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HR必知——人事檔案的作用

                                        茍小娟

    李女士自94年大專畢業(yè)以后，決心自主創(chuàng)業(yè)。她認(rèn)為自己不去找工作、不用買社保，人事檔案沒(méi)有什么用處，于是想當(dāng)然的把自己的人事檔案放在自己手中保管。一段時(shí)期的創(chuàng)業(yè)之后，具有一定工作能力的李女士又進(jìn)入了一家大型企業(yè)工作，企業(yè)要審查她的檔案，了解她以往的學(xué)習(xí)、工作情況，并為她購(gòu)買社保。于是她將檔案交與分公司的辦事人員，本想一切順理成章。沒(méi)想到，當(dāng)總公司再次追問(wèn)李女士的檔案所在的時(shí)候，檔案卻找不到了。李女士找到分公司的有關(guān)責(zé)任部門，但被告知當(dāng)初負(fù)責(zé)檔案的工作人員已經(jīng)離職無(wú)法聯(lián)系。李女士只好找到成都市人才服務(wù)中心尋求幫助。在成都市人才服務(wù)中心工作人員的幫助下，李女士只有通過(guò)補(bǔ)辦檔案里的各種證明，來(lái)補(bǔ)一份人事檔案了。但是，人事檔案里那些珍貴的信息卻再也不補(bǔ)回來(lái)了。

    隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，我國(guó)的戶籍制度和人事制度都相繼進(jìn)行了改革，與此相關(guān)的人事檔案工作，也發(fā)生著重大的變化。 “遺棄檔案”、“人檔分離”等已成為社會(huì)普遍存在的現(xiàn)象，檔案在一些人眼中作用弱化了，但這并不代表著檔案能夠隨意丟棄置之不管。

檔案記載著一個(gè)人成長(zhǎng)的軌跡，記載著身份、黨團(tuán)組織關(guān)系、學(xué)歷、經(jīng)歷、職稱、政審情況以及人才能力、性格、工作作風(fēng)、思想政治表現(xiàn)等許多情況，具有重要的“憑證價(jià)值”和“參考價(jià)值”。個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)等，都需要檔案“說(shuō)話”，它的作用仍不可被取代，如果沒(méi)有檔案，單位和個(gè)人的權(quán)益都無(wú)從得以保障！從某種意義上說(shuō)，它甚至可以決定一個(gè)人的命運(yùn)。

檔案對(duì)用人單位的作用：

    對(duì)于用人單位來(lái)說(shuō)，檔案的作用主要體現(xiàn)在為單位人事部門提供依據(jù)。檔案是歷史的真實(shí)記錄，，通過(guò)利用檔案，可以清楚地了解員工過(guò)去的工作軌跡，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的參考和依據(jù)�，F(xiàn)代企業(yè)為了做到知人善任、選賢舉能，將盡可能全面、準(zhǔn)確地了解員工，通常會(huì)將考察現(xiàn)狀與查閱檔案材料中的思想言行、業(yè)務(wù)水平、個(gè)人素質(zhì)、歷史情況等原始材料有機(jī)結(jié)合。尤其會(huì)將檔案中的學(xué)業(yè)成績(jī)及思想表現(xiàn)情況作為接收畢業(yè)生的重要依據(jù)。而在用人過(guò)程中形成的定級(jí)、調(diào)資、任免、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的呈報(bào)、審批材料都會(huì)匯總，歸入本人檔案，作為考核依據(jù)。因此用人單位在人員錄用、晉級(jí)、考核時(shí)，都會(huì)經(jīng)常使用檔案，考察其德、能、勤、績(jī)等情況，從而全面準(zhǔn)確地了解個(gè)人的情況，為人力資源的正確選拔和配置起到了重要參考作用。特別是在新的《勞動(dòng)合同法》實(shí)施以后，單位用人更加謹(jǐn)慎，嚴(yán)把人才進(jìn)口關(guān)成為單位降低勞動(dòng)成本、減少勞動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)的首選防范措施。成都市人才流動(dòng)服務(wù)中心也為各企事業(yè)單位免費(fèi)提供擬錄人員人事檔案查詢。

檔案對(duì)個(gè)人的作用：

    現(xiàn)階段，在檔案的憑證、參考等諸多作用中，普通公民還是主要利用檔案的憑證作用。由于檔案具有其真實(shí)性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據(jù)和憑證作用，所以它有極強(qiáng)的法律效益。人事檔案不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學(xué)和管理等工作服務(wù)，同時(shí)也為個(gè)人切身利益服務(wù)，幫助解決沒(méi)有檔案就無(wú)法解決的問(wèn)題。對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，無(wú)論是就業(yè)、考研、公招、公考、出國(guó)政審還是職稱評(píng)審、社會(huì)保險(xiǎn)、入黨入團(tuán)、退休手續(xù)辦理以及各項(xiàng)證明的出具等等手續(xù)都將以檔案材料的審核為重要依據(jù)。

    例如學(xué)籍檔案可以為各類在校生、畢業(yè)生的就業(yè)、留學(xué)或畢業(yè)證書丟失的同學(xué)出示成績(jī)證明、學(xué)歷證明、姓名更正、參加工作時(shí)間等有關(guān)證明。在職人員在申報(bào)技術(shù)職稱時(shí)，檔案可以提供所需材料，如申報(bào)人目前擁有的職稱資格文件、您獲得的優(yōu)秀教學(xué)成果獎(jiǎng)、科技進(jìn)步獎(jiǎng)、主持參加的科研課題、您在本項(xiàng)目中所起的作用、各種獎(jiǎng)勵(lì)、申報(bào)人所起草的文件及完成某項(xiàng)重大任務(wù)的任務(wù)書等材料�？梢哉f(shuō)每個(gè)人都在以自己的實(shí)踐活動(dòng)譜寫著自己的歷史，同時(shí)將其轉(zhuǎn)化為文字在檔案中不斷補(bǔ)充、不斷添入新內(nèi)容。所以說(shuō)人事檔案將伴隨每個(gè)人的一生并發(fā)揮著重要的作用。

    根據(jù)國(guó)家規(guī)定，有人事檔案管理權(quán)限的機(jī)構(gòu)可以統(tǒng)一保管本單位員工檔案，也可委托縣以上（含縣）政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管；沒(méi)有人事檔案管理權(quán)限的單位不得擅自管理員工檔案，可委托政府人事部門所屬人才服務(wù)機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管，嚴(yán)禁私人保管或放到?jīng)]有人事檔案管理權(quán)限的單位。

    在各級(jí)政府人事部門人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)保存人事關(guān)系及檔案的人員，人才中心將保障其合法權(quán)益和應(yīng)有的社會(huì)、政治待遇，如保留原有身份、調(diào)整檔案工資、辦理轉(zhuǎn)正定級(jí)、人才引進(jìn)、黨團(tuán)關(guān)系管理，代辦職稱評(píng)審、計(jì)劃生育指標(biāo)、出具以檔案為依據(jù)的各種證明等等。如果流動(dòng)人員違反規(guī)定把人事檔案放到其他部門或機(jī)構(gòu)，各級(jí)人事部門將不承認(rèn)其原有身份，必然損害其自身利益，使其應(yīng)享受的上述待遇得不到應(yīng)有保障。

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