服務(wù)貿(mào)易、知識產(chǎn)權(quán)貿(mào)易）之一。知識產(chǎn)權(quán)競爭在企業(yè)競爭中地位越來越突出，很多是靠產(chǎn)品的科技含量來決定產(chǎn)品價格。所以，知識產(chǎn)權(quán)越來越多地表現(xiàn)為科技水平的競爭，科技水平里有大量的屬于企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)。要求企業(yè)一方面要遵守世界貿(mào)易組織的規(guī)則，這也是今后我國市場經(jīng)濟要建立的一個發(fā)展方向，世貿(mào)組織關(guān)于知識產(chǎn)權(quán)的規(guī)則應(yīng)是我國制定政策的一個主要依據(jù)；另一方面還要善于利用這一規(guī)則來維護企業(yè)的利益，不能只是自己中規(guī)中矩，不冒犯別人，規(guī)則有很多是靈活的，企業(yè)要熟悉規(guī)則，善于運用規(guī)則，才不會吃虧。知識產(chǎn)權(quán)檔案是知識產(chǎn)權(quán)的載體，是企業(yè)檔案的重要組成部分�，F(xiàn)在知識產(chǎn)權(quán)的范圍在擴大，也決定了知識產(chǎn)權(quán)檔案范圍的擴大。
　　現(xiàn)在我們加入了世界貿(mào)易組織，就要按照世界貿(mào)易組織知識產(chǎn)權(quán)的范圍去執(zhí)行，這包括商業(yè)秘密。商業(yè)秘密不是專利，也不是著作權(quán)、商標權(quán)，它專門有自己的定義�，F(xiàn)在有些知識產(chǎn)權(quán)文件和檔案沒有在檔案部門保存，游離于檔案部門之外，有些是職務(wù)發(fā)明與非職務(wù)發(fā)明混在一起，職務(wù)發(fā)明的文件材料必須要歸檔。知識產(chǎn)權(quán)檔案是檔案部門今后管理的一個重點。要切實解決知識產(chǎn)權(quán)檔案收集難、易流失的問題，要妥善保管好這些檔案，還要專門研究知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集、管理、應(yīng)用的具體辦法。知識產(chǎn)權(quán)檔案的收集與普通檔案不同，保管也要有特殊的管理方法，利用還要有嚴格的審批手續(xù)和詳細記錄。
　　　　4.檔案的現(xiàn)代化要與企業(yè)的信息化同步
　　企業(yè)檔案必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。我們曾經(jīng)去大連新船公司參觀，他們的信息化建設(shè)程度很高，當時他的老總介紹：我們企業(yè)給外商制造大型油輪或客輪，外商來與我們洽談時，我的辦公室與外商的房間就一墻之隔，但是商量工作不是面對面，完全通過網(wǎng)絡(luò)進行，筆耕論文，最后簽訂協(xié)議。我們也要適應(yīng)這種工作方式，搞信息化建設(shè)。因為現(xiàn)在與國外企業(yè)合作，如果企業(yè)沒有信息化建設(shè)，就很難與外界交往。哈爾濱飛機制造公司在與法田進行合作時，法方來考察，首先要看你能不能讀懂他的軟件程序，再看是否具備遠程技術(shù)合作設(shè)計的能力，這是合作的基礎(chǔ)。
　　信息化的迫切要求及飛速發(fā)展，對檔案部門提出了更高的要求和一些亟待解決的問題。當前，在企業(yè)信息化建設(shè)過程中，也有檔案部門不了解、不懂的東西，特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為企業(yè)信息化的一個重要組成部分。檔案人員要邊干邊學，在管理的過程中學習和掌握信息化的有關(guān)知識，使檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有機結(jié)合，同步發(fā)展。
　　檔案部門要主動宣傳電子文件歸檔的重要性，企業(yè)在制定信息建設(shè)規(guī)劃當中將檔案工作納入進去，檔案部門要參與到企業(yè)信息化當中去，要對整個電子文件的形成和管理提出要求，在實踐中邊學邊摸索，逐步把電子文件管理規(guī)范起來。這對檔案人員是一個難題。首先要解決紙質(zhì)檔案與電子文件信息的對稱問題；其次要解決紙質(zhì)和電子文件一致性的問題，電子文件看不見，就一張光盤，對于它的完整性、版本等從外觀上看不出來，所以檔案部門要用專門的設(shè)備、專門的部門負責檢驗電子文件，如果保存的電子檔案有誤，將來在工作中可能要造成失誤。檔案的現(xiàn)代化管理一方面要適應(yīng)檔案自身的發(fā)展，另外也要適應(yīng)企業(yè)信息化建設(shè)的流程，兩方面都要兼顧。檔案畢竟是傳統(tǒng)的記錄和保存方式，企業(yè)信息化應(yīng)用起來可以很瀟灑，實現(xiàn)無紙化辦公，財務(wù)、科研、外事等許多部門都進行網(wǎng)上辦公，最后什么都沒留下。檔案部門搞信息化要解決的一個觀念問題，就是我們檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是簡單地用計算機代替手工勞動，也不是把傳統(tǒng)的管理方式搬到網(wǎng)絡(luò)管理上去，而是要借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些做法進行改革。這是一種高層次的認識，要求我們不斷學習，吸納新知識，檔案部門不學習不提高，肯定要被淘汰。
　　　　5.加大對駐外企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)力度
　　無論是檔案行政管理部門，還是企業(yè)，都要重視這個問題。我國的駐外企業(yè)大部分都在發(fā)展中國家，那里經(jīng)濟比較落后，國情復(fù)雜，突發(fā)事件較多，不利于檔案的安全保管。主體公司一定要對駐外機構(gòu)文件資料管理情況了如指掌，重要的特別是有法律效力的文件資料，能拿回來的，一定要帶回國內(nèi)保存，不能拿回原件的，采用電子備份的方法。此外，駐外人員變換頻繁，管理比較松散，檔案的流失也比較嚴重。因此加強駐外機構(gòu)的檔案管理，對保持工作的連續(xù)性很有必要。加強駐外企業(yè)檔案的管理，為企業(yè)實行海外擴張的戰(zhàn)略提供良好的服務(wù)，這是我們檔案部門應(yīng)有的職責之一。
　　　　6.在應(yīng)訴反傾銷案中，企業(yè)檔案部門應(yīng)配合有關(guān)部門，及時有效提供檔案資料
　　傾銷反傾銷是國際貿(mào)易的專用名詞，從來沒有象今天離我們這樣近、聽到的頻率這樣高。實際上在我國加入世界貿(mào)易組織之前，我國遭受反傾銷起訴就已經(jīng)很多，因為我們的勞動力成本低，產(chǎn)品價格也低，是世界上出口產(chǎn)品受到反傾銷調(diào)查最多的國家。當企業(yè)接到反傾銷應(yīng)訴調(diào)查通知書后，檔案部門應(yīng)積極配合有關(guān)部門，提供相關(guān)資料，協(xié)助完成調(diào)查問卷的填寫（這個調(diào)查很詳細，需要很多佐證材料，如果填寫不當會出問題，對企業(yè)很不利）。檔案部門要盡最大努力提供齊全完整的檔案，用檔案憑證來證明我們沒有傾銷行為。
　　　　7.要注意研究、收集本企業(yè)與貿(mào)易有關(guān)的知識產(chǎn)權(quán)檔案資料
　　企業(yè)檔案人員要學習一些相關(guān)文件，了解有關(guān)情況，把知識產(chǎn)權(quán)從檔案管理工作方面完善起來，加強對商業(yè)秘密檔案的管理和保護，限制商業(yè)秘密的知密范圍，配備必要的現(xiàn)代化技術(shù)防范措施，進行嚴格的保密教育，增強檔案人員的保密意識。
　　世界貿(mào)易組織對知識產(chǎn)權(quán)的界定分為七種，比我國擴大了幾種，包括：①版權(quán)；②商標權(quán)；③地理標識；④工業(yè)設(shè)計；⑤專利；⑥集成電路設(shè)計；⑦未公開的信息（商業(yè)秘密）。
　　世界貿(mào)易組織規(guī)定，商業(yè)秘密就是未公開的信息，應(yīng)具備三個條件：①本身是保密的，內(nèi)容不能從公共的渠道獲得：②因為具有保密性而產(chǎn)生商業(yè)價值，沒有商業(yè)價值就不屬于商業(yè)秘密；③商業(yè)秘密合法擁有人為了保密而采取了合理的措施。商業(yè)秘密的外延非常廣，凡是能給企業(yè)帶來經(jīng)濟利益的技術(shù)信息、經(jīng)濟信息、銷售信息等都有可能成為商業(yè)秘密，它包括企業(yè)機構(gòu)設(shè)置、人事任免、財務(wù)分配方案、銷售進貨渠道、技術(shù)水平、新技術(shù)前景展示等，應(yīng)該注意保護。
　　注：本文由朱亞宏根據(jù)國家檔案局經(jīng)濟科技檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)司李和平司長在機械科學研究院的報告錄音整理，已經(jīng)本人審閱。